Chủ thể có quyền lập hồ sơ

Theo Điều 39 Luật lưu trữ 2024, người đứng đầu cơ quan, tổ chức; người đứng đầu lưu trữ lịch sử; cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng đều có thể lập hồ sơ đề nghị công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt đối với những tài liệu thuộc quyền sở hữu hoặc thẩm quyền quản lý của mình. Quy định này mở rộng phạm vi tham gia, khuyến khích sự đóng góp của xã hội trong công tác bảo tồn tài liệu quý hiếm.

Sau khi hoàn thành việc lập hồ sơ, người lập hồ sơ căn cứ vào tính chất của tài liệu lưu trữ và nộp cho người có thẩm quyền công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt theo quy định tại khoản 4 Điều 39 Luật lưu trữ 2024, cụ thể: 

1. Bộ trưởng Bộ Nội vụ có thẩm quyền công nhận đối với:

• Tài liệu đang lưu giữ tại lưu trữ lịch sử;

• Tài liệu của các bộ, ngành, cơ quan trung ương;

• Tài liệu của doanh nghiệp nhà nước;

• Tài liệu của đơn vị sự nghiệp công lập ở trung ương do Chính phủ hoặc Thủ tướng Chính phủ quyết định thành lập.

2. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có thẩm quyền công nhận đối với:

• • Tài liệu lưu trữ tư (của cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng);

  • Tài liệu của cơ quan, tổ chức thuộc địa bàn quản lý, trừ các trường hợp thuộc thẩm quyền Bộ Nội vụ.

📌 Ý nghĩa của quy định này:

Sự phân định thẩm quyền nêu trên vừa bảo đảm tính thống nhất, tập trung trong quản lý ở cấp trung ương, vừa tạo điều kiện để địa phương chủ động, linh hoạt trong việc bảo vệ và công nhận những tài liệu có giá trị đặc biệt tại chỗ. Đây là bước tiến quan trọng nhằm nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về lưu trữ, đồng thời phát huy vai trò của cả hệ thống chính trị từ trung ương đến địa phương. 

• Phát hiện hồ sơ đề nghị không khách quan, trung thực: Việc công nhận được tiến hành trên cơ sở hồ sơ giả mạo, sai sự thật hoặc thiếu tính khách quan sẽ bị hủy bỏ để tránh gây ảnh hưởng đến uy tín của cơ quan quản lý cũng như giá trị pháp lý của tài liệu. 

• Tài liệu không còn đáp ứng tiêu chí “tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt”: Nếu qua rà soát, đánh giá, tài liệu đã mất đi hoặc không còn bảo đảm các tiêu chí tại khoản 1 Điều 38 Luật Lưu trữ 2024 (ví dụ: không còn giá trị độc bản, mất tính xác thực, không còn ý nghĩa đặc biệt về lịch sử, văn hóa, khoa học…), quyết định công nhận sẽ bị hủy bỏ.

Bên cạnh đó, Luật cũng quy định: Bộ trưởng Bộ Nội vụ có trách nhiệm ban hành các văn bản hướng dẫn chi tiết về trình tự, thủ tục công nhận và hủy bỏ công nhận. Điều này nhằm bảo đảm sự thống nhất, đồng bộ trong tổ chức thực hiện trên phạm vi toàn quốc.

Khi thực hiện thủ tục đề nghị công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt, tổ chức, cá nhân cần quan tâm đến một số điểm cốt lõi sau:

1. Về tiêu chí bắt buộc

Tài liệu chỉ được xem xét công nhận là có giá trị đặc biệt khi đồng thời đáp ứng:

• • Ít nhất một tiêu chí về nội dung, và

  • Ít nhất một tiêu chí về hình thức hoặc xuất xứ.

Đây là điều kiện pháp lý mang tính bắt buộc, đảm bảo sự chặt chẽ, khoa học trong việc lựa chọn và công nhận.

2. Về chất lượng hồ sơ

Hồ sơ đề nghị cần được chuẩn bị đầy đủ, khách quan và thuyết phục. Trong đó:

• • Bản thuyết minh phải mô tả rõ ràng, cụ thể các yếu tố về nội dung, hình thức, bối cảnh ra đời của tài liệu;

  • Làm nổi bật giá trị lịch sử, pháp lý, khoa học, xã hội của tài liệu;

  • Tránh trình bày chung chung, thiếu căn cứ hoặc không chứng minh được tính đặc biệt.

3. Về điều kiện pháp lý

Những tài liệu đang có tranh chấp quyền sở hữu, quyền quản lý hoặc đang bị xác lập quyền tài sản trong tố tụng sẽ không được xem xét công nhận.
Chỉ khi có quyết định pháp lý cuối cùng, có hiệu lực thì mới có thể tiếp tục thủ tục đề nghị công nhận.
Quy định này nhằm bảo đảm tính công bằng, minh bạch và tuân thủ pháp luật, đồng thời tránh phát sinh khiếu kiện sau này.