(Giá trị pháp lý - chiến lược - sử dụng lâu dài)
Đây là nhóm tài liệu có giá trị đặc biệt về pháp lý, lịch sử, minh chứng hoạt động quản lý và chuyên môn quan trọng, cần bảo quản lâu dài nhằm phục vụ nghiên cứu, kiểm tra, đối chiếu sau này.
Hồ sơ thẩm định, ban hành phê duyệt tiêu chuẩn, quy chuẩn, định mức KT-KT chuyên ngành.
Báo cáo tổng hợp, tổng kết nhiều năm, chuyên đề chuyên môn.nhiều năm hoặc theo chuyên đề lớn.
Hồ sơ đàm phán, ký kết điều ước, thỏa thuận quốc tế.
Hồ sơ về dự trữ quốc gia tại cấp trung ương (giống cây trồng, thuốc bảo vệ thực vật, vật tư thiết yếu, …).
Vụ việc công dân nghiêm trọng liên quan đến tiếp công dân, xử lý vi phạm hành chính.
Báo cáo điều tra cơ bản tổng hợp mang tính chất nền tảng.
✅ Đây là những tài liệu có giá trị pháp lý, lịch sử, chuyên môn cao, cần được tổ chức chuyển giao, số hóa và lưu trữ vĩnh viễn tại kho lưu trữ lịch sử ngành hoặc Trung tâm Lưu trữ quốc gia.
II. Nhóm hồ sơ có thời hạn lưu trữ 20 năm
Gồm các tài liệu có tính điều hành, chuyên môn cao, cần bảo quản để theo dõi, đối chiếu trong trung và dài hạn.
Bao gồm:
Hồ sơ hướng dẫn, kiểm tra thực hiện định mức, đơn giá, kỹ thuật.
Hồ sơ, tài liệu về triển khai chương trình, đề tài khoa học, dự án ứng dụng thực tiễn.
Hồ sơ liên quan đến tổ chức hội nghị, hiệp ước quốc tế, tổ chức quốc tế.
Tài liệu công nhận giống cây trồng, vật nuôi, kỹ thuật nông nghiệp mới.
Hồ sơ dự trữ quốc gia cấp địa phương.
Hồ sơ theo dõi thực hiện kết luận sau thanh tra, kiểm tra.
Kiểm tra pháp luật, sổ tay hướng dẫn.
💡 Các hồ sơ này nên được quản lý chặt chẽ tại kho lưu trữ chuyên ngành cấp Bộ hoặc địa phương để phục vụ công tác chuyên môn.
Nhóm hồ sơ mang tính chất bổ sung, đối chiếu hạn chế, không có giá trị vĩnh viễn nhưng vẫn cần lưu giữ để phục vụ kiểm tra hoặc giải trình.
Ví dụ:
Hồ sơ đề xuất nhiệm vụ, dự án không được phê duyệt: 10 năm.
Hồ sơ tiếp công dân thông thường: 15 năm.
Các báo cáo điều tra cơ sở, chuyên ngành: 10 năm.
Tài liệu nghiệp vụ, tác nghiệp, cập nhật theo chu kỳ ngắn, ít giá trị lưu trữ lâu dài.
Bao gồm:
Báo cáo sơ kết 6 tháng, 9 tháng, báo cáo tổng hợp tóm tắt: 5 năm.
Báo cáo tháng, quý thường kỳ: 2 năm.
Phiếu điều tra, khảo sát nghiệp vụ: 5 năm.
Tập lưu văn bản pháp luật hết hiệu lực: lưu đến khi văn bản hết hiệu lực.
Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ: đặc biệt có thể lưu 50 năm nếu có ảnh hưởng dài hạn.
Gợi ý ứng dụng trong quản lý hồ sơ:
Phân loại tài liệu đúng nhóm ngay từ khi lập hồ sơ.
Gắn mã số và xác định thời hạn bảo quản cụ thể theo Danh mục kèm Thông tư 02/2025/TT-BNNMT.
Lập danh mục hồ sơ hết hạn lưu trữ định kỳ để thực hiện tiêu hủy đúng quy định.
Chuyển giao tài liệu vĩnh viễn cho kho lưu trữ lịch sử đúng thời điểm.
🔎 Việc xác định thời hạn lưu trữ hồ sơ ngay từ đầu giúp cơ quan quản lý khoa học, tiết kiệm chi phí, đồng thời bảo đảm giá trị pháp lý và lịch sử cho tài liệu quan trọng của ngành.
📎 Tài liệu tham khảo: Thông tư số 02/2025/TT-BNNMT ngày 15/3/2025 – Danh mục thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành Nông nghiệp và Môi trường.
HƯỚNG DẪN XÁC ĐỊNH THỜI HẠN BẢO QUẢN HỒ SƠ, TÀI LIỆU NGÀNH NÔNG NGHIỆP VÀ MÔI TRƯỜNG
Nhóm 01: Tài liệu chung - Hướng dẫn chi tiết xác định thời hạn bảo quản hồ sơ NN&MT
Nhóm 02: Trồng trọt và Bảo vệ thực vật - Hướng dẫn chi tiết xác định thời hạn bảo quản hồ sơ NN&MT
Nhóm 03: Chăn nuôi và Thú y - Hướng dẫn chi tiết xác định thời hạn bảo quản hồ sơ NN&MT
Nhóm 04: Thủy sản và Kiểm ngư - Hướng dẫn chi tiết xác định thời hạn bảo quản hồ sơ NN&MT
Nhóm 05: Lâm nghiệp và Kiểm lâm - Hướng dẫn chi tiết xác định thời hạn bảo quản hồ sơ NN&MT
Nhóm 06: Công trình thủy lợi - Hướng dẫn chi tiết xác định thời hạn bảo quản hồ sơ NN&MT
Nhóm 07: Quản lý Đê điều và phòng, chống thiên tai - Hướng dẫn chi tiết xác định thời hạn bảo quản hồ sơ NN&MT
Nhóm 08: Kinh tế - Hợp tác và phát triển nông thôn - Hướng dẫn chi tiết xác định thời hạn bảo quản hồ sơ NN&MT
Nhóm 09: Chất lượng, an toàn thực phẩm, chế biến và phát triển thị - Hướng dẫn chi tiết xác định thời hạn bảo quản hồ sơ NN&MT trường
Nhóm 10: Chương trình giảm nghèo và xây dựng nông thôn mới - Hướng dẫn chi tiết xác định thời hạn bảo quản hồ sơ NN&MT
Nhóm 11: Quản lý đất đai - Hướng dẫn chi tiết xác định thời hạn bảo quản hồ sơ NN&MT
Nhóm 12: Quản lý Tài nguyên Nước - Hướng dẫn chi tiết xác định thời hạn bảo quản hồ sơ NN&MT
Nhóm 13: Quản lý hồ sơ địa chất và khoáng sản - Hướng dẫn chi tiết xác định thời hạn bảo quản hồ sơ NN&MT
Nhóm 14: Môi trường - Hướng dẫn chi tiết xác định thời hạn bảo quản hồ sơ NN&MT
Nhóm 15: Biến đổi khí hậu - Hướng dẫn chi tiết xác định thời hạn bảo quản hồ sơ NN&MT
Nhóm 16: Khí tượng thủy văn - Hướng dẫn chi tiết xác định thời hạn bảo quản hồ sơ NN&MT
Nhóm 17: Đo đạc, bản đồ và thông tin địa lý - Hướng dẫn chi tiết xác định thời hạn bảo quản hồ sơ NN&MT
Nhóm 18: Viễn thám - Hướng dẫn chi tiết xác định thời hạn bảo quản hồ sơ NN&MT
Nhóm 19: Biển và Hải đảo - Hướng dẫn chi tiết xác định thời hạn bảo quản hồ sơ NN&MT
THỜI HẠN BẢO QUẢN THEO NHÓM HỒ SƠ, TÀI LIỆU NGÀNH NÔNG NGHIỆP VÀ MÔI TRƯỜNG
theo Thông tư 02/2025/TT-BNN&MT
Nhóm 02: Hồ sơ trồng trọt và bảo vệ thực vật - Thời hạn lưu trữ
Nhóm 03: Hồ sơ, tài liệu về chăn nuôi và thú y - Thời hạn lưu trữ
Nhóm 04: Hồ sơ, tài liệu lĩnh vực thủy sản và kiểm ngư - Thời hạn lưu trữ
Nhóm 05: Hồ sơ, tài liệu lĩnh vực lâm nghiệp & kiểm lâm - Thời hạn lưu trữ
Nhóm 06: Hồ sơ, tài liệu lĩnh vực quản lý công trình thủy lợi - Thời hạn lưu trữ
Nhóm 07: Hồ sơ, tài liệu quản lý đê điều và phòng, chống thiên tai - Thời hạn lưu trữ
Nhóm 08: Hồ sơ, tài liệu Kinh tế - Hợp tác và phát triển nông thôn - Thời hạn lưu trữ
Nhóm 09: Hồ sơ, tài liệu về chất lượng, ATTP, chế biến và phát triển thị trường - Thời hạn lưu trữ
Nhóm 10: Hồ sơ, tài liệu chương trình giảm nghèo và xây dựng nông thôn mới - Thời hạn lưu trữ
Nhóm 11: Hồ sơ, tài liệu về Quản lý đất đai - Thời hạn lưu trữ
Nhóm 12: Hồ sơ, tài liệu về Quản lý Tài nguyên Nước - Thời hạn lưu trữ
Nhóm 13: Hồ sơ, tài liệu lĩnh vực Quản lý hồ sơ địa chất và khoáng sản - Thời hạn lưu trữ
Nhóm 14: Hồ sơ, tài liệu lĩnh vực Môi trường - Thời hạn lưu trữ
Nhóm 15: Hồ sơ, tài liệu lĩnh vực Biến đổi khí hậu - Thời hạn lưu trữ
Nhóm 16: Hồ sơ, tài liệu lĩnh vực Khí tượng thủy văn - Thời hạn lưu trữ
Nhóm 17: Hồ sơ, tài liệu về đo đạc, bản đồ và thông tin địa lý - Thời hạn lưu trữ
Nhóm 18: Hồ sơ, tài liệu lĩnh vực Viễn thám - Thời hạn lưu trữ
Nhóm 19: Hồ sơ, tài liệu lĩnh vực Biển và Hải đảo - Thời hạn lưu trữ