Danh mục hồ sơ, tài liệu phải bảo quản "70 năm" theo Thông tư số 02/2025/TT-BNNMT

Danh mục hồ sơ có thời hạn bảo quản 70 năm và 50 năm

theo Thông tư 02/2025/TT-BNN&MT

I. Mở đầu

Trong hệ thống quản lý tài liệu chuyên ngành của Bộ Nông nghiệp và Môi trường, việc xác định thời hạn bảo quản phù hợp cho từng loại hồ sơ đóng vai trò quan trọng nhằm bảo vệ tính pháp lý, giá trị lịch sử và đảm bảo hiệu quả sử dụng lâu dài. Thông tư số 02/2025/TT-BNN&MT ban hành ngày 15/5/2025, có hiệu lực từ 01/7/2025, chính thức quy định danh mục các loại hồ sơ cần bảo quản theo các mốc thời hạn cụ thể. Trong đó, thời hạn 70 năm và 50 năm được áp dụng cho các nhóm hồ sơ đặc thù có giá trị cao nhưng không thuộc diện bảo quản vĩnh viễn.

Phần I – Danh mục hồ sơ có thời hạn bảo quản 70 năm

Theo Phụ lục Thông tư, có 03 loại hồ sơ được quy định với thời hạn bảo quản 70 năm

1. Hồ sơ các kỳ kê khai đất theo Chỉ thị 245/TTg ngày 22/4/1996 và Quyết định 273/QĐ-TTg ngày 12/4/2002

Thuộc nhóm chuyên ngành Quản lý đất đai, mã số hồ sơ 334, bao gồm bản đồ kê khai, biểu mẫu, danh sách hộ sử dụng đất, diện tích và loại đất. Tài liệu là cơ sở pháp lý để xác lập nguồn gốc đất, phục vụ cấp giấy chứng nhận, giải quyết tranh chấp và hoạch định quy hoạch.

2. Hồ sơ kê khai tài sản nhà, đất thuộc sở hữu Nhà nước

Cũng thuộc nhóm Quản lý đất đai, mã số hồ sơ 335, ghi nhận thông tin tài sản công do các cơ quan đơn vị quản lý. Hồ sơ gồm biên bản kiểm kê, bản đồ, danh mục, biểu mẫu kê khai và tài liệu xác minh. Đây là nguồn thông tin phục vụ công tác quản lý tài sản công, thu hồi, chuyển đổi mục đích sử dụng và thanh tra.

3. Báo cáo thống kê, tổng hợp kết quả điều tra, khảo sát về môi trường

Thuộc nhóm chuyên ngành Môi trường, mã số hồ sơ 493, gồm kết quả khảo sát hiện trạng môi trường, sinh vật gây hại, nguồn thải và nguy cơ sinh thái. Tài liệu phục vụ quy hoạch môi trường, đánh giá tác động, nghiên cứu biến đổi khí hậu và thiết kế giải pháp bảo vệ sinh học.

Phần II – Danh mục hồ sơ có thời hạn bảo quản 50 năm

Theo Phụ lục Thông tư, có 05 loại hồ sơ được quy định với thời hạn bảo quản 50 năm

1. Hồ sơ quy hoạch sử dụng đất các cấp đã được phê duyệt

Gồm bản đồ quy hoạch, thuyết minh, biên bản lấy ý kiến cộng đồng và quyết định phê duyệt. Là căn cứ thực hiện kế hoạch sử dụng đất theo giai đoạn.

2. Hồ sơ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản gắn liền với đất

Bao gồm đơn đề nghị cấp, hợp đồng chuyển nhượng, bản vẽ sơ đồ thửa đất, quyết định cấp giấy. Đây là tài liệu pháp lý quan trọng trong quản lý đất đai và giải quyết khiếu kiện.

3. Hồ sơ kiểm kê đất đai và lập bản đồ hiện trạng sử dụng đất

Gồm biểu mẫu kiểm kê, bản đồ chuyên đề, báo cáo tổng hợp kết quả. Là tài liệu nền phục vụ đánh giá hiện trạng, lập quy hoạch và thống kê đất đai.

4. Hồ sơ khảo sát môi trường định kỳ theo kế hoạch

Gồm phiếu khảo sát, hình ảnh hiện trạng, báo cáo phân tích mẫu, biên bản đo đạc. Là nguồn dữ liệu phục vụ đánh giá chất lượng môi trường theo thời gian.

5. Hồ sơ quản lý chất thải nguy hại và chất thải rắn sinh hoạt

Gồm hợp đồng xử lý, biên bản bàn giao, hồ sơ cấp phép, báo cáo định kỳ. Tài liệu có giá trị trong quản lý chất thải, kiểm tra hoạt động của các đơn vị xử lý.

Kết luận

Việc xác định thời hạn bảo quản phù hợp như 70 năm và 50 năm đối với từng nhóm hồ sơ không chỉ bảo đảm phục vụ công tác quản lý hành chính – pháp lý một cách chuyên nghiệp, mà còn góp phần bảo tồn nguồn dữ liệu quan trọng cho nghiên cứu, hoạch định chính sách và phát triển bền vững ngành Nông nghiệp – Môi trường.

Thông tư 02/2025/TT-BNN&MT không chỉ là một bước tiến về mặt pháp lý mà còn là công cụ định hướng quan trọng cho các cơ quan, đơn vị trong thực hiện công tác lưu trữ hiệu quả, hiện đại và phù hợp với chuẩn quốc tế.