Mở đầu

Trong công tác quản lý tài liệu ngành Nông nghiệp và Môi trường, việc xác định thời hạn bảo quản hồ sơ là yếu tố quan trọng nhằm đảm bảo tính pháp lý, giá trị sử dụng và hiệu quả lưu trữ. Thông tư số 02/2025/TT-BNN&MT ban hành ngày 15/5/2025, có hiệu lực từ 01/7/2025, đã quy định rõ danh mục các loại hồ sơ cần bảo quản theo từng mốc thời gian. Bài viết này tập trung liệt kê đầy đủ các loại hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 02 năm đến 20 năm, theo đúng quy định pháp luật hiện hành.

Phần I – Hồ sơ có thời hạn bảo quản 02 năm

Các loại hồ sơ có thời hạn bảo quản ngắn nhất, thường liên quan đến thủ tục hành chính, kiểm tra, cấp phép, bao gồm:

• Báo cáo tháng, quý của các đơn vị chuyên môn.

• Hồ sơ cấp giấy phép kiểm dịch thực vật nhập khẩu, xuất khẩu.

• Hồ sơ kiểm tra an toàn thực phẩm nhập khẩu, xuất khẩu.

• Hồ sơ cấp, thu hồi giấy phép nhập khẩu phân bón.

• Hồ sơ cấp giấy chứng nhận kiểm dịch động vật, sản phẩm động vật.

• Hồ sơ kiểm soát giết mổ động vật xuất khẩu.

• Hồ sơ cấp giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện sản xuất thức ăn thủy sản.

• Hồ sơ cấp phép nhập khẩu giống thủy sản phục vụ nghiên cứu, khảo nghiệm.

• Hồ sơ cấp giấy chứng nhận hợp quy sản phẩm nông nghiệp.

• Hồ sơ kiểm tra nhà nước về chất lượng phân bón nhập khẩu.

• Hồ sơ cấp giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật.

• Hồ sơ kiểm tra quy trình sản xuất, vận hành thử nghiệm ngắn hạn.

Thời hạn 02 năm được tính từ ngày hoàn thành thủ tục hành chính hoặc cấp giấy phép.

Phần II – Hồ sơ có thời hạn bảo quản 05 năm

Nhóm hồ sơ này thường liên quan đến khảo nghiệm, cấp phép, kiểm tra định kỳ:

• • • Hồ sơ cấp, cấp lại quyết định công nhận lưu hành giống cây trồng.

    • Hồ sơ tự công bố lưu hành giống cây trồng.

    • Hồ sơ cấp phép xuất khẩu giống cây trồng phục vụ khảo nghiệm.

    • Hồ sơ cấp phép nhập khẩu phân bón, thuốc bảo vệ thực vật.

    • Hồ sơ kiểm tra chất lượng sản phẩm nông nghiệp.

    • Hồ sơ khảo sát hiện trạng môi trường, đất đai, thủy sản.

    • Hồ sơ xử lý vi phạm hành chính mức độ nhẹ.

    • Hồ sơ cấp phép CITES đối với thực vật rừng.

    • Hồ sơ điều tra, kiểm kê rừng định kỳ.

    • Hồ sơ công bố khu neo đậu tránh trú bão cho tàu cá.

    • Hồ sơ giám sát tàu cá, dữ liệu hành trình.

    • Hồ sơ cấp phép nuôi biển quy mô nhỏ.

    • Hồ sơ cấp giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện sản xuất giống thủy sản.

Phần III – Hồ sơ có thời hạn bảo quản 10 năm

Nhóm hồ sơ này có giá trị trung hạn, phục vụ công tác quản lý, giám sát, quy hoạch:

• • • Hồ sơ đăng ký tàu cá, khai thác thủy sản.

    • Hồ sơ cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện sản xuất thức ăn chăn nuôi.

    • Hồ sơ đánh giá giám sát điều kiện sản xuất.

    • Hồ sơ đăng ký nhập khẩu, xuất khẩu động vật và sản phẩm động vật.

    • Hồ sơ quản lý hạn ngạch khai thác thủy sản.

    • Hồ sơ xử lý tàu cá bị nước ngoài bắt giữ.

    • Hồ sơ về công tác phòng, chống thiên tai, hạn hán, xâm nhập mặn.

    • Hồ sơ quy trình vận hành công trình thủy lợi.

    • Hồ sơ đánh giá rủi ro nhập khẩu động vật.

    • Hồ sơ cấp đăng ký lĩnh vực thử nghiệm, chứng nhận sản phẩm.

Phần IV – Hồ sơ có thời hạn bảo quản 15 năm

Chỉ áp dụng cho một số loại hồ sơ đặc biệt:

• • • Hồ sơ giải quyết khiếu nại, tố cáo, tranh chấp không nghiêm trọng.

    • Hồ sơ xử lý vi phạm hành chính có tính chất phức tạp.

    • Hồ sơ kiểm tra nội bộ, thanh tra chuyên ngành có kết luận xử lý.

Phần V – Hồ sơ có thời hạn bảo quản 20 năm

Đây là nhóm hồ sơ có giá trị cao, phục vụ công tác quản lý dài hạn:

• • • Hồ sơ hướng dẫn, kiểm tra thực hiện các chương trình, chiến lược, quy hoạch.

    • Hồ sơ triển khai các đề tài, nhiệm vụ khoa học công nghệ.

    • Hồ sơ hội nghị, hội thảo quốc tế chuyên ngành.

    • Hồ sơ công nhận giống cây trồng, giống vật nuôi, tiến bộ kỹ thuật.

    • Hồ sơ dự trữ quốc gia tại địa phương về giống, vật tư nông nghiệp.

    • Hồ sơ theo dõi thực hiện kết luận thanh tra.

    • Hồ sơ điều tra cơ bản, khảo sát chuyên ngành.

    • Hồ sơ xử lý vi phạm pháp luật lĩnh vực lâm nghiệp.

    • Hồ sơ phát triển nuôi trồng và xuất nhập khẩu thủy sản.

    • Hồ sơ công nhận kết quả khảo nghiệm giống thủy sản.

    • Hồ sơ về giám sát môi trường, quản lý chất thải.

    • Hồ sơ xây dựng và ban hành tài liệu hướng dẫn chuyên ngành.

Ngoài ra, một số loại hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản là “đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành”:

1. Tập lưu văn bản quy phạm pháp luật

• • Bao gồm các văn bản luật, nghị định, thông tư, quyết định, hướng dẫn chuyên ngành được ban hành và sử dụng trong hoạt động quản lý của cơ quan, đơn vị.

  • Thời hạn bảo quản: Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành.

  • Căn cứ: Nhóm hồ sơ chung – mã số hồ sơ không cố định, áp dụng cho toàn ngành.

2. Tập văn bản quy phạm pháp luật về lĩnh vực lâm nghiệp

• • Gồm các văn bản pháp luật chuyên ngành lâm nghiệp được lưu để tra cứu, áp dụng trong quản lý rừng, bảo vệ thực vật rừng, khai thác, chuyển mục đích sử dụng rừng.

  • Thời hạn bảo quản: Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành.

  • Căn cứ: Nhóm 5 – Lâm nghiệp và kiểm lâm.

3. Tập văn bản quy phạm pháp luật về lĩnh vực thủy lợi

• • Bao gồm các văn bản pháp luật liên quan đến công trình thủy lợi, quy trình vận hành, cấp phép, bảo vệ công trình.

  • Thời hạn bảo quản: Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành.

  • Căn cứ: Nhóm 6 – Quản lý và xây dựng công trình thủy lợi.

4. Tập văn bản quy phạm pháp luật về lĩnh vực môi trường

• • Gồm các văn bản pháp luật về bảo vệ môi trường, quản lý chất thải, đa dạng sinh học, biến đổi khí hậu.

  • Thời hạn bảo quản: Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành.

  • Căn cứ: Nhóm 14 – Môi trường.

5. Tập văn bản quy phạm pháp luật về lĩnh vực đo đạc, bản đồ, viễn thám

• • Bao gồm các quy định về hệ quy chiếu, bản đồ địa hình, ảnh viễn thám, dữ liệu GIS.

  • Thời hạn bảo quản: Đến khi văn bản hết hiệu lực thi hành.

  • Căn cứ: Nhóm 17 và 18 – Đo đạc bản đồ và viễn thám.

📌 Lưu ý pháp lý:
Theo Luật Lưu trữ năm 2024, tài liệu có thời hạn bảo quản “đến khi hết hiệu lực” phải được rà soát định kỳ. Khi văn bản pháp lý liên quan bị thay thế, bãi bỏ hoặc hết hiệu lực, cơ quan lưu trữ có trách nhiệm xác định giá trị tiếp theo của tài liệu (tiêu hủy, lưu trữ lâu dài hoặc chuyển nhóm thời hạn khác).

Kết luận

Việc phân loại thời hạn bảo quản từ 02 năm đến 20 năm theo Thông tư 02/2025/TT-BNN&MT giúp các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ Nông nghiệp và Môi trường tổ chức lưu trữ khoa học, tiết kiệm tài nguyên, đồng thời đảm bảo phục vụ đầy đủ cho công tác quản lý Nhà nước, nghiên cứu và hoạch định chính sách trong dài hạn.