Khi xây dựng Danh mục hồ sơ, cần căn cứ vào:

• • Văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan và các đơn vị.

  • Quy chế làm việc của cơ quan.

  • Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan.

  • Kế hoạch, chương trình công tác hằng năm.

  • Danh mục hồ sơ của những năm trước.

  • Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan và bảng thời hạn bảo quản chuyên ngành (nếu có).

  • Mục lục hồ sơ của cơ quan.

1. Xây dựng khung đề mục

• Theo cơ cấu tổ chức: dùng tên các phòng/ban/đơn vị làm đề mục lớn.

• Theo lĩnh vực hoạt động: dùng tên các lĩnh vực chính của cơ quan (quản lý nhân sự, tài chính, kế hoạch, pháp chế…).

• Trong mỗi đề mục lớn có các đề mục nhỏ theo chức năng, nhiệm vụ hoặc nhóm công việc.

• Các hồ sơ được sắp xếp từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể.

2. Dự kiến hồ sơ và tiêu đề hồ sơ

• • Căn cứ kế hoạch năm, chương trình công tác và nhiệm vụ từng đơn vị để xác định hồ sơ sẽ hình thành.

  • Tiêu đề hồ sơ viết ngắn gọn, rõ ràng, phản ánh khái quát nội dung tài liệu.

    • Ví dụ: “Hồ sơ xây dựng kế hoạch công tác năm 2025 của Sở”, “Hồ sơ tổ chức hội nghị tổng kết công tác năm”.

3. Dự kiến thời hạn bảo quản

• • Căn cứ Bảng thời hạn bảo quản tài liệu do Bộ Nội vụ hoặc bộ, ngành chuyên ngành ban hành.

  • Ghi rõ thời hạn: 5 năm, 10 năm, 20 năm hoặc vĩnh viễn.

4. Đánh số và ký hiệu hồ sơ

• • Số hồ sơ = Ký hiệu đề mục lớn + số thứ tự hồ sơ.

  • Có thể đánh số liên tục trong toàn Danh mục hoặc riêng từng đề mục lớn.

    • Ví dụ: TH.01, TH.02 (TH = Tổng hợp).

Soạn thảo: Bộ phận văn thư – lưu trữ xây dựng dự thảo Danh mục hồ sơ.

Lấy ý kiến: Thống nhất với các phòng, ban, cá nhân liên quan.

Ban hành: Người đứng đầu cơ quan ký duyệt; áp dụng từ 01/01 hằng năm.

Tổ chức thực hiện:

• • Văn thư – lưu trữ phát hành Danh mục hồ sơ đến các đơn vị.

  • Các đơn vị, cá nhân căn cứ Danh mục để lập hồ sơ hiện hành.