I. THỜI HẠN BẢO QUẢN VĨNH VIỄN 

(Giá trị pháp lý - chiến lược - sử dụng lâu dài) 

Đây là nhóm tài liệu có giá trị đặc biệt về pháp lý, lịch sử, minh chứng hoạt động quản lý và chuyên môn quan trọng, cần bảo quản lâu dài nhằm phục vụ nghiên cứu, kiểm tra, đối chiếu sau này.

• Hồ sơ thẩm định, ban hành phê duyệt tiêu chuẩn, quy chuẩn, định mức KT-KT chuyên ngành.

• Báo cáo tổng hợp, tổng kết nhiều năm, chuyên đề chuyên môn.nhiều năm hoặc theo chuyên đề lớn.

• Hồ sơ đàm phán, ký kết điều ước, thỏa thuận quốc tế.

• Hồ sơ về dự trữ quốc gia tại cấp trung ương (giống cây trồng, thuốc bảo vệ thực vật, vật tư thiết yếu, …).

• Vụ việc công dân nghiêm trọng liên quan đến tiếp công dân, xử lý vi phạm hành chính.

• Báo cáo điều tra cơ bản tổng hợp mang tính chất nền tảng.

✅ Đây là những tài liệu có giá trị pháp lý, lịch sử, chuyên môn cao, cần được tổ chức chuyển giao, số hóa và lưu trữ vĩnh viễn tại kho lưu trữ lịch sử ngành hoặc Trung tâm Lưu trữ quốc gia.

II. Nhóm hồ sơ có thời hạn lưu trữ 20 năm

III. Nhóm hồ sơ có thời hạn lưu trữ 10–15 năm

IV. Nhóm hồ sơ có thời hạn lưu trữ ngắn hạn (dưới 10 năm)

Tài liệu nghiệp vụ, tác nghiệp, cập nhật theo chu kỳ ngắn, ít giá trị lưu trữ lâu dài.

Bao gồm:

• • Báo cáo sơ kết 6 tháng, 9 tháng, báo cáo tổng hợp tóm tắt: 5 năm.

  • Báo cáo tháng, quý thường kỳ: 2 năm.

  • Phiếu điều tra, khảo sát nghiệp vụ: 5 năm.

  • Tập lưu văn bản pháp luật hết hiệu lực: lưu đến khi văn bản hết hiệu lực.

  • Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ: đặc biệt có thể lưu 50 năm nếu có ảnh hưởng dài hạn.

Gợi ý ứng dụng trong quản lý hồ sơ:

• • • Phân loại tài liệu đúng nhóm ngay từ khi lập hồ sơ.

    • Gắn mã số và xác định thời hạn bảo quản cụ thể theo Danh mục kèm Thông tư 02/2025/TT-BNNMT.

    • Lập danh mục hồ sơ hết hạn lưu trữ định kỳ để thực hiện tiêu hủy đúng quy định.

    • Chuyển giao tài liệu vĩnh viễn cho kho lưu trữ lịch sử đúng thời điểm.

🔎 Việc xác định thời hạn lưu trữ hồ sơ ngay từ đầu giúp cơ quan quản lý khoa học, tiết kiệm chi phí, đồng thời bảo đảm giá trị pháp lý và lịch sử cho tài liệu quan trọng của ngành.

📎 Tài liệu tham khảo: Thông tư số 02/2025/TT-BNNMT ngày 15/3/2025 – Danh mục thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành Nông nghiệp và Môi trường.