Lập hồ sơ điện tử và giao nộp vào Lưu trữ cơ quan

I. Lập hồ sơ điện tử

1. Nguyên tắc thực hiện

• • Hồ sơ điện tử được lập song song với hồ sơ giấy, đảm bảo đầy đủ, chính xác, đồng bộ.

  • Văn bản điện tử phải được gắn mã số hồ sơ tương ứng trong Danh mục hồ sơ, để đảm bảo liên kết đúng nội dung công việc.

2. Công cụ sử dụng

• • Phần mềm Quản lý công văn thuộc Hệ điều hành tác nghiệp của Văn phòng Trung ương Đảng là công cụ chính thức.

  • Các cơ quan Đảng, tổ chức chính trị – xã hội sử dụng phần mềm này để:

  • Quản lý văn bản điện tử

  • Lập hồ sơ điện tử

  • Cập nhật Danh mục hồ sơ hằng năm

3. Cách lập hồ sơ điện tử

• • Mỗi văn bản điện tử khi đăng ký phải được gán mã số hồ sơ trong phần mềm.

  • Người xử lý công việc phải kiểm tra, cập nhật đúng mã số để đảm bảo tất cả văn bản liên quan đến cùng một việc mang cùng một mã hồ sơ.

  • Danh mục hồ sơ phải được cập nhật đầy đủ, chính xác vào phần mềm theo định kỳ.

II. Giao nộp tài liệu điện tử vào Lưu trữ cơ quan

1. Nguyên tắc thu thập

• • Nếu tài liệu điện tử và tài liệu giấy trùng nội dung → thu thập cả hai.

  • Nếu chỉ có bản giấy → phải quét thành file PDF, ký số bằng chữ ký số của cơ quan và cập nhật vào phần mềm.

2. Yêu cầu kiểm tra trước khi tiếp nhận

Lưu trữ cơ quan phải kiểm tra:

• • Tính xác thực: đảm bảo tài liệu là bản gốc hoặc bản chính số hóa hợp pháp

  • Tính toàn vẹn: không bị sửa đổi, mất dữ liệu

  • Khả năng truy cập: định dạng phổ biến, không lỗi, dễ mở

  • Cấu trúc và bối cảnh: tài liệu phải có metadata đầy đủ (tác giả, thời gian, nội dung, mã hồ sơ…)

III. Quy trình giao nộp hồ sơ điện tử

Bước 1: Thông báo tiếp nhận

• • Lưu trữ cơ quan gửi thông báo đến các đơn vị về việc tiếp nhận hồ sơ điện tử.

  • Kèm theo yêu cầu về định dạng, cấu trúc, phương tiện chuyển giao.

Bước 2: Thống nhất yêu cầu kỹ thuật

• Hai bên thống nhất về:

• Định dạng file (PDF/A, XML, DOCX…)

• Cấu trúc thư mục, metadata

• Phương tiện chuyển giao (USB, mạng nội bộ, hệ thống tích hợp…)

Bước 3: Giao nộp hồ sơ và dữ liệu đặc tả

• • Đơn vị nộp hồ sơ kèm theo dữ liệu đặc tả (metadata, mô tả nội dung, mã hóa…)

  • Có thể kèm theo danh mục hồ sơ điện tử nộp lưu (theo mẫu thống nhất).

Bước 4: Kiểm tra và xác nhận

• Lưu trữ cơ quan kiểm tra:

• Đủ và đúng theo danh mục

• Định dạng và cấu trúc chuẩn

• Liên kết chính xác giữa dữ liệu đặc tả và nội dung

• Quét vi-rút, kiểm tra lỗi file

Bước 5: Nhập vào hệ thống lưu trữ

• • Chuyển hồ sơ vào hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của cơ quan

  • Thực hiện sao lưu dự phòng: lưu trên server nội bộ, ổ cứng ngoài, hoặc hệ thống cloud nội bộ

 Bước 6: Lập hồ sơ nộp lưu

• Ghi nhận việc giao nộp bằng biên bản điện tử hoặc bản giấy

• Lưu trữ cơ quan lập hồ sơ nghiệp vụ về việc tiếp nhận, gồm:

• Danh mục hồ sơ

• Biên bản giao nhận

• Dữ liệu đặc tả

• Nhật ký kiểm tra và xử lý kỹ thuật