• Trong bối cảnh đẩy mạnh chuyển đổi số, việc số hóa tài liệu lưu trữ không còn là một lựa chọn mà đã trở thành yêu cầu tất yếu đối với các cơ quan nhà nước. Hoạt động này không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình quản lý mà còn là giải pháp đột phá để bảo tồn và phát huy giá trị của khối tài liệu khổng lồ, vốn là tài sản vô giá của quốc gia. 

• Năm 2025 đánh dấu bước ngoặt quan trọng trong công tác lưu trữ tại Việt Nam với sự ra đời của hàng loạt văn bản hướng dẫn chi tiết Luật Lưu trữ 2024. Nổi bật nhất là Thông tư 05/2025/TT-BNV của Bộ Nội vụ, văn bản quy định toàn diện về nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ số. Những quy định mới này không chỉ tạo hành lang pháp lý vững chắc mà còn thúc đẩy mạnh mẽ quá trình chuyển đổi số trong lĩnh vực lưu trữ.

Phân biệt Tài liệu số hóa và Tài liệu điện tử 

Việc hiểu chính xác bản chất mỗi loại giúp xác định quy trình quản lý, bảo mật và lưu trữ phù hợp.

* Tài liệu điện tử (Tài liệu gốc điện tử) là "bản ghi dữ liệu được tạo ra ngay từ đầu trong môi trường điện tử" được tạo ra, sử dụng và lưu trữ hoàn toàn trên môi trường số ngay từ đầu, không có bản gốc vật lý. 

Bản chất: Chúng là sản phẩm của một quy trình làm việc số, bao gồm cả nội dung và định dạng. Tính xác thực và toàn vẹn của chúng được đảm bảo bằng các biện pháp kỹ thuật như chữ ký số. Nói cách khác: Tài liệu điện tử là:

• Bản ghi sinh ra trực tiếp trên môi trường số (ví dụ: văn bản soạn thảo trên máy tính, email, hợp đồng ký số).
• Giá trị pháp lý được xác thực qua chữ ký số; không có bản gốc giấy thay thế nếu mất file.

Ví dụ thực tế: 

• • • • Một văn bản hành chính được soạn thảo trên phần mềm Word, được ký số bởi lãnh đạo và gửi đi qua hệ thống quản lý văn bản điện tử. Tệp tin này là tài liệu điện tử.

      • Một email trao đổi giữa hai phòng ban về một dự án. Nội dung email và các tệp đính kèm đều là tài liệu điện tử.

      • Một file excel ghi chép dữ liệu tài chính của một phòng ban, được tạo và cập nhật trực tiếp trên máy tính.

* Tài liệu số hóa: Đây là "bản sao kỹ thuật số của tài liệu truyền thống". Chúng được tạo ra thông qua quá trình quét (scan) hoặc chuyển đổi số. 

Bản chất: Chúng có bản gốc vật lý. Bản sao số hóa tồn tại để bảo tồn bản gốc và tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu, khai thác. Nói cách khác, tài liệu số hóa là:

• Bản sao kỹ thuật số của tài liệu truyền thống (hồ sơ giấy, ảnh phim, băng ghi âm).
• Ghi nhận nguyên vẹn nội dung bản gốc, giảm tần suất sử dụng để bảo vệ tuổi thọ tài liệu vật lý.

Ví dụ thực tế: 

• • • • Một hợp đồng lao động đã ký kết trên giấy được nhân viên quét thành tệp PDF để lưu trữ trên hệ thống. Tệp PDF này là tài liệu số hóa.

      • Một cuộn phim tư liệu lịch sử được chuyển đổi thành tệp video MP4 để lưu trữ và trình chiếu trên máy tính.

      • Một bản vẽ kỹ thuật trên giấy A0 được scan và lưu thành file ảnh JPEG.

Thông tư 05/2025/TT-BNV quy định thống nhất metadata, định dạng file, phương án lưu trữ và phân quyền truy cập cho cả hai loại tài liệu này.

Số hóa không đơn thuần là kỹ thuật mà hướng đến các mục tiêu chiến lược:

• • Bảo tồn tài liệu gốc
    Số hóa tài liệu được xem là một giải pháp thiết yếu để bảo vệ tài sản quốc gia. Bằng cách tạo ra một bản sao kỹ thuật số, các cơ quan lưu trữ có thể:

• • • • Giảm thiểu thao tác trực tiếp trên bản vật lý: Hạn chế việc tiếp xúc, di chuyển và xử lý tài liệu gốc, vốn dễ bị hư hại do thời gian, môi trường và tần suất sử dụng.

      • Kéo dài tuổi thọ tài liệu quý hiếm: Các tài liệu lịch sử có giá trị cao, được số hóa để bảo tồn vĩnh viễn, tránh nguy cơ mất mát. Để đảm bảo tính chính xác, các yêu cầu kỹ thuật về độ phân giải, preset màu và định dạng file được quy định rõ.

• • Quản lý tập trung và hiệu quả
    Số hóa cho phép chuyển đổi từ phương pháp quản lý phân tán sang một hệ thống thống nhất.

• • • • Lưu trữ tập trung: Toàn bộ tài liệu số, dù có nguồn gốc từ tài liệu giấy, ảnh, ghi âm hay phim, đều có thể được lưu trữ trong một hệ thống duy nhất.

      • Tối ưu hóa quy trình: Hệ thống quản lý tài liệu số giúp tối ưu hóa toàn bộ quy trình từ phân loại, tra cứu, cho đến theo dõi vòng đời tài liệu, đảm bảo mọi nghiệp vụ đều được thực hiện một cách khoa học và hiệu quả.

• • Tăng khả năng tiếp cận và khai thác
    Đây là một trong những lợi ích lớn nhất của số hóa, giúp phát huy tối đa giá trị của tài liệu lưu trữ.

• • • • Truy cập từ xa: Cán bộ và người dân có thể tra cứu và sử dụng tài liệu từ bất kỳ đâu, không bị giới hạn về không gian và thời gian.

      • Phát huy giá trị: Việc dễ dàng tiếp cận giúp các nhà khoa học, nhà nghiên cứu và công chúng khai thác hiệu quả hơn nguồn tài liệu lịch sử, khoa học, góp phần nâng cao tri thức và hiểu biết

Ví dụ thực tế: Một bệnh viện lớn đang thực hiện số hóa toàn bộ hồ sơ bệnh án của mình theo yêu cầu của Thông tư 33/2025/TT-BYT về y tế. Thay vì phải lưu trữ hàng triệu hồ sơ giấy trong một kho riêng biệt, bệnh viện này đã số hóa chúng và quản lý trên một hệ thống lưu trữ số.

• Trước khi số hóa: Khi một bác sĩ cần xem lại lịch sử bệnh án của một bệnh nhân cũ, họ phải gửi yêu cầu đến phòng lưu trữ. Một nhân viên sẽ phải đi tìm hồ sơ trong kho, mất từ 15 đến 30 phút, thậm chí lâu hơn nếu hồ sơ bị thất lạc. Việc này làm gián đoạn công việc của bác sĩ và có thể làm chậm quá trình chẩn đoán, điều trị.

• Sau khi số hóa: Toàn bộ hồ sơ bệnh án được lưu trên hệ thống số. Một bác sĩ có thẩm quyền chỉ cần truy cập vào hệ thống từ máy tính tại phòng khám, nhập mã bệnh nhân, và toàn bộ hồ sơ sẽ hiển thị ngay lập tức. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian đáng kể mà còn nâng cao chất lượng khám chữa bệnh.

Việc này cho thấy số hóa không chỉ đơn thuần là chuyển đổi định dạng mà còn đạt được các mục tiêu chiến lược:

• Bảo tồn: Hạn chế việc sử dụng hồ sơ giấy, bảo vệ chúng khỏi hư hại.

• Quản lý hiệu quả: Tập trung toàn bộ dữ liệu vào một hệ thống duy nhất, dễ dàng tra cứu.

• Tiếp cận nhanh chóng: Bác sĩ có thể truy cập thông tin từ xa, mọi lúc mọi nơi trong mạng lưới bệnh viện, giúp đưa ra quyết định kịp thời.

Tóm lại, việc nắm vững và áp dụng các quy định mới này là chìa khóa để các cơ quan, tổ chức tiến vào kỷ nguyên số một cách hiệu quả và an toàn. 

Những lưu ý khi thực hiện số hóa tài liệu theo quy định mớI

Để số hóa thành công, các cơ quan cần lưu ý ba nhóm giải pháp:

• • Đầu tư công nghệ và nhân lực: Để quá trình số hóa diễn ra hiệu quả, các cơ quan cần chuẩn bị đầy đủ về cả trang thiết bị và đội ngũ cán bộ.

    • Về công nghệ: Cần trang bị các loại máy quét chuyên dụng (ví dụ: máy flatbed cho tài liệu dễ rách, máy sheetfed cho tài liệu thông thường, máy chuyên dụng cho phim ảnh), cùng với các phần mềm hậu kỳ để xử lý ảnh (như OCR để nhận dạng văn bản, chỉnh màu,...) và một hệ thống lưu trữ tập trung đủ mạnh.

    • Về nhân lực: Cán bộ cần được đào tạo chuyên sâu về nghiệp vụ số hóa và quản lý dữ liệu số. Việc cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ theo Thông tư 15/2025/TT-BTC là bắt buộc, nhằm nâng cao năng lực vận hành và kiểm soát chất lượng

  • Đảm bảo tính bảo mật và toàn vẹn: Dữ liệu số rất dễ bị sao chép hoặc rò rỉ nếu không được bảo vệ: Dữ liệu số rất dễ bị sao chép hoặc rò rỉ. Vì vậy, bảo mật là yếu tố sống còn, đặc biệt với tài liệu mật.

• • • Áp dụng quy định an ninh mạng: Tuân thủ Thông tư 56/2025/TT-BCA bằng cách thiết lập cơ chế phân quyền truy cập chặt chẽ, sử dụng mã hóa dữ liệu và ghi lại nhật ký truy cập chi tiết.

    • Quản lý tài liệu mật: Tài liệu mật phải được số hóa theo một quy trình riêng, hoàn toàn biệt lập để ngăn ngừa mọi nguy cơ rò rỉ.

  • Tuân thủ quy trình khép kín: Việc số hóa phải theo một quy trình khoa học để không làm xáo trộn tài liệu: Một quy trình khoa học là nền tảng để đảm bảo tính chính xác và an toàn cho tài liệu gốc.

• • • Thực hiện theo các bước: Quy trình số hóa phải tuân thủ nghiêm ngặt, từ khâu khảo sát tài liệu, bàn giao bản gốc cho đội ngũ số hóa, tiến hành số hóa, kiểm soát chất lượng, đến khi hoàn trả bản gốc về kho và nhập kho bản số.

    • Thông tư 05/2025/TT-BNV quy định chi tiết từng khâu trong quy trình này, từ việc lập danh mục tài liệu đến lưu trữ dự phòng, giúp các cơ quan không bỏ sót bất kỳ công đoạn nào

Ví dụ thực tế: Một đơn vị hành chính đang tiến hành số hóa hồ sơ nhân sự có chứa tài liệu mật.

• • • Về bảo mật: Đơn vị này không cho phép quét các hồ sơ mật trên máy quét thông thường. Thay vào đó, họ sử dụng một phòng riêng biệt, chỉ có cán bộ có thẩm quyền mới được ra vào. Hệ thống máy tính tại đây không kết nối internet, và dữ liệu sau khi số hóa được mã hóa ngay lập tức. Mọi thao tác đều được ghi lại trong nhật ký để kiểm tra khi cần.

    • Về quy trình: Một cán bộ sẽ lập danh sách tài liệu cần số hóa, sau đó bàn giao cho nhóm thực hiện. Sau khi số hóa xong, nhóm này sẽ kiểm tra chất lượng file số và bản gốc. Khi mọi thứ đều đạt yêu cầu, họ mới hoàn trả bản gốc về kho và nhập bản số vào hệ thống lưu trữ tập trung, đảm bảo không có tài liệu nào bị thất lạc hay thay đổi

Trước khi Thông tư này ra đời, việc quản lý tài liệu lưu trữ số thiếu đi một quy chuẩn chung, dẫn đến sự thiếu nhất quán và rủi ro trong công tác lưu trữ. Thông tư 05/2025/TT-BNV đã thay đổi điều này bằng cách thiết lập một tiêu chuẩn thống nhất, giúp các cơ quan nhà nước có cơ sở pháp lý vững chắc để triển khai các dự án lưu trữ số.

Thông tư này quan trọng bởi ba lý do chính:

1. Chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ: Thông tư 05/2025/TT-BNV đã biến các hoạt động lưu trữ số thành các quy trình nghiệp vụ rõ ràng, cụ thể, không còn mang tính tự phát.

• • • Quy trình tiếp nhận tài liệu: Thông tư quy định chi tiết cách thức tiếp nhận tài liệu.

- Với hồ sơ điện tử gốc, quy trình tập trung vào việc đảm bảo tính xác thực, ví dụ như kiểm tra chữ ký số hoặc dấu thời gian.

- Với hồ sơ số hóa, quy trình nhấn mạnh việc tuân thủ các bước quét và chuyển đổi để đảm bảo tính toàn vẹn và chính xác so với bản gốc giấy.

2. Xây dựng cấu trúc dữ liệu thống nhất: Đây là một trong những điểm cốt lõi của Thông tư. Nó quy định một cấu trúc metadata (siêu dữ liệu) chuẩn cho từng loại tài liệu.

• • • Trước đây: Mỗi cơ quan có thể tự xây dựng cấu trúc dữ liệu riêng, gây khó khăn cho việc trao đổi thông tin.

    • Với Thông tư 05: Tất cả tài liệu lưu trữ số đều tuân theo một bộ quy tắc chung, giúp việc quản lý, tìm kiếm và trao đổi dữ liệu trở nên hiệu quả và an toàn hơn rất nhiều.

3. Cung cấp cơ sở pháp lý vững chắc

Nhờ những quy định chi tiết và rõ ràng, Thông tư 05/2025/TT-BNV đã cung cấp một hành lang pháp lý an toàn cho các cơ quan nhà nước khi triển khai các dự án số hóa. Nó giúp các cơ quan đảm bảo rằng tài liệu được quản lý an toàn, thống nhất, và có giá trị pháp lý trong môi trường số.

Tóm lại, Thông tư 05/2025/TT-BNV không chỉ là một văn bản quy phạm pháp luật mà còn là nền tảng cốt lõi giúp Việt Nam chuyển đổi số thành công trong lĩnh vực lưu trữ.