Ngày 03/6/2025, Chính phủ ban hành Nghị định số 113/2025/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ, thay thế Nghị định số 01/2013/NĐ-CP. Nghị định này có hiệu lực từ ngày 21/7/2025, trong đó Chương III quy định cụ thể về yêu cầu đối với kho lưu trữ tài liệu giấy và kho lưu trữ tài liệu trên vật mang tin khác.
Kho lưu trữ phải:
Đảm bảo an toàn, toàn vẹn, lâu dài của tài liệu.
Thuận tiện cho việc sử dụng và phát huy giá trị tài liệu.
Vị trí đặt kho thuận tiện giao thông, tránh khu vực nguy cơ cháy nổ, ô nhiễm.
Thiết kế hợp lý, liên hoàn, đáp ứng quy định về xây dựng, PCCC, phòng chống thiên tai.
Có biện pháp bảo vệ 24/7.
Cấu trúc kho gồm: khu bảo quản, khu phục vụ công chúng, khu hành chính và các khu khác.
Xác định theo tổng số mét giá tài liệu cần bảo quản:
Mức 1: < 3.000 mét giá
Mức 2: 3.000 – < 6.000 mét giá
Mức 3: 6.000 – < 10.000 mét giá
Mức 4: ≥ 10.000 mét giá
Căn cứ xác định bao gồm:
Số lượng tài liệu đang bảo quản.
Tài liệu đến hạn nộp từ các cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Tài liệu dự kiến hình thành và thu về.
Tài liệu lưu trữ tư ước tính được sưu tầm, cho tặng, ký gửi.
Bố trí độc lập với các khu khác, có lối ra vào riêng.
Kho giấy: diện tích sàn ≥ 1/5 tổng số mét giá bảo quản.
Kho vật mang tin: diện tích đáp ứng đủ trang thiết bị và thao tác bảo quản.
Sàn chịu tải tốt, chống động đất, thiên tai.
Tường, mái, cửa đáp ứng yêu cầu bảo vệ an toàn.
Duy trì nhiệt độ, độ ẩm theo khuyến cáo nhà sản xuất vật mang tin.
Có hệ thống an ninh, PCCC, thiết bị báo động, chữa cháy tự động, thông gió, hút ẩm.
Khu xử lý nghiệp vụ: tiếp nhận, khử trùng, khử axit, tu bổ, phục chế, số hóa…
Khu lắp đặt thiết bị kỹ thuật: hệ thống làm mát, giám sát, xử lý sự cố.
Khu hành chính và phục vụ công chúng:
Mức 1-2: có thể hợp nhất hai khu này.
Mức 3-4: phải tách biệt.
Điện chiếu sáng lắp đặt riêng, có ngắt điện chung và từng khu.
Đường ống nước kín, không rò rỉ, không đi qua khu bảo quản.
PCCC thiết kế phù hợp với tính chất tài liệu, tuân thủ quy định cứu hộ cứu nạn.