Quy định về thời hạn, yêu cầu và hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ lịch sử

Khái niệm chung

• Hồ sơ, tài liệu lưu trữ là toàn bộ văn bản, giấy tờ, bản ghi âm, hình ảnh, phim, dữ liệu điện tử… được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

• Đây là bằng chứng pháp lý, quản lý và có giá trị lịch sử, cần được thu thập, bảo quản, khai thác lâu dài

Trách nhiệm lập và nộp hồ sơ

Các loại hồ sơ, tài liệu cần lưu trữ 

.1. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ vĩnh viễn

• • Đặc điểm: có giá trị đặc biệt về chính trị, pháp luật, lịch sử, kinh tế, xã hội, khoa học, văn hóa.

Ví dụ cụ thể:

• • • Văn kiện Đại hội Đảng các cấp.

    • Hiến pháp, luật, pháp lệnh, nghị định, quyết định quan trọng.

    • Hồ sơ chiến lược phát triển quốc gia, chương trình mục tiêu quốc gia.

    • Hồ sơ dự án trọng điểm (đường cao tốc Bắc – Nam, Nhà máy lọc dầu Dung Quất...).

2.2. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ có thời hạn

• • Đặc điểm: phục vụ công tác quản lý trong một thời gian nhất định (02 năm – 70 năm).

Ví dụ cụ thể:

• • • Hồ sơ tài chính – kế toán (dự toán, quyết toán, hóa đơn, chứng từ).

    • Hồ sơ nhân sự (tuyển dụng, nâng lương, nghỉ hưu).

    • Báo cáo thường niên, biên bản họp giao ban, báo cáo tổng kết công tác.

    • Hồ sơ xử lý đơn thư khiếu nại, tố cáo.

2.3. Hồ sơ, tài liệu mật

• • Đặc điểm: có đóng dấu mật, tối mật, tuyệt mật theo Luật Bảo vệ bí mật nhà nước.

  • Quy định:

    • Phải nộp đúng hạn vào lưu trữ hiện hành.

    • Chỉ chuyển giao vào lưu trữ lịch sử sau khi được giải mật.

Ví dụ cụ thể:

• • • Hồ sơ đàm phán hiệp định quốc tế.

    • Kế hoạch tác chiến quân sự, phương án bảo vệ an ninh quốc gia.

2.4. Hồ sơ, tài liệu điện tử

• Đặc điểm: được tạo lập dưới dạng thông điệp dữ liệu, có giá trị pháp lý như bản giấy.

Ví dụ cụ thể:

• • Văn bản điện tử trên phần mềm quản lý văn bản và điều hành.

  • Email công vụ có liên quan đến quyết định quản lý.

  • Biên bản họp trực tuyến có chữ ký số.

2.5. Hồ sơ, tài liệu hình ảnh – âm thanh – đa phương tiện

• • Đặc điểm: được lưu giữ trên vật mang tin (băng, đĩa, USB, ổ cứng, phim, ảnh).

Ví dụ cụ thể:

• • • Ảnh, phim tư liệu về các sự kiện chính trị – xã hội lớn.

    • Ghi âm cuộc họp quan trọng.

    • Video báo cáo hiện trường công trình.

2.6. Hồ sơ, tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng

• • Đặc điểm: do tư nhân tạo lập, có giá trị lịch sử – văn hóa.

Ví dụ cụ thể:

• • • Gia phả, sắc phong, tài liệu Hán – Nôm.

    • Nhật ký, thư từ của nhân vật lịch sử.

    • Bộ sưu tập ảnh, phim tư liệu của cộng đồng dân cư.

Nguyên tắc lựa chọn tài liệu lưu trữ

• 1. 1. Tài liệu phản ánh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức.

     2. Tài liệu có giá trị pháp lý, lịch sử, khoa học, thực tiễn.

     3. Tài liệu phải nguyên bản, đầy đủ, rõ ràng, hợp pháp.

     4. Không nộp tài liệu sao chép trùng lặp, bản nháp không còn giá trị.

Ví dụ tình huống minh họa 

Kết luận

Hồ sơ, tài liệu cần lưu trữ không chỉ là văn bản giấy tờ hành chính, mà còn bao gồm tài liệu điện tử, hình ảnh, ghi âm, phim tư liệu và cả tài liệu tư nhân. Việc xác định rõ loại nào cần lưu trữ vĩnh viễn, loại nào lưu có thời hạn sẽ giúp:

• • Bảo đảm tính pháp lý cho hoạt động quản lý.

  • Giữ lại bằng chứng lịch sử cho thế hệ sau.

  • Tránh lãng phí, trùng lặp và thất thoát tài liệu.

Thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu

1. Nộp vào lưu trữ hiện hành

   • Tối đa 01 năm, kể từ năm công việc kết thúc. 

Ví dụ: Công việc kết thúc năm 2024 → hạn nộp lưu trữ hiện hành là trước 31/12/2025

2. Nộp vào lưu trữ lịch sử

   • Tối đa 05 năm, kể từ khi hồ sơ đã nộp vào lưu trữ hiện hành. 

Ví dụ: Ví dụ: Hồ sơ dự án đầu tư công kết thúc năm 2023 → năm 2024 phải nộp vào lưu trữ hiện hành. Đến năm 2029, lưu trữ hiện hành sẽ chuyển giao hồ sơ này cho lưu trữ lịch sử. 

3. Trường hợp luật chuyên ngành quy định khác

• • Thời hạn lưu trữ lịch sử tối đa lên đến 30 năm

Ví dụ: Luật Thuế quy định hồ sơ kế toán phải nộp lưu trữ lịch sử trong vòng 30 năm kể từ năm nộp hiện hành

Hồ sơ, tài liệu trước khi nộp phải đảm bảo:

1. Hình thức pháp lý: 

• Bản gốc, bản chính, nếu không còn thì phải có bản sao hợp pháp thay thế. 

Ví dụ: Hợp đồng ký giữa Sở X và Nhà thầu Y phải nộp bản gốc; nếu mất bản gốc, nộp bản sao chứng thực

• Tính đầy đủ và liên tục

  • Phải gồm tất cả biên bản, văn bản liên quan, kết quả nghiệm thu

Ví dụ: Hồ sơ xử lý vi phạm hành chính gồm quyết định thành lập đoàn kiểm tra, biên bản vi phạm, quyết định xử phạt, biên bản trả tiền phạt

• Thể hiện đúng chức năng, nhiệm vụ và trình tự giải quyết

Ví dụ: Khiếu nại hành chính phải có văn bản nhận đơn, biên bản làm việc, quyết định giải quyết khiếu nại

• Đối với hồ sơ giấy

  • Giấy A4 hoặc theo quy định; không rách nát, mất góc; đóng bìa, có chỉ mục, đóng dấu

Ví dụ: Sổ sách lưu niệm sự kiện thành lập cơ quan, bìa ảnh màu, khổ A4, có đánh số trang

• Đối với hồ sơ điện tử

• Định dạng PDF/A hoặc TIF; có metadata (ngày tạo, tác giả); ký số nếu cần; đảm bảo truy xuất được

Ví dụ: Báo cáo tài chính nộp lưu trữ định dạng PDF/A, có chữ ký số của kế toán trưởng và giám đốc

Hồ sơ, tài liệu có độ mật

• • Lưu trữ hiện hành: Hồ sơ, tài liệu mật phải được nộp vào lưu trữ hiện hành đúng thời hạn và quản lý theo Luật Bảo vệ bí mật nhà nước .

  • Lưu trữ lịch sử: Chỉ sau khi giải mật thì những tài liệu này mới được nộp vào lưu trữ lịch sử. 

Ví dụ: Hồ sơ đàm phán hiệp định quốc tế được đóng dấu “Tối mật” → lưu trữ hiện hành bảo quản. Sau khi cơ quan có thẩm quyền giải mật (ví dụ sau 30 năm) thì mới chuyển giao cho lưu trữ lịch sử.