Phạm vi áp dụng

Nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu giấy và tài liệu trên vật mang tin khác phải tuân thủ:

• Tài liệu giấy (văn bản hành chính, hồ sơ công việc, báo cáo, quyết định…).

• Tài liệu trên vật mang tin khác (băng, đĩa, phim, microfilm, cassette, USB, CD/DVD, bản đồ, ảnh, băng ghi âm, video...).

Nguyên tắc: Tuân thủ quy định chung về nghiệp vụ lưu trữ và quy định riêng cho từng loại hình tài liệu.

→ Tức là mọi thao tác nghiệp vụ như thu nộp, xử lý, bảo quản, chuyển đổi… đều phải thực hiện đúng quy trình, tiêu chuẩn kỹ thuật và pháp lý.

Thu nộp tài liệu giấy

1. Yêu cầu lập hồ sơ

• • Tài liệu giấy khi nộp vào lưu trữ phải được lập thành hồ sơ đầy đủ, không nộp lẻ từng văn bản.

2. Hồ sơ phải đáp ứng các tiêu chí sau:

• • Tiêu đề hồ sơ rõ ràng, phản ánh đúng nội dung công việc

  • Số và ký hiệu hồ sơ theo Danh mục hồ sơ của cơ quan

  • Thời hạn lưu trữ: 5 năm, 10 năm, vĩnh viễn… theo quy định

  • Người lập hồ sơ: ghi rõ họ tên, chức vụ

  • Thời gian bắt đầu và kết thúc của hồ sơ

  • Đánh số tờ: từng trang tài liệu phải được đánh số liên tục

  • Lập danh mục tài liệu: bắt buộc đối với hồ sơ lưu trữ vĩnh viễn

→ Đây là cơ sở để kiểm kê, tra cứu và bảo quản lâu dài.

Chuyển đổi từ tài liệu lưu trữ số sang tài liệu giấy

1. Điều kiện để tài liệu giấy có giá trị pháp lý như bản số:

Tài liệu giấy được in ra từ hệ thống lưu trữ số có giá trị pháp lý như bản số nếu đáp ứng đủ: 

• • Thông tin toàn vẹn: nội dung không bị sai lệch so với bản số

  • Có thông tin xác định hệ thống nguồn: tên hệ thống, đơn vị chủ quản

  • Có dấu hiệu nhận biết chuyển đổi: ghi rõ nguồn gốc, có chữ ký và dấu xác nhận của cơ quan thực hiện chuyển đổi

👉 Bộ Nội vụ sẽ ban hành quy định kỹ thuật chi tiết về thể thức, trình bày và quy trình chuyển đổi. 

→ Điều này đảm bảo bản giấy được in ra từ hệ thống số vẫn có giá trị pháp lý như bản gốc điện tử.

2. Thể thức trình bày

• • Bộ Nội vụ sẽ ban hành quy định chi tiết về kỹ thuật trình bày, định dạng, bố cục, cách ghi chú… để đảm bảo tính chuẩn hóa và dễ kiểm tra.

Lưu trữ tài liệu trên vật mang tin khác

1. Nguyên tắc nghiệp vụ

Nghiệp vụ lưu trữ phải phù hợp với:

• Tính chất thông tin: nội dung, độ nhạy, độ bảo mật

• Tính chất vật mang tin: loại hình vật liệu (ví dụ: phim cần môi trường nhiệt độ – độ ẩm ổn định; băng từ cần chống ẩm mốc, tránh từ trường). 

→ Ví dụ: tài liệu âm thanh cần thiết bị phát lại chuyên dụng, tài liệu hình ảnh cần phần mềm xử lý ảnh…

2. Chuyển đổi sang tài liệu lưu trữ số

Tài liệu trên vật mang tin khác nên được chuyển đổi sang dạng số để:

• Dễ quản lý thuận tiện, tra cứu và khai thác giá trị. 

• Tăng khả năng bảo quản, sao lưu

• Phát huy giá trị sử dụng trong môi trường số hóa

→ Khi chuyển đổi sang số, phải đảm bảo: thông tin nguyên vẹn, có metadata mô tả, lập danh mục, và ghi rõ nguồn gốc. 

✅ Thực hành tại cơ quan:

• Hồ sơ giấy: Khi nộp lưu cuối năm, các phòng/ban phải hoàn chỉnh bìa hồ sơ, ghi đủ thông tin, lập Mục lục hồ sơ nộp lưu.

• Hồ sơ số: Nếu in ra để nộp lưu (ví dụ: quyết định ký số), phải có dấu xác nhận “chuyển đổi từ tài liệu điện tử” kèm chữ ký, đóng dấu cơ quan.

• Tài liệu đặc thù (vật mang tin khác): Các mẫu đất, phim chụp hiện trạng môi trường, dữ liệu quan trắc lưu trong USB/CD… phải được bảo quản riêng, đồng thời sao lưu thành bản số để dễ sử dụng.