Danh mục hồ sơ, tài liệu phải bảo quản vĩnh viễn theo Thông tư số 02/2025/TT-BNN&MT

Ngày 15 tháng 5 năm 2025, Bộ Nông nghiệp và Môi trường ban hành Thông tư số 02/2025/TT-BNN&MT quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc lĩnh vực nông nghiệp và môi trường. Theo Phụ lục kèm theo Thông tư, một số hồ sơ phải bảo quản vĩnh viễn để phục vụ cho công tác quản lý nhà nước, nghiên cứu, tra cứu pháp lý và bảo tồn giá trị lâu dài. Dưới đây là danh mục chính xác các loại hồ sơ được quy định có thời hạn lưu trữ “vĩnh viễn”.

Ý nghĩa của việc bảo quản hồ sơ vĩnh viễn

Hồ sơ được bảo quản vĩnh viễn là những tài liệu:

• • Có giá trị lịch sử – pháp lý đặc biệt.

  • Phản ánh quá trình hoạch định chính sách, chiến lược phát triển ngành.

  • Là cơ sở dữ liệu gốc phục vụ tra cứu, nghiên cứu, thanh tra, kiểm tra, và lưu truyền thông tin cho thế hệ sau.

Việc xác định đúng và đầy đủ các loại hồ sơ cần bảo quản vĩnh viễn là nhiệm vụ cốt lõi trong công tác lưu trữ hiện đại.

Các nhóm hồ sơ bảo quản vĩnh viễn theo Thông tư 02/2025/TT-BNNMT

🔹 Nhóm 1 – Hồ sơ, tài liệu chung

• • Hồ sơ xây dựng, ban hành chương trình, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch dài hạn và trung hạn

  • Hồ sơ công trình quan trọng quốc gia.

  • Hồ sơ phê duyệt, thẩm định, triển khai các chương trình, dự án, quy hoạch, kế hoạch chuyên ngành.

  • Hồ sơ xây dựng định mức kinh tế – kỹ thuật, tiêu chuẩn, quy chuẩn quốc gia/ ngành.

  • Hồ sơ đàm phán, ký kết, thực hiện điều ước quốc tế.

  • Báo cáo tổng hợp, kết quả, chuyên đề; báo cáo tổng kết năm, nhiều năm.

  • Hồ sơ dự trữ quốc gia (giống cây trồng, thuốc BVTV, thuốc thú y, vật tư nông nghiệp).

🔹 Nhóm 2. Hồ sơ, tài liệu về trồng trọt và bảo vệ thực vật.

• • • Hồ sơ công nhận tổ chức khảo nghiệm thuốc bảo vệ thực vật (tổ chức khảo nghiệm hoạt động bình thường) 

    • Hồ sơ công nhận tổ chức khảo nghiệm phân bón (tổ chức khảo nghiệm hoạt động bình thường) 

🔹 Nhóm 3 – Chăn nuôi và thú y

• Hồ sơ cấp giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFC) đối với thức ăn chăn nuôi

• Hồ sơ cấp giấy chứng nhận cơ sở sản xuất đủ điều kiện sản xuất chế phẩm sinh học xử lý chất thải chăn nuôi

• Hồ sơ xuất khẩu sản phẩm xử lý chất thải chăn nuôi

• Hồ sơ công bố thông tin sản phẩm xử lý chất thải chăn nuôi trên Cổng thông tin điện tử của Bộ

🔹 Nhóm 4 – Thủy sản và kiểm ngư

• Hồ sơ Đề án phát triển nuôi biển Việt Nam đến 2030, tầm nhìn 2045

• Hồ sơ cung cấp thiết bị giám sát hành trình lắp đặt trên tàu cá, thông báo kẹp chì thiết bị giám sát

🔹 Nhóm 5 – Lâm nghiệp và kiểm lâm

• • • Tài liệu quản lý, điều hành hệ thống rừng đặc dụng, rừng phòng hộ

    • Tài liệu về quy hoạch, nâng hạng, chuyển hạng các khu rừng đặc dụng.

    • Hồ sơ thẩm định dự án chế biến gỗ; chế biến, bảo quản lâm sản.

    • Hồ sơ trình chủ trương chuyển mục đích sử dụng rừng sang mục đích khác.

    • Hồ sơ xây dựng, quản lý, tổ chức thực hiện dự án quốc tế (USAID Saving Species, FAO, HSI…).

🔹 Nhóm 6 – Công trình thủy lợi

• Kế hoạch điều tiết nước các hồ chứa thủy điện phục vụ thủy lợi khi xảy ra hạn hán, thiếu nước .

• Hồ sơ theo dõi Dự án xây dựng hệ thống quản lý thông tin thủy lợi tổng hợp tại lưu vực sông Mã - miền Trung (KOICA - Sông Mã) .

• Hồ sơ khảo sát, đánh giá hiện trạng hạ tầng hệ thống thủy lợi và hệ thống quan trắc khí tượng thủy văn chuyên dùng trong lĩnh vực thủy lợi .

• Hồ sơ về bảo trì công trình thủy lợi .

• Hồ sơ về cấp phép các hoạt động trong phạm vi bảo vệ công trình thủy lợi .

• Hồ sơ về tình hình vi phạm phạm vi bảo vệ công trình thủy lợi .

• Hồ sơ về tình hình vi phạm quy định về xả nước thải vào công trình thủy lợi .

• Hồ sơ phương án, kế hoạch tổ chức quản lý, khai thác công trình thủy lợi phục vụ đa mục tiêu, đa giá trị, nâng cao hiệu quả sử dụng nước và khai thác kết cấu hạ tầng thủy lợi, bảo đảm an ninh nguồn nước và phát triển kinh tế - xã hội .

• Hồ sơ thực hiện chính sách giá sản phẩm, dịch vụ thủy lợi theo hướng đa mục tiêu, đa giá trị; chính sách quản lý, phương thức cung ứng sản phẩm, dịch vụ thủy lợi .

• Hồ sơ xử lý tài sản kết cấu hạ tầng thủy lợi ..

🔹 Nhóm 7 – Quản lý đê điều và thiên tai

• Hồ sơ khắc phục hậu quả thiên tai các năm (quy định lưu trữ vĩnh viễn).

🔹 Nhóm 8 – Phát triển nông thôn

• • Hồ sơ theo dõi cơ sở dữ liệu bố trí dân cư, diêm nghiệp, kinh tế hợp tác, giảm nghèo, an sinh xã hội 

🔹 Nhóm 9 – Phát triển thị trường nông sản

• Hồ sơ kế hoạch xúc tiến thương mại của địa phương, hiệp hội ngành hàng 

🔹 Nhóm 10 – Giảm nghèo và nông thôn mới

• Hồ sơ xây dựng, thẩm định, quản lý Chương trình mục tiêu quốc gia giảm nghèo bền vững

• Quyết định phê duyệt, công nhận, thoát khỏi địa phương đặc biệt khó khăn

🔹 Nhóm 11 – Đất đai

• Hồ sơ giao đất, cho thuê đất (tất cả giai đoạn từ 1993 đến nay)

• Hồ sơ chuyển từ thuê đất sang giao đất có thu tiền

• Hồ sơ giao đất trên thực địa

• Hồ sơ chuyển mục đích sử dụng đất

• Hồ sơ thu hồi đất

• Bản đồ và hồ sơ chuyển đổi cơ cấu sử dụng đất

🔹 Nhóm 12 – Tài nguyên nước

• Hồ sơ thẩm định phương án điều chỉnh quy trình vận hành liên hồ chứa

• Hồ sơ chấp thuận nội dung về phương án chuyển nước

• Hồ sơ, kế hoạch quản lý, sử dụng, bảo vệ tài nguyên nước, phòng chống suy thoái, cạn kiệt

• Kế hoạch điều hòa, phân bổ tài nguyên nước trên địa bàn tỉnh

• Bản đồ quy hoạch sử dụng nước chuyên ngành vùng biên giới (1:25.000 trở lên)

• Hồ sơ quản lý, khai thác và bảo vệ các nguồn nước

🔹 Nhóm 13 – Địa chất và khoáng sản

• Hồ sơ cấp, gia hạn, chuyển nhượng, trả lại giấy phép khai thác khoáng sản

• Hồ sơ phê duyệt, công nhận trữ lượng khoáng sản

• Hồ sơ đóng cửa mỏ

• Hồ sơ quy hoạch thăm dò, khai thác khoáng sản

• Hồ sơ đấu giá quyền khai thác khoáng sản

• Hồ sơ quản lý bảo vệ khoáng sản (chưa khai thác, đang khai thác)

• Hồ sơ thống kê, kiểm kê trữ lượng khoáng sản

• Hồ sơ, bản đồ, báo cáo kỹ thuật về địa chất, khoáng sản, địa vật lý, địa chất thủy văn, môi trường địa chấtv.

🔹 Nhóm 14 – Môi trường

• Bản đồ nhạy cảm môi trường các khu vực trọng điểm

• Tài liệu về kết quả khảo sát nguy cơ sự cố môi trường

• Tài liệu kế hoạch ứng phó sự cố môi trường

• Tài liệu về các loại thiên tai, dự báo, phòng ngừa

• Tài liệu về diễn biến thiên nhiên và thiên tai

🔹 Nhóm 15 – Biến đổi khí hậu

• Hồ sơ, tài liệu chương trình, dự án về biến đổi khí hậu

• Tài liệu kịch bản biến đổi khí hậu

🔹 Nhóm 16 – Khí tượng thủy văn

• Bảng số liệu khí tượng: nhiệt độ không khí, thời gian nắng

• Sổ đo, sơ đồ, tài liệu điều tra khảo sát khí tượng – thủy văn – môi trường – lũ – mặn – bão

• Tài liệu tổng hợp

• Tài liệu về độ cao công trình KTTV, thành quả bình sai độ cao

• Tập tài liệu đo mặn (MTM), môi trường không khí (MTK), môi trường nước (MTN)

• Quy trình, quy định, phương án dự báo

🔹 Nhóm 17 – Đo đạc – bản đồ – thông tin địa lý

• Hồ sơ xây dựng hệ quy chiếu quốc gia

• Hồ sơ xây dựng mô hình Geoid quốc gia

• Hồ sơ về các điểm dopple

🔹 Nhóm 18 – Viễn thám

• Phim dương, phim kính, phim nhựa, phim gốc, ảnh in ép, bình đồ ảnh

• Phim, ảnh liên quan biên giới – địa giới quốc gia

• Hồ sơ cơ sở dữ liệu viễn thám quốc gia, công bố siêu dữ liệu

• Hồ sơ cung cấp thông tin, tư liệu viễn thám

• Hồ sơ quan trắc, giám sát bằng viễn thám tài nguyên, môi trường, biến đổi khí hậu, thiên tai

🔹 Nhóm 19 – Biển và hải đảo

• Bản đồ biến động đường bờ biển

• Bản đồ dị thường trọng lực, dị thường từ

• Bản đồ độ muối trung bình

• Bản đồ độ sâu đáy biển