HƯỚNG DẪN XÁC ĐỊNH THỜI HẠN BẢO QUẢN TÀI LIỆU

(Theo Thông tư 02/2025/TT-BNNMT ngày 15/3/2025)

Quy trình thực hiện xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu  

Trên cơ sở Thông tư 02/2025/TT-BNNMT và Thông tư 08/2025/TT-BNV, quy trình tổng quát gồm 4 bước chính:

• • Lập danh mục đầy đủ hồ sơ, tài liệu phát sinh.

  • Đánh giá giá trị tài liệu theo 4 nhóm (thường xuyên, trung hạn, dài hạn, vĩnh viễn).

  • Áp dụng thời hạn bảo quản tương ứng từ phụ lục Thông tư 02/2025/TT-BNNMT.

  • Phê duyệt, quản lý, theo dõi và xử lý khi hết hạn.

Bước 1. Lập danh mục hồ sơ

• • Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của cơ quan/đơn vị để thống kê đầy đủ các loại hồ sơ hình thành trong hoạt động.

  • Danh mục cần ghi rõ: tên hồ sơ, ký hiệu hồ sơ, bộ phận/cá nhân lập, thời gian bắt đầu – kết thúc.

Bước 2. Đối chiếu với danh mục khung

• • Tra cứu Danh mục thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ban hành kèm Thông tư 02/2025/TT-BNNMT (đối với ngành Nông nghiệp và Môi trường).

  • Xác định vị trí từng loại hồ sơ trong danh mục khung để lựa chọn thời hạn phù hợp.

Bước 3. Đánh giá giá trị hồ sơ

• • Trường hợp hồ sơ chưa có quy định cụ thể trong danh mục khung, cần áp dụng tiêu chí tại Thông tư 08/2025/TT-BNV để xác định giá trị:

    • Giá trị pháp lý (liên quan quyền, nghĩa vụ).

    • Giá trị quản lý (cần cho thanh tra, kiểm toán, tra cứu nghiệp vụ).

    • Giá trị sử liệu (lịch sử, khoa học, xã hội, văn hóa).

Bước 4. Ghi chú thời hạn bảo quản vào danh mục

• • Ghi rõ từng hồ sơ thuộc nhóm:

    • Bảo quản vĩnh viễn, hoặc

    • Bảo quản có thời hạn (05 năm, 10 năm, 20 năm, 30 năm…).

  • Thể hiện trong cột Thời hạn bảo quản của bảng danh mục.

Bước 5. Trình thẩm định và phê duyệt

• • Danh mục sau khi lập phải được trình Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan xem xét.

  • Sau đó, lãnh đạo cơ quan ký quyết định ban hành, làm căn cứ pháp lý để thực hiện lưu trữ, nộp lưu hoặc tiêu hủy.

Một số ví dụ minh họa (theo Thông tư 02/2025/TT-BNNMT) 

Lưu ý khi áp dụng