Nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào lưu trữ cơ quan 

Trong công tác văn thư – lưu trữ, việc lập hồ sơ hiện hành giữ một vị trí đặc biệt quan trọng. Đây không chỉ là khâu kết thúc của quá trình văn thư mà còn là tiền đề trực tiếp cho công tác lưu trữ, ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý và khai thác tài liệu của cơ quan, tổ chức trong hiện tại và lâu dài. 

Vai trò và ý nghĩa của lập hồ sơ 

Quy trình lập hồ sơ hiện hành 

1. Mở hồ sơ

Mỗi hồ sơ được mở trên cơ sở một bìa hồ sơ theo mẫu chuẩn (TCVN 9251:2012). Khi mở hồ sơ, cán bộ cần:

• • Ghi tiêu đề hồ sơ ngắn gọn, phản ánh đúng nội dung công việc.

  • Xác định ký hiệu hồ sơ dựa trên chữ viết tắt của đơn vị và nội dung công việc.

  • Ghi rõ năm mở hồ sơ.

  • Các thông tin ban đầu (tiêu đề, thời hạn bảo quản) chỉ ghi bằng bút chì, đến khi kết thúc và hoàn chỉnh hồ sơ mới ghi bằng mực chính thức.

Trình tự mở hồ sơ

• Dự kiến tiêu đề hồ sơ và ghi lên bìa (sử dụng đặc trưng vấn đề và thời gian).

• Xác định ký hiệu hồ sơ dựa trên chữ viết tắt của đơn vị và nội dung hồ sơ, sau đó ghi vào mã hồ sơ.

• Ghi năm mở hồ sơ (lấy từ năm bắt đầu giải quyết công việc hoặc thực hiện nhiệm vụ).

Ví dụ cách mở hồ sơ:

• Tiêu đề: Hồ sơ giao đất cho Công ty TNHH A tại phường Thuận Giao, thị xã Thuận An năm 2012

• Ký hiệu: 01/CCĐĐ-TĐ

• Năm mở hồ sơ: 2012

Lưu ý khi mở hồ sơ

• Tiêu đề và thời hạn bảo quản hồ sơ ghi bằng bút chì; khi kết thúc và hoàn chỉnh mới viết chính thức bằng bút mực (không dùng mực đỏ).

• Vận dụng các đặc trưng để nhóm văn bản lập hồ sơ:

• Đặc trưng vấn đề: Nhóm văn bản, tài liệu cùng phản ánh về một sự việc trong khoảng thời gian xác định.
  Ví dụ: Hồ sơ cấp giấy phép khai thác nước dưới đất cho Công ty TNHH A tại phường Phú Hòa, thành phố Thủ Dầu Một năm 2022.

• Đặc trưng tên gọi: Tập hợp các văn bản cùng thể loại của cùng một tác giả trong khoảng thời gian nhất định.
  Ví dụ: Tập lưu Quyết định quý 1 của Sở Tài nguyên và Môi trường năm 2024.

• Đặc trưng cơ quan giao dịch: Văn bản giữa hai cơ quan về một vấn đề cụ thể trong khung thời gian xác định.
  Ví dụ: Hồ sơ trao đổi giữa Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Bình Dương với Trường Đại học KHXH&NV về mở lớp thạc sĩ lưu trữ năm 2018.

• Đặc trưng thời gian: Giới hạn năm, tháng của sự kiện hoặc thời gian ban hành văn bản, thường kết hợp với đặc trưng khác.
  Ví dụ: Báo cáo sơ kết công tác 06 tháng đầu năm 2018 của Sở Tài nguyên và Môi trường.

• Đặc trưng tác giả: Tập hợp các văn bản của cùng một tác giả.
  Ví dụ: Quyết định, chỉ thị của UBND tỉnh Bình Dương về công tác xóa đói giảm nghèo năm 2007.

• Đặc trưng địa dư (địa danh): Lập hồ sơ theo vùng, địa phương, tập hợp văn bản của nhiều cơ quan trong cùng khu vực.
  Ví dụ: Tập báo cáo của phòng TN&MT các huyện, thành phố thuộc tỉnh Bình Dương về tình hình giao đất năm 2019.

2. Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ

Trách nhiệm thu thập:

Trong quá trình giải quyết công việc, cán bộ phải kịp thời tập hợp đầy đủ văn bản, tài liệu có liên quan vào hồ sơ. Bao gồm cả:

• • Văn bản hành chính, pháp lý.

  • Tài liệu phát sinh như bài phát biểu, tham luận, báo cáo.

  • Tư liệu đặc biệt như phim, ảnh, ghi âm.

Việc thu thập phải đảm bảo tính toàn vẹn, đầy đủ, tránh thất lạc hoặc bỏ sót.

Nguyên tắc đảm bảo toàn vẹn

Cần thu thập kịp thời các loại văn bản, tài liệu như bài phát biểu của lãnh đạo, tham luận của đại biểu tại hội nghị, hội thảo… để đảm bảo sự đầy đủ, tránh thất lạc.

Căn cứ lựa chọn tài liệu

• • Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của đơn vị.

  • Bộ thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết tại thời điểm hiện hành.

  • Thực tế quá trình giải quyết công việc, ưu tiên đưa vào hồ sơ những văn bản, tài liệu có giá trị nội dung, pháp lý hoặc lịch sử.

3. Kết thúc và biên mục hồ sơ

5. Một số lưu ý trước, trong và sau khi lập hồ sơ hiện hành

a) Chữ viết và trang trí bìa hồ sơ

Chữ viết trên bìa hồ sơ phải rõ ràng, sạch đẹp, sử dụng mực tốt khó phai và đúng chính tả tiếng Việt. Chỉ viết tắt những thuật ngữ đã được quy ước.

b) Tiêu đề hồ sơ

Tiêu đề hồ sơ cần ngắn gọn, rõ ràng và đảm bảo thống nhất với nội dung tài liệu. Có thể căn cứ vào tiêu đề đã dự kiến trong Danh mục hồ sơ.
Yếu tố cơ bản của tiêu đề bao gồm: tên loại văn bản, tác giả, nội dung, địa điểm và thời gian. Thứ tự các yếu tố này có thể thay đổi tùy theo đặc trưng vận dụng để lập hồ sơ.

c) Chọn bản lưu và quản lý tài liệu phụ

• • Trong mỗi loại văn bản, chỉ lưu một bản vật lý có tình trạng tốt nhất.

  • Tài liệu phụ như sách, báo, áp phích… nếu đi kèm văn bản chính cũng được đưa vào hồ sơ.

  • Với phim, ảnh, băng đĩa ghi âm, ghi hình, phải bảo quản riêng nhưng ghi chú rõ vị trí lưu, đồng thời nộp kèm khi giao hồ sơ.

d) Xếp hồ sơ chương trình, kế hoạch, báo cáo hàng năm

Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác hàng năm được xếp vào năm mà nội dung văn bản đề cập, không nhất thiết là năm ban hành.

• Ví dụ 1: Chương trình công tác năm 2016 ban hành ngày 20/12/2015 vẫn xếp vào năm 2016.

• Ví dụ 2: Báo cáo tổng kết công tác năm 2015 ban hành ngày 20/01/2016 vẫn xếp vào năm 2015.

e) Xếp hồ sơ chương trình, kế hoạch hoặc báo cáo nhiều năm

• • Chương trình, kế hoạch nhiều năm xếp vào năm đầu của giai đoạn.
    Ví dụ: Chương trình ứng dụng CNTT 2025–2030 xếp năm 2025.

  • Báo cáo tổng kết công tác nhiều năm xếp vào năm cuối của giai đoạn.
    Ví dụ: Báo cáo tổng kết ứng dụng CNTT 2013–2023 xếp năm 2020.

f) Chia nhỏ hồ sơ dày

Nếu hồ sơ dày hơn 03 cm, phải tách thành nhiều đơn vị bảo quản (mỗi tập không nên mỏng dưới 01 cm). Việc phân chia căn cứ vào tác giả, nội dung, giá trị tài liệu, vấn đề, thời gian và khối lượng trang. Mỗi tập phải đủ yếu tố cấu thành như hồ sơ độc lập.
Ví dụ: Hồ sơ cấp giấy chứng nhận QSDĐ cho Công ty Becamex IDC (2022) có thể chia thành:

• • • Tập 1: Văn bản pháp lý

    • Tập 2: Giấy chứng nhận

    • Tập 3: Bản đồ quy hoạch

g) Quản lý sau khi lập hồ sơ

Sau khi kết thúc việc lập hồ sơ, cán bộ tiếp tục quản lý và bảo quản. Khi đến thời hạn bảo quản, hồ sơ được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan để đảm bảo lưu giữ lâu dài.