Ảnh còn bụi hoặc sợi vải bám lại
Thiết lập khu vực làm việc sạch
Duy trì phòng ít gió lùa, nhiệt độ và độ ẩm ổn định (khoảng 20 °C, 40–50 % RH) để hạn chế bụi động.
Sử dụng tấm thảm hút bụi tại cửa ra vào.
Dụng cụ vệ sinh chuyên dụng
Bóng thổi khí (blower) để thổi sạch bụi trước khi chạm tay.
Bàn chải chống tĩnh điện (ESD brush) đầu lông mềm, vải microfiber khô, găng tay cotton hoặc ESD.
Khăn lau và tăm bông tẩm dung dịch pH trung tính để loại bỏ vết bẩn cứng đầu.
Quy trình kiểm tra kép
Thổi/ chải sơ qua mỗi mặt ảnh.
Quan sát dưới ánh sáng chiếu ngang (góc 45°) để phát hiện bụi nhỏ.
Ghi lại số lượng tấm đã vệ sinh vào checklist trước khi đưa vào scan.
Ảnh cong vênh hoặc không ép phẳng đủ mức
Ứng dụng phương pháp ép phẳng
Đặt ảnh kẹp giữa hai tấm kính không phản xạ, dùng khung kẹp nhẹ.
Với film âm bản hoặc slide, sử dụng khung giữ chuyên dụng (holder) cho máy quét flatbed.
Chuẩn bị trước khi quét
Nếu ảnh quá cong, để xẹp dưới tải phẳng (có lót giấy không axít) ít nhất 12–24 giờ.
Kiểm tra độ phẳng bằng cách chiếu ngang đèn LED; góc cong sẽ hiển thị rõ bóng đổ.
Thiết bị hỗ trợ
Máy quét có giá đỡ điều chỉnh (vacuum table) hút nhẹ để giữ film thẳng.
Kẹp cân bằng lực ép đều, tránh làm vỡ hoặc trầy xước.
Sắp xếp lộn xộn, không ghi chú rõ nguồn
Đặt mã số và nhóm chủ đề
Áp dụng mã: YYYYMMDD_CHUDE_STT (ví dụ: 19900612_SuKien_045).
Tạo sơ đồ thư mục cây trước khi bắt đầu:
Năm/Tháng/Chủ đề/Số thứ tự.
Phiếu nhập liệu và nhãn dán
Phiếu giấy hoặc file Excel/Google Sheets gồm cột: Mã file, Tiêu đề, Loại ảnh, Nguồn gốc, Ngày sự kiện.
In nhãn nhỏ dán kèm ảnh hoặc khung scan.
Quản lý bằng phần mềm DMS hoặc DAM
Sử dụng công cụ quản lý tập trung, cho phép tìm kiếm theo metadata.
Giao quyền nhập liệu và kiểm duyệt để tránh trùng lặp.
Mẫu Checklist bước chuẩn bị ảnh
1. Độ phân giải cài quá thấp
Xác định mục đích sử dụng
In ấn khổ lớn (≥ A3): tối thiểu 600 dpi; với film âm bản 35 mm, nên quét 2400–4800 dpi để giữ chi tiết vi mô.
Lưu trữ số: 600–1200 dpi là đủ với ảnh giấy; film và slide cần ≥2400 dpi.
Thử nghiệm và so sánh
Quét/ chụp thử một mẫu ở 600, 1200, 2400 dpi.
Phóng thử từng mức lên kích thước dự kiến để đánh giá độ sắc nét.
Chọn cấu hình vừa đủ giữ chi tiết mà không tạo file quá nặng
2. Cân bằng trắng (white balance) sai
Sử dụng thẻ xám (gray card) hoặc thẻ màu chuẩn
Đặt thẻ xám 18 % vào khung quét/chụp, tạo preset cân bằng trắng thủ công.
Với máy quét, chọn profile “Custom White Balance” rồi quét mẫu xám.
Thiết lập ánh sáng chuẩn D65
Đèn LED lạnh 5 500 K, phân bố đều hai bên; chống nhấp nháy.
Khoảng cách đèn so với ảnh: 30–40 cm để giảm bóng và hotspot.
Kiểm tra hậu kỳ
Mở ảnh trong phần mềm; dùng công cụ eyedropper lấy mẫu vùng xám trung tính.
Điều chỉnh temperature/tint cho vùng xám thành giá trị R=G=B.
Lưu preset để tái sử dụng đồng nhất.
3. Profile màu (ICC) chưa hiệu chỉnh
Hiệu chuẩn Scanner/Camera với bảng mẫu IT8
Quét/chụp bảng màu IT8 theo hướng dẫn nhà sản xuất.
Dùng phần mềm SilverFast, X-Rite i1Profiler để tạo profile ICC riêng.
Nhúng profile vào file ảnh
Trong phần mềm scan/chụp, chọn “Embed ICC Profile” mặc định của thiết bị.
Kiểm tra lại trong Photoshop (Edit › Assign Profile) để xác nhận đúng profile.
Đối chiếu và hiệu chỉnh
In thử mẫu màu chuẩn; đo đạc bằng colorimeter để so sánh Delta E ≤ 2.
Nếu Delta E > 2, cân chỉnh lại profile và quét/chụp lại bảng IT8.
Mẫu Checklist bước thiết lập thiết bị
1. Rung máy hoặc rung khung scan
Nguyên nhân
Dùng remote release hoặc hẹn giờ dài khiến máy dao động.
Khung scan/giá đỡ ảnh lỏng lẻo, độ rung lan truyền từ bàn làm việc.
Giải pháp
Sử dụng remote release không dây hoặc chức năng mirror lock-up để tránh rung gương phản xạ.
Chuyển bộ khung scan lên bàn chống rung, chèn miếng cao su giảm chấn giữa khung và bề mặt.
Xác định thời gian phơi sáng tối ưu: ưu tiên tốc độ nhanh trên 1/60 giây cho máy ảnh, hoặc thiết lập quét “batch” của scanner với khung cố định.
Ví dụ minh họa
Khi quét film 35 mm, bật mirror lock-up và nhấn remote release, ảnh cạnh sắc nét, không có vệt mờ.
2. Chụp/quét thiếu vùng viền
Nguyên nhân
Khung giữ film hoặc khung scan không căn chỉnh chính xác tâm ảnh.
Người vận hành không kiểm tra preview, bỏ qua vùng viền chứa chú thích.
Giải pháp
Đánh dấu tâm khung scan/chụp bằng băng dính mỏng hoặc khung có sẵn vạch định vị.
Luôn kiểm tra live view (máy ảnh) hoặc preview scan (scanner) để xác nhận bao quát toàn bộ viền.
Thiết lập margin an toàn: thêm 5–10 % vùng viền vào khung trước khi quét.
Ví dụ minh họa
Khi số hóa ảnh tư liệu có viền trắng ghi chú năm tháng, căn khung dư 5 % để không cắt mất phần chữ ký, lưu giữ nguyên thông tin.
3. Hiện tượng hotspot (vòng sáng)
Nguyên nhân
Đèn chiếu lệch tâm hoặc góc quá hẹp, ánh sáng hội tụ tạo vùng sáng cường độ cao giữa khung.
Bề mặt ảnh phản xạ tập trung thay vì tán xạ đều.
Giải pháp
Điều chỉnh góc và khoảng cách đèn: hai đèn LED đặt đối xứng, góc chiếu 45° so với mặt phẳng ảnh, cao 30–40 cm.
Dán tấm khuếch tán ánh sáng (diffuser) hoặc dùng softbox mini để ánh sáng trải đều.
Với scanner flatbed, bật chức năng “lamp diffusion” hoặc gắn thêm miếng mờ (frosted glass) phía trên film holder.
Ví dụ minh họa
Lắp panel diffuser vào đèn studio, quét slide 35 mm cho thấy vùng sáng đồng đều, không còn vòng sáng tâm.
Checklist kiểm soát chất lượng quét/chụp
1. Over-sharpen (làm nét quá đà)
Xác định mức sharpening phù hợp
Mở ảnh ở 100% để quan sát rõ viền chi tiết; tránh làm nét khi xem ở kích thước thu nhỏ.
Sử dụng Smart Sharpen hoặc Unsharp Mask với tham số khởi điểm: radius 0,5–1 px; amount 100–150 %.
Áp dụng sharpening chọn lọc
Tạo layer mask chỉ làm nét vùng chi tiết (vùng tóc, kết cấu, chữ).
Dùng filter High Pass: set radius 1–2 px, blend mode là Overlay hoặc Soft Light.
Kiểm tra kết quả trên nhiều thiết bị
Xem trước trên màn hình calibrate, in thử bản A4, so sánh chi tiết.
Điều chỉnh lại nếu thấy viền nhân tạo hoặc noise tăng quá mức.
Ví dụ: Dùng Photoshop, duplicate layer gốc, chọn Filter > Other > High Pass (radius 1 px), sau đó để blend mode là Overlay và giảm opacity xuống 70%.
2. Clipping vùng highlight hoặc shadow
Theo dõi histogram và cảnh báo clipping
Bật warning clipping trong Camera Raw/Lightroom để phát hiện pixel pure white hoặc pure black.
Sử dụng công cụ điều chỉnh mềm mại
Highlights/Whites và Shadows/Blacks sliders: giảm highlight, nâng shadow để giữ lại chi tiết.
Dùng chức năng Tone Curve, kéo nhẹ hai đầu đuôi curve để mở rộng dải tông.
Làm việc trên file RAW hoặc TIFF 16-bit
RAW giữ được nhiều thông tin highlight/shadow hơn JPEG 8-bit.
Khi cần, dùng công cụ HDR merge hoặc Exposure blending để tái tạo chi tiết.
Ví dụ: Trong Lightroom, kéo slider Highlights xuống –40, Shadows lên +30, kiểm tra histogram không còn vết clipping màu đỏ/xanh.
3. Thiếu nhất quán trong xử lý batch
Tạo và lưu preset hoặc action
Thiết lập một bộ preset trên Camera Raw/Lightroom, export thành file .xmp.
Trong Photoshop, ghi lại Action thực hiện các bước chỉnh màu, sharpening, noise-reduction.
Kiểm soát bằng file mẫu chuẩn
Chọn 5–10 ảnh đại diện cho mọi tình huống ánh sáng/chất liệu.
Áp preset/action lên bộ mẫu, điều chỉnh đến khi mọi ảnh đồng nhất về tông màu và độ nét.
Áp dụng tự động, đồng thời kiểm tra ngẫu nhiên
Batch process trên cả folder, nhưng sau đó random kiểm tra 5% ảnh để phát hiện sai lệch.
Ghi log: tên file, preset/action đã dùng, người thực hiện, ngày giờ.
Mẫu Checklist kiểm soát hậu kỳ
1. Chuẩn quy ước đặt tên file
Xây dựng quy ước đồng nhất
Mẫu: YYYYMMDD_ChuDe_STT (ví dụ: 19900612_SuKien_045.tif).
Phân biệt chữ hoa/chữ thường, dùng dấu gạch dưới để ngăn cách.
Giữ số thứ tự liên tục
Đánh số từ 001, 002… để tránh trùng lặp và dễ chèn ảnh mới.
Cập nhật file danh sách số thứ tự trong bảng theo dõi.
Gắn tiền tố hoặc hậu tố nếu cần
Đánh dấu độ phân giải (_600dpi, _2400dpi) hoặc loại xử lý (RAW, Edited).
Giúp phân biệt phiên bản và mục đích sử dụng.
2. Đảm bảo metadata đầy đủ và chi tiết
Xác định bộ trường bắt buộc
Title, Creator, DateCreated, Description, Keywords, Source, Rights.
Áp chuẩn Dublin Core hoặc IPTC để dễ trao đổi và tìm kiếm.
Tự động gắn metadata
Sử dụng ExifTool:
Code
exiftool -Title="SuKien_1990_045" \
-Creator="Trung tâm Lưu trữ TP.HCM" \
-DateCreated="1990-06-12" \
-Description="Lễ khai mạc Festival" \
-Keywords="sự kiện;TP.HCM;1990" \
file.tif
Kiểm tra lại bằng exiftool -a file.tif để xác nhận.
Kiểm soát chất lượng metadata
Lên form nhập liệu (Excel, Google Sheets hoặc DMS) bắt buộc trường không được bỏ trống.
Định kỳ rà soát 5–10% file để phát hiện thiếu hoặc lỗi chính tả.
3. Thiết lập sao lưu đa cấp (3-2-1)
Nguyên tắc 3-2-1
Ba bản sao: bản chính, bản copy trên NAS, bản copy offsite.
Hai loại media: NAS/TAPE, cloud storage.
Một bản lưu ngoài site: đám mây hoặc chi nhánh khác.
Tự động hóa sao lưu
Viết script rsync hoặc dùng phần mềm backup chuyên dụng lưu lịch trình hàng ngày, hàng tuần.
Kết hợp checksum (MD5, SHA-1) để kiểm tra tính toàn vẹn.
Giám sát và báo cáo
Kiểm tra thành công/thất bại của mỗi job backup.
Lưu log, nhận email thông báo nếu phát sinh lỗi.
Mẫu Checklist kiểm soát quản lý file và metadata
Để phòng tránh lỗi và nâng cao chất lượng quy trình số hóa ảnh, cần áp dụng đồng bộ bốn trụ cột: kiểm soát chất lượng, hiệu chuẩn thiết bị, chuẩn hóa đặt tên & metadata và sao lưu đa cấp. Mỗi trụ cột đều có bước thực thi rõ ràng, công cụ hỗ trợ, và mẫu kiểm tra cụ thể.
1. Áp dụng checklist kiểm soát chất lượng ở mỗi bước
a) Xây dựng checklist chi tiết theo giai đoạn
Chuẩn bị ảnh: vệ sinh, ép phẳng, gán mã.
Quét/chụp: DPI, white balance, preview.
Hậu kỳ: sharpening, clipping, batch consistency.
Lưu trữ: đặt tên, gắn metadata, ký số.
b). Mẫu checklist (Excel/Google Sheets)
c) Quy trình duyệt và phê duyệt
Người kiểm tra (QA) ký xác nhận sau mỗi giai đoạn.
Cập nhật nhật ký (log) thời gian, kết quả, người thực hiện.
2. Hiệu chuẩn thiết bị định kỳ, sử dụng color-checker và IT8 target
a) Lịch hiệu chuẩn định kỳ
Máy quét: 6 tháng/lần.
Máy ảnh/ống kính: 3 tháng/lần.
b) Công cụ và quy trình
Color-checker (X-Rite ColorChecker Passport) chụp với cùng điều kiện ánh sáng, kiểm tra Delta E.
Bảng IT8 (scanner chart) quét tạo profile ICC bằng phần mềm i1Profiler hoặc SilverFast.
c) Mẫu lịch hiệu chuẩn
d) Cảnh báo và xử lý sự cố
Gửi email/SMS khi job backup thất bại.
Quy định khắc phục trong 4 giờ làm việc.
3. Chuẩn hóa quy ước đặt tên, gắn metadata bắt buộc
a) Quy ước đặt tên file
Mẫu bắt buộc: YYYYMMDD_ChuDe_STT[_PhiênBản][_DPI].ext
Ví dụ: 20250921_SuKienInauguration_007_v1_2400dpi.tif
b) Trường metadata bắt buộc (theo IPTC/Dublin Core)
Title, Creator, DateCreated, Description, Keywords, Source, Rights.
c) Công cụ tự động gắn metadata
ExifTool script mẫu: exiftool -Title="SuKien_20250921_007" -Creator="LuuTru_TPHCM" -DateCreated="2025-09-21" -Keywords="sự kiện;khai mạc" file.tif
d) Quy trình kiểm định
Rà soát 10% file sau giai đoạn gắn metadata.
Chỉnh sửa ngay trên form quản lý (Excel/Google Sheets hoặc DMS).
4. Triển khai quy trình sao lưu theo nguyên tắc 3-2-1
a) Nguyên tắc 3-2-1
3 bản copy: gốc, NAS, offsite.
2 loại media: NAS và cloud (hoặc tape LTO).
1 bản offsite: cloud storage hoặc chi nhánh khác.
b) Tự động hóa và giám sát
Dùng phần mềm backup (rsync, Veeam, Bacula) đặt lịch hàng ngày, hàng tuần.
Tích hợp kiểm tra checksum (md5sum hoặc sha1sum).
c) Mẫu báo cáo sao lưu
d) Cảnh báo và xử lý sự cố
Gửi email/SMS khi job backup thất bại.
Quy định khắc phục trong 4 giờ làm việc.
Thông tin mở rộng
Áp dụng phần mềm QC tự động để phát hiện bụi, scratch, hotspot bằng AI rồi báo cáo vị trí.
Nghiên cứu chuẩn lưu trữ dài hạn PDF/A-3 và JPEG 2000 Lossless để đảm bảo tương thích 10–20 năm.
Xây dựng dashboard tổng quan tiến độ và chất lượng quy trình với Power BI hoặc Grafana.
Tích hợp phân quyền và audit trail trong DMS/DAM để giám sát mọi thao tác với file số hóa.