I. Một số khái niệm cơ bản trong công tác quản lý hồ sơ, tài liệu 

1. Khái niệm “tài liệu lưu trữ”

• Định nghĩa: Tài liệu lưu trữ là những tài liệu đã được lựa chọn, có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử.

• Thành phần:

  • Chủ yếu là bản gốc, bản chính.

  • Trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì sử dụng bản sao hợp pháp.

• Ý nghĩa: Đây là nguồn căn cứ pháp lý, quản lý, sử liệu lâu dài, là một bộ phận cấu thành “ký ức của tổ chức, quốc gia”.

2. Khái niệm “hồ sơ”

• • Định nghĩa: Hồ sơ là tập hợp các tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, sự việc, đối tượng hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức.

  • Đặc điểm cốt lõi:

    • • Hình thành trong quá trình giải quyết công việc: hồ sơ không phải là “gói tài liệu tập hợp cuối cùng” mà bắt đầu từ khi công việc phát sinh và tiếp tục được bổ sung cho đến khi kết thúc.

      • Gắn với chức năng, nhiệm vụ: chỉ cơ quan hoặc cá nhân có thẩm quyền, có trách nhiệm giải quyết công việc mới được lập hồ sơ.

      • Có giá trị pháp lý: hồ sơ bao gồm những văn bản có tính ràng buộc, là căn cứ pháp lý để lãnh đạo, quản lý, điều hành công việc.

3. Phân tích khái niệm “hồ sơ”

• Sai lầm trong nhận thức thực tiễn:

  • Nhiều cơ quan, đơn vị vẫn quan niệm lập hồ sơ là “khâu cuối cùng của công tác văn thư”, thường dồn đến cuối năm mới gom lại để lập hồ sơ.

  • Thực chất, điều này đi ngược bản chất: hồ sơ phải hình thành song hành cùng quá trình giải quyết công việc.

• Bản chất nghiệp vụ:

  • Lập hồ sơ = quá trình tập hợp, sắp xếp công văn, giấy tờ ngay từ khi công việc phát sinh, chứ không phải “chỉnh lý” sau này.

  • Hồ sơ không chỉ là “khái niệm phân loại tài liệu” mà là công cụ quản lý văn bản, phục vụ điều hành.

  • Các văn bản trong hồ sơ chính là căn cứ pháp lý cơ bản để thực hiện công việc.

• Thực tiễn chỉnh lý tài liệu hiện nay:

  • Nhiều nơi tạo ra “tập tài liệu tương đương hồ sơ” hoặc “đơn vị bảo quản” trong quá trình chỉnh lý, nhưng đây không được coi là “lập hồ sơ”.

  • Nguyên nhân: việc này chỉ mang tính phục hồi, xử lý hậu kỳ, không phản ánh đúng bản chất công tác lập hồ sơ.

4. Ý nghĩa quản lý – nghiệp vụ

• • Nhận thức đúng bản chất “hồ sơ” giúp:

    • Nâng cao hiệu quả công tác lập hồ sơ hiện hành.

    • Làm cơ sở để kiểm tra, thanh tra công tác văn thư – lưu trữ.

    • Đảm bảo hồ sơ được lập đúng lúc, đúng cách, phục vụ quản lý kịp thời.

Các loại hồ sơ cơ bản và khái niệm “lập hồ sơ” 

II. Vị trí, vai trò của quản lý và lập hồ sơ trong cơ quan, tổ chức 

1. Vị trí của công tác quản lý hồ sơ, tài liệu 

Bản chất: Quản lý hồ sơ, tài liệu chính là quản lý thông tin văn bản (bao gồm thông tin hiện hành và quá khứ).

Vị trí đặc biệt quan trọng:

• Được ví như hệ thống huyết quản của cơ quan, bảo đảm thông tin được lưu thông đầy đủ, chính xác, kịp thời, liên tục, không để “ùn tắc” hay “rò rỉ”.

• Là công việc bao trùm từ khâu hình thành tài liệu (văn thư) → quản lý hồ sơ tại cơ quan → lưu trữ lịch sử hoặc tiêu hủy.

Tính hệ thống: Quản lý hồ sơ, tài liệu là quá trình liên tục, đòi hỏi sự tham gia của tất cả cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan theo đúng nguyên tắc và nghiệp vụ.

2. Vai trò của công tác quản lý hồ sơ, tài liệu 

Sơ đồ quy trình quan hệ giữa Quản lý hồ sơ – Văn thư – Lập hồ sơ – Lưu trữ