Văn bản luật

NHỮNG ĐIỂM MỚI TRONG LUẬT LƯU TRỮ 2024

Luật Lưu trữ năm 2024 – Những đổi mới quan trọng trong bảo quản, sử dụng, sao chép và chứng thực tài liệu lưu trữ

I. Tổng quan và bối cảnh ban hành Luật Lưu trữ 2024

Trong kỷ nguyên dữ liệu và chuyển đổi số, nhu cầu quản lý, bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ ngày càng cấp thiết. Luật Lưu trữ năm 2024 ra đời, thay thế Luật Lưu trữ năm 2011, không chỉ điều chỉnh toàn diện hơn mà còn cập nhật theo định hướng quốc gia số, tăng cường tính pháp lý cho các tài liệu điện tử, bản sao, và mở rộng quyền tiếp cận thông tin của công dân.

Luật gồm 8 chương, 65 điều, quy định về: tổ chức hoạt động lưu trữ; phân loại, bảo quản, tiêu hủy, khai thác, chứng thực tài liệu lưu trữ; trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong công tác lưu trữ.

II. Những điểm mới nổi bật của Luật Lưu trữ 2024

1. Khẳng định vai trò dữ liệu số và quản lý tài liệu lưu trữ điện tử

Lần đầu tiên, luật thừa nhận giá trị pháp lý của tài liệu lưu trữ điện tử, bản sao số, bản trích xuất dữ liệu và các hình thức sao chép khác.
Bổ sung quy định về tiêu chuẩn kỹ thuật quốc gia đối với hệ thống lưu trữ số.
Định danh và quy định giá trị pháp lý của “bản sao tài liệu lưu trữ số” theo Luật Giao dịch điện tử 2023.

2. Thiết lập quy định mới về chứng thực tài liệu lưu trữ

Lần đầu ban hành khái niệm “chứng thực lưu trữ”, gắn với trách nhiệm của cơ quan lưu trữ trong xác nhận bản gốc hoặc bản sao bằng chữ ký số chuyên dùng công vụ.
Chứng thực áp dụng cho cả bản giấy lẫn bản số, tăng giá trị pháp lý trong giao dịch hành chính và thương mại.

3. Mở rộng quyền khai thác, tiếp cận tài liệu lưu trữ

Cho phép tra cứu, sử dụng tài liệu lưu trữ không phân biệt tổ chức công – tư.
Đặc biệt, công dân có quyền tiếp cận tài liệu lưu trữ thông qua Cổng dữ liệu quốc gia.
Ưu tiên khai thác tài liệu cho nghiên cứu khoa học, giáo dục, phát triển chính sách.

4. Ràng buộc rõ ràng trách nhiệm của các chủ thể lưu trữ

Luật quy định rõ nghĩa vụ đối với cơ quan lưu trữ công và đơn vị lưu trữ tư nhân (cá nhân, tổ chức, dòng họ, cộng đồng).
Bắt buộc thiết lập kho lưu trữ đạt chuẩn, có kế hoạch sao lưu dự phòng và phương án khôi phục tài liệu khi gặp sự cố.
Yêu cầu định kỳ giám định chất lượng tài liệu, cập nhật cơ sở dữ liệu lưu trữ theo chuẩn thống nhất toàn quốc.

III. Trách nhiệm bảo quản tài liệu lưu trữ – Phân loại theo chủ thể

1. Cơ quan, tổ chức nhà nước (lưu trữ công)

Phải bảo quản đầy đủ hồ sơ hình thành trong hoạt động chuyên môn, hành chính, nghiệp vụ.
Có trách nhiệm xây dựng hệ thống kho, phòng lưu trữ chuyên dụng:
- Ổn định nhiệt độ (18–22°C), độ ẩm (50–60%), đảm bảo chống cháy, chống ẩm mốc.
- Có kế hoạch định kỳ bảo dưỡng thiết bị lưu trữ, phần mềm quản lý và quy trình sao lưu dữ liệu điện tử.
Phải đăng ký, cập nhật tài liệu lưu trữ lên Cơ sở dữ liệu quốc gia về lưu trữ.

2. Tổ chức, cá nhân lưu trữ tư nhân

- Tự chịu trách nhiệm bảo quản tài liệu thuộc sở hữu cá nhân, gia đình, dòng họ.
- Phải thực hiện lưu trữ trong điều kiện phù hợp (theo Điều 16 và Điều 37 Luật 2024).
- Được quyền phối hợp với các cơ quan lưu trữ nhà nước để chuyển giao, phục chế hoặc xác nhận tài liệu có giá trị lịch sử, khoa học.

IV. Sử dụng và khai thác tài liệu lưu trữ – Thủ tục, nguyên tắc mới

1. Quyền truy cập và phạm vi sử dụng

- Mọi công dân, tổ chức trong và ngoài nước được đăng ký, khai thác, sao chép tài liệu (trừ tài liệu thuộc danh mục hạn chế hoặc mật).
- Có thể truy cập tại chỗ hoặc trực tuyến thông qua Cổng dữ liệu quốc gia về lưu trữ (có hiệu lực từ 2026 khi vận hành hệ thống).

2. Thủ tục khai thác

- Gồm: đăng ký khai thác, trình giấy tờ tùy thân, nêu rõ mục đích sử dụng, đóng phí (nếu có).
- Cơ quan lưu trữ phải thông báo rõ thời gian xử lý, hình thức sao chép hoặc trích xuất tài liệu.

VI. Chứng thực tài liệu lưu trữ – Công cụ bảo vệ và minh bạch hóa

1. Mục đích và giá trị

- Bảo đảm tính xác thực, nguyên vẹn của tài liệu được sử dụng trong giao dịch hành chính, pháp lý, thương mại.
- Là cơ sở xác định giá trị pháp lý của bản sao hoặc tài liệu số.

2. Thủ tục chứng thực

- Người dùng nộp yêu cầu tại cơ quan lưu trữ có thẩm quyền.
- Trình bản gốc hoặc bản sao cần chứng thực, điền phiếu yêu cầu.
- Nhận kết quả trong thời hạn quy định (thường từ 3–7 ngày làm việc).
- Lệ phí chứng thực được quy định rõ, có thể miễn/giảm cho cá nhân khai thác phục vụ học thuật, nghiên cứu hoặc yêu cầu khẩn cấp.

VII. Đề xuất triển khai và khuyến nghị

Để thực hiện hiệu quả Luật Lưu trữ 2024, các cơ quan, đơn vị cần:

1. Rà soát và cập nhật quy trình nghiệp vụ

- Đánh giá lại quy trình phân loại, lập hồ sơ, chỉnh lý, giao nộp và tiêu hủy tài liệu.
- Bổ sung các thủ tục liên quan đến sao chép, khai thác, chứng thực.

2. Đầu tư hạ tầng kỹ thuật lưu trữ

- Nâng cấp kho lưu trữ đạt chuẩn, đầu tư phần mềm quản lý tài liệu điện tử.
- Lập kế hoạch số hóa tài liệu có giá trị bảo quản dài hạn.

3. Tập huấn nhân sự và phổ biến luật

- Tổ chức tập huấn chuyên sâu cho cán bộ lưu trữ về nội dung và kỹ năng thực hiện Luật.
- Phổ biến chính sách mới đến cán bộ các cấp, đơn vị hành chính, tổ chức có liên quan.

VIII. Kết luận

Luật Lưu trữ năm 2024 là một bước đột phá về thể chế trong công tác lưu trữ tại Việt Nam. Với nhiều quy định mới về bảo quản, truy cập, sao chép, chứng thực và khai thác tài liệu – văn bản này không chỉ nâng cao chất lượng dịch vụ lưu trữ công mà còn giúp bảo vệ tài sản thông tin quốc gia, phục vụ hiệu quả cho quá trình chuyển đổi số, nghiên cứu và minh bạch hành chính.

Từ 1/7/2025, các tổ chức, cá nhân cần chủ động chuyển đổi nhận thức, hệ thống và năng lực thực thi để bảo đảm phù hợp với luật mới – hướng đến một nền lưu trữ hiện đại, bền vững, công khai và phục vụ tốt hơn cho cộng đồng.