THÔNG TƯ 02/2025/TT-BNNMT

Thông tư 02/2025/TT-BNNMT:

Quy định thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu trong lĩnh vực nông nghiệp và môi trường

I. CƠ SỞ PHÁP LÝ

Thông tư số 02/2025/TT-BNN&MT ban hành ngày 15/5/2025, có hiệu lực từ 01/7/2025, là văn bản pháp quy đầu tiên thống nhất toàn ngành về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu chuyên ngành thuộc lĩnh vực nông nghiệp, phát triển nông thôn và môi trường. Thông tư này được ban hành trên cơ sở các luật và nghị định sau:

• • Luật Lưu trữ năm 2024

  • Luật Bảo vệ Môi trường 2020

  • Luật Đa dạng sinh học 2008

  • Luật Tài nguyên nước, Luật Khoáng sản, Luật Lâm nghiệp

  • Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư

  • Nghị định 08/2022/NĐ-CP về quy định chi tiết một số điều của Luật Bảo vệ môi trường

Mục tiêu và phạm vi điều chỉnh

Thông tư được xây dựng nhằm:

• • Thống nhất cách xác định thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo từng lĩnh vực chuyên môn.

  • Đảm bảo tính pháp lý, nghiệp vụ và lịch sử của tài liệu.

  • Tạo cơ sở pháp lý cho việc số hóa, bảo quản và tiêu hủy tài liệu đúng quy định.

Phạm vi áp dụng bao gồm:

• • Các đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ Nông nghiệp và Môi trường.

  • Sở NN&MT các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

  • Các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu trong lĩnh vực nông nghiệp và môi trường.

II. Các khái niệm cơ bản về hồ sơ và thời hạn bảo quản

1. Hồ sơ và tài liệu

Hồ sơ, tài liệu là những thông tin, dữ liệu được ghi chép, lưu trữ dưới dạng văn bản, điện tử hoặc hình ảnh, phục vụ cho các hoạt động quản lý, giám sát, thanh tra và làm căn cứ xử lý các công việc hành chính sau này. Các hồ sơ này có thể bao gồm các văn bản hành chính, báo cáo nghiên cứu, dữ liệu thống kê, biên bản họp, hợp đồng, biên lai… Trong ngành nông nghiệp và môi trường, các hồ sơ này có thể từ hồ sơ về kinh phí, chứng từ xác nhận các khoản bồi thường trong dự án thu hồi đất3 cho đến các báo cáo về hiệu quả sử dụng các nguồn tài nguyên, như việc ứng dụng các biện pháp canh tác bền vững để giảm thiểu tác động tiêu cực của nông nghiệp hiện đại.

2. Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu

Thời hạn bảo quản được hiểu là khoảng thời gian tối đa mà một loại hồ sơ, tài liệu cần được lưu giữ đối với một đơn vị hay tổ chức theo quy định của pháp luật. Việc xác định thời hạn bảo quản phải dựa trên các yếu tố như tính chất pháp lý của hồ sơ, giá trị sử dụng về sau, yêu cầu minh bạch trong quản lý thông tin cũng như khả năng truy xuất khi cần thiết. Các yêu cầu này được nêu rõ trong các quy định về lưu trữ hành chính, và nay được định rõ hơn thông qua Thông tư 02/2025/TT-BNN&MT3.

3. Mối liên hệ giữa khái niệm bảo quản hồ sơ và hiệu quả quản lý

Các nghiên cứu và kinh nghiệm từ nhiều lĩnh vực cho thấy việc quản lý chu kỳ sinh của hồ sơ không chỉ góp phần vào việc bảo vệ giá trị của thông tin mà còn giúp tối ưu hóa nguồn lực cho các cơ quan hành chính. Ví dụ, công tác BTHT trong các dự án thu hồi đất tại Phổ Yên cho thấy việc lưu trữ hồ sơ và tài liệu một cách khoa học góp phần nâng cao tính minh bạch và hiệu quả trong công tác hỗ trợ và tái định cư3. Điều này nêu bật vai trò của việc xác định thời hạn bảo quản một cách hợp lý, giúp cân bằng giữa nhu cầu sử dụng và chi phí lưu trữ sau này.

III. Tầm quan trọng của việc quản lý hồ sơ, tài liệu

IV. KẾT CẤU VÀ ĐIỂM MỚI NỔI BẬT

V. Các Điểm Chính

VI. NGUYÊN TẮC XÁC ĐỊNH THỜI HẠN BẢO QUẢN

Việc xác định thời hạn lưu trữ được căn cứ theo các tiêu chí sau:

• • Thời hạn bảo quản được xác định căn cứ vào giá trị pháp lý, hành chính, thực tiễn và lịch sử, khoa học của hồ sơ, tài liệu.

  • Mức độ thường xuyên, lặp lại trong hoạt động nghiệp vụ;

  • Tác động đến cộng đồng, xã hội hoặc ngành nghề;

  • Yêu cầu bảo tồn, phục vụ tra cứu lâu dài;

  • Tính độc bản, không thể thay thế hoặc phục chế.

  • Với hồ sơ có nhiều văn bản, lấy văn bản có thời hạn cao nhất làm căn cứ cho cả hồ sơ.

  • Không sử dụng các cụm từ như “tạm thời”, “lâu dài”, “dài hạn” trong ghi chú thời hạn.

 Ý NGHĨA CHIẾN LƯỢC VÀ GIÁ TRỊ THỰC TIỄN

Thông tư 02/2025/TT-BNNMT không chỉ là văn bản kỹ thuật mà còn là công cụ quản trị chiến lược, mang lại nhiều lợi ích thiết thực:

• • Nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước: Giúp truy xuất thông tin nhanh chóng, chính xác, phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo.

  • Tối ưu hóa chi phí lưu trữ: Tránh lưu trữ tràn lan, kéo dài không cần thiết.

  • Thúc đẩy chuyển đổi số: Làm nền tảng cho việc xây dựng cơ sở dữ liệu ngành, hệ thống lưu trữ điện tử và quản lý tài liệu số.

  • Bảo tồn giá trị lịch sử – pháp lý: Góp phần gìn giữ những tài liệu có giá trị lâu dài cho quốc gia và ngành.

VII. HƯỚNG DẪN TRIỂN KHAI

Để triển khai hiệu quả Thông tư 02/2025/TT-BNN&MT, các cơ quan, tổ chức trong ngành cần thực hiện đầy đủ các bước sau:

1. Tổng kiểm kê, đối chiếu hồ sơ hiện có:

• • Thực hiện rà soát, phân loại toàn bộ hồ sơ đang lưu trữ tại đơn vị.

  • Sắp xếp lại hồ sơ theo đúng 19 nhóm chuyên ngành được quy định trong Phụ lục.

  • Đối chiếu từng hồ sơ với danh mục 388 loại hồ sơ để xác định chính xác tên, loại và thời hạn bảo quản tương ứng.

2. Ghi chú thời hạn bảo quản rõ ràng:

• Ghi thời hạn bảo quản trực tiếp trên bìa hồ sơ, hộp hồ sơ hoặc thông tin mô tả trong phần mềm quản lý tài liệu.

• Với hồ sơ có thời hạn tính từ thời điểm kết thúc công việc, cần xác định năm kết thúc rõ ràng để tính mốc thời gian bảo quản chính xác.

3. Áp dụng mã hóa và phân loại hồ sơ:

• Mỗi loại hồ sơ được gán mã số riêng dựa trên bảng phân nhóm.

• Trên bìa hồ sơ cần thể hiện: tên hồ sơ, mã số, thời hạn bảo quản, năm bắt đầu - năm kết thúc.

• Nếu quản lý trên phần mềm, cần xây dựng trường dữ liệu riêng cho mã hồ sơ và thời hạn bảo quản để tự động cảnh báo khi sắp hết hạn.

4. Lập bảng thời hạn bảo quản nội bộ:

• • Xây dựng bảng thời hạn bảo quản phù hợp đặc thù hoạt động của đơn vị, có thể chi tiết hơn nhưng không được thấp hơn mức quy định tại Thông tư.

  • Gửi bảng thời hạn nội bộ này tới cấp có thẩm quyền (Lãnh đạo đơn vị) để xem xét phê duyệt và ban hành chính thức.

5. Tập huấn, đào tạo cán bộ:

• • Tổ chức các lớp tập huấn nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác văn thư – lưu trữ.

  • Cung cấp tài liệu hướng dẫn, tài liệu mô phỏng xử lý hồ sơ cụ thể.

  • Nâng cao nhận thức về trách nhiệm và quy trình xử lý hồ sơ hết hạn, hồ sơ vĩnh viễn.

6. Phân loại tài liệu sắp hết thời hạn:

• • Định kỳ hằng năm hoặc 6 tháng/lần, lập danh mục các hồ sơ hết hoặc sắp hết thời hạn bảo quản.

  • Trình Hội đồng xác định giá trị tài liệu cơ quan để đánh giá lại giá trị tài liệu (nếu cần).

  • Lập hồ sơ trình cấp có thẩm quyền phê duyệt tiêu hủy hồ sơ hết giá trị theo đúng quy trình của Luật Lưu trữ.

7. Tăng cường số hóa và tích hợp hệ thống lưu trữ điện tử:

• • Đồng bộ hóa thời hạn bảo quản vào phần mềm quản lý tài liệu.

  • Gắn mã QR trên hộp hồ sơ phục vụ quét truy xuất thông tin.

VII. HƯỚNG DẪN TRIỂN KHAI

Kết luận: Một bước tiến tất yếu và kịp thời

Trong bối cảnh hiện đại hóa nền hành chính công và chuyển đổi số toàn diện, Thông tư 02/2025/TT-BNNMT là một bước đi tất yếu, kịp thời và có tầm nhìn xa, hỗ trợ cán bộ làm công tác văn thư – lưu trữ xác định đúng thời hạn lưu trữ hồ sơ tài liệu trong lĩnh vực nông nghiệp và môi trường. Việc triển khai hiệu quả Thông tư sẽ góp phần: 

✅ Giảm tải khối lượng tài liệu không còn giá trị
✅ Tăng hiệu quả xây dựng một hệ thống lưu trữ khoa học – hiện đại – bền vững, phục vụ điều hành, nghiên cứu phát triển ngành nông nghiệp và môi trường trong giai đoạn mới.
✅ Tăng cường quản lý nhà nước về tài liệu ngành nông nghiệp và môi trường