Khái niệm

“Tài liệu hết giá trị”:

Tài liệu hết giá trị là tài liệu lưu trữ đã hết thời hạn bảo quản trong lưu trữ hiện hành hoặc lưu trữ lịch sử, không còn giá trị tham khảo, chứng cứ pháp lý hay nghiên cứu theo Bảng thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ của cơ quan.

"Thẩm tra tài liệu hết giá trị":

Thẩm tra tài liệu hết giá trị là quá trình cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cùng cấp kiểm tra, đánh giá hồ sơ đề nghị hủy tài liệu hết giá trị của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử.
→ Đây là bước bắt buộc nhằm bảo đảm rằng chỉ những tài liệu hết thời hạn lưu trữ, không còn giá trị sử dụng, hoặc trùng lặp mới được hủy, tránh thất thoát tài liệu có giá trị lâu dài.

Khi nào cần thực hiện thẩm tra tài liệu hết giá trị?

• Khi cơ quan, tổ chức đã hoàn tất phân loại hồ sơ và xác định có tài liệu hết thời hạn lưu trữ (theo quy định về thời hạn tại Luật Lưu trữ 2024).

• Khi phát hiện tài liệu trùng lặp (đã có bản gốc hoặc bản chính trong kho lưu trữ, bản còn lại không cần giữ).

📌 Ví dụ:

• Hồ sơ tài chính kế toán năm 2010, thời hạn lưu trữ 15 năm → nay đã hết hạn năm 2025.

• Các bản photocopy trùng lặp hợp đồng đã có bản chính.

Trình tự thực hiện 

Bước 1. Chuẩn bị hồ sơ đề nghị thẩm định 

Trước khi nộp cơ quan, tổ chức cần phải thành lập Hội đồng xét hủy tài liệu lưu trữ. Hội đồng này có nhiệm vụ: 

Cơ quan, tổ chức phải thành lập Hội đồng xét hủy tài liệu lưu trữ. Hội đồng này có nhiệm vụ:

• Xem xét danh mục tài liệu hết hạn, trùng lặp.

• Họp, lập biên bản.

• Quyết định tài liệu nào đưa vào danh mục đề nghị hủy.

👉 Sau đó, cơ quan lập 01 bộ hồ sơ đề nghị thẩm định hoàn thiện, gồm 5 tài liệu chính sau:

• Văn bản đề nghị gửi Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. 

• Định dạng: file Word (.docx) hoặc PDF/A, khổ A4, lề chuẩn hành chính. Tiêu đề: CÔNG VĂN ĐỀ NGHỊ THẨM ĐỊNH TÀI LIỆU HẾT THỜI HẠN LƯU TRỮ, TRÙNG LẶP.

Cấu trúc:

• Dòng nhận: “Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước”.

• Mục đích: trích dẫn Luật Lưu trữ 33/2024/QH15, Thông tư 06/2025/TT-BNV, Quyết định 507/QĐ-BNV.

• Nội dung đề nghị: tên tài liệu, niên đại, kho lưu, số lượng tập.

• Đề nghị thẩm định và thời gian mong muốn.

• Chữ ký, họ tên, chức vụ của Thủ trưởng cơ quan và đóng dấu đỏ.

• Quyết định thành lập Hội đồng xét hủy.

• Định dạng: văn bản hành chính, số quyết định, ngày tháng. Thành phần Hội đồng:

• Chủ tịch (Đại diện Lãnh đạo cơ quan)

• Thư ký (Chuyên viên Lưu trữ)

• 3–5 thành viên chuyên môn (Văn thư, pháp chế, nghiệp vụ liên quan)

• Nhiệm vụ: xác định tài liệu hết hạn hoặc trùng lặp.

• Thời hạn thực hiện: ghi rõ (ví dụ 15 ngày kể từ quyết định).

• Ký tên, đóng dấu.

• Danh mục tài liệu hết hạn/trùng lặp.

• Sử dụng mẫu Phụ lục II Thông tư 06/2025/TT-BNV. Cột bắt buộc: STT; Mã hồ sơ; Tên tài liệu; Niên đại; Số tập/trang; Lý do “hết hạn” hoặc “trùng lặp”.

• Lưu ý: ghi rõ kho, vị trí lưu hiện hành để tiện kiểm tra.

• Bản thuyết minh (giải thích vì sao hết giá trị, căn cứ pháp lý).

Gồm 4 phần:

• Giới thiệu chức năng, nhiệm vụ của tài liệu.

• Căn cứ xác định “hết thời hạn lưu trữ” (dẫn Bảng thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ).

• Nguyên nhân “trùng lặp” (nếu có nhiều bản sao, nhiều định dạng).

• Kết luận đề nghị thẩm định hủy.

• Ký tên, đóng dấu đơn vị.

• Biên bản họp Hội đồng xét hủy.

• Thời gian, địa điểm họp; thành phần dự họp.

• Nội dung thẩm định từng tài liệu: thống nhất “hủy” hoặc “giữ”.

• Kết quả biểu quyết, chữ ký Chủ tịch, Thư ký, các thành viên.

Bước 2. Gửi hồ sơ đề nghị

Có 3 cách thức nộp hồ sơ:

• • Trực tuyến qua Hệ thống Quản lý Lưu trữ lịch sử cấp Trung ương:

• Đăng nhập vào trang https://luutru.gov.vn/ Chọn “Dịch vụ công trực tuyến” → “Thẩm định tài liệu hết hạn”

• Tạo yêu cầu mới, điền thông tin và tải lên 5 file PDF (công văn, quyết định, danh mục, thuyết minh, biên bản).

• Ký số nếu tài liệu mật hoặc theo quy định.

• Nhấn “Gửi” và lưu lại Mã giao dịch.

• • Qua Hệ thống quản lý văn bản và điều hành.

• Soạn công văn chuyển cấp (đính kèm hồ sơ điện tử) theo quy định nội bộ. 

• Gửi tới địa chỉ công vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

• • Hoặc gửi qua bưu điện.

• Đóng gói hồ sơ in: bọc trong túi nhựa, dán kín, bọc ngoài phong bì A4. Ghi rõ người nhận:

- Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
- Địa chỉ: Số 18–20 Điện Biên Phủ, Q. Ba Đình, Hà Nội

• Gửi qua bưu điện ưu tiên và giữ số vận đơn.