Quy trình

LẬP HỒ SƠ TÀI LIỆU GIẤY 

Việc mở hồ sơ là bước đầu tiên trong quy trình quản lý tài liệu hành chính, nhằm đảm bảo tính hệ thống, đầy đủ và dễ tra cứu. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết theo từng tình huống cụ thể:

1. Chuẩn bị bìa hồ sơ đầu năm

• Bộ phận lưu trữ cơ quan có trách nhiệm in ấn, cấp phát bìa hồ sơ chuẩn (theo mẫu thống nhất) cho các đơn vị, cá nhân.

• Bìa hồ sơ cần có các trường thông tin: số hiệu hồ sơ, tên hồ sơ, thời gian mở, đơn vị/cá nhân lập, chế độ bảo quản, thời hạn lưu giữ.

• Việc cấp phát phải có danh sách theo dõi, ký nhận và hướng dẫn sử dụng kèm theo.

2. Trách nhiệm mở hồ sơ

• Mỗi cán bộ, công chức, viên chức khi thực hiện nhiệm vụ được giao phải chủ động mở hồ sơ để lưu trữ tài liệu phát sinh.

• Hồ sơ phải được mở ngay khi bắt đầu xử lý công việc, không để dồn tài liệu rồi mới lập hồ sơ.

• Việc mở hồ sơ phải tuân thủ đúng nguyên tắc phân loại, đặt tên, mã hóa theo quy định của cơ quan.

3. Mở hồ sơ theo Danh mục hồ sơ

Khi cơ quan đã xây dựng Danh mục hồ sơ (DMHS):

• Bộ phận lưu trữ trích sao phần liên quan từ DMHS và gửi đến từng đơn vị, cá nhân.

• Cán bộ căn cứ vào DMHS để mở hồ sơ đúng tên gọi, mã số, thời hạn lưu giữ.

• Nếu phát sinh hồ sơ ngoài dự kiến:

  • Bổ sung hồ sơ mới vào DMHS, ghi rõ lý do phát sinh.

• Nếu có hồ sơ dự kiến nhưng không hình thành:

• Ghi chú vào cột “Không hình thành hồ sơ” trong DMHS để tránh sai lệch thống kê.

4. Mở hồ sơ khi chưa có Danh mục hồ sơ

Trường hợp chưa xây dựng DMHS, cán bộ phải vận dụng các đặc trưng sau để mở hồ sơ:

a) Đặc trưng vấn đề

• • • Tập hợp tài liệu liên quan đến một sự kiện, vụ việc cụ thể trong một khoảng thời gian.

    • Ví dụ: hồ sơ tổ chức hội nghị, hồ sơ xử lý một vụ việc nội bộ.

b) Đặc trưng tên gọi văn bản

• • • Tập hợp các văn bản cùng thể loại (nghị quyết, thông báo, chỉ thị…) của cùng một đơn vị ban hành trong một kỳ thời gian.

    • Ví dụ: hồ sơ lưu văn bản đi của phòng hành chính trong quý I.

c) Đặc trưng tác giả

• • • Tập hợp văn bản của cùng một cơ quan ban hành, dù nội dung khác nhau.

    • Ví dụ: hồ sơ lưu văn bản của UBND tỉnh gửi đến trong năm.

d) Đặc trưng cơ quan giao dịch

• • • Tập hợp tài liệu phát sinh từ quá trình giao dịch giữa hai cơ quan về một vấn đề cụ thể.

    • Ví dụ: hồ sơ trao đổi giữa phòng tài chính và kho bạc về quyết toán ngân sách.

e) Đặc trưng địa dư

• • • Tập hợp tài liệu liên quan đến một địa bàn hành chính cụ thể. Ví dụ: hồ sơ về hoạt động tại xã Tân Bình trong năm 2025.

f) Đặc trưng thời gian

• • • Là yếu tố bổ trợ, giúp giới hạn phạm vi hồ sơ theo tháng, quý, năm.

    • Luôn kết hợp với các đặc trưng khác để xác định ranh giới hồ sơ.

5. Ghi nhận và quản lý hồ sơ đã mở

• • Mỗi hồ sơ khi mở phải được ghi vào sổ đăng ký hồ sơ hoặc phần mềm quản lý hồ sơ điện tử.

  • Thông tin cần ghi: số hiệu, tên hồ sơ, người mở, thời gian mở, đơn vị, chế độ lưu giữ.

  • Hồ sơ phải được bảo quản đúng quy định, tránh thất lạc, sai lệch nội dung.

Việc mở hồ sơ đúng cách không chỉ giúp quản lý tài liệu hiệu quả mà còn là cơ sở pháp lý để xác minh, tra cứu, phục vụ công tác kiểm tra, thanh tra và lưu trữ lâu dài.

1. Nguyên tắc thu thập

• • Mỗi cán bộ, công chức, viên chức khi xử lý công việc phải chủ động thu thập đầy đủ các văn bản, tài liệu liên quan đến nội dung công việc đó.

  • Tài liệu phải phù hợp với tiêu đề ghi trên bìa hồ sơ, không được đưa nhầm sang hồ sơ khác.

  • Bao gồm cả phụ lục, bản ghi âm, ghi hình, bài phát biểu, tham luận… nếu có liên quan đến hoạt động của cơ quan, kể cả diễn ra ngoài trụ sở.

2. Loại tài liệu cần thu thập

• • Văn bản hành chính: công văn, quyết định, thông báo, báo cáo…

  • Tài liệu chuyên môn: bản thuyết minh, bản vẽ, biểu mẫu, phiếu khảo sát…

  • Tư liệu bổ sung: sách, báo, tạp chí, bản tin nội bộ…

  • Tài liệu đa phương tiện: băng, đĩa ghi âm, ghi hình, ảnh chụp, file số hóa

3. Loại tài liệu không được đưa vào hồ sơ

• • Bản nháp, bản thừa, bản trùng lặp không có giá trị pháp lý

  • Văn bản thuộc diện thu hồi, hủy bỏ

  • Tài liệu không rõ nguồn gốc, không xác thực được tính hợp pháp

III. Sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ

1. Phân chia hồ sơ thành các đơn vị bảo quản (ĐVBQ)

• • Nếu hồ sơ dày trên 3 cm hoặc vượt quá 200 trang, cần chia thành nhiều ĐVBQ để dễ quản lý.

  • Mỗi ĐVBQ phải có tiêu đề đầy đủ, phản ánh nội dung cụ thể, có thể hoạt động như một hồ sơ độc lập.

  • Không chia nhỏ dưới 1 cm để tránh manh mún, khó bảo quản.

Ví dụ phân chia ĐVBQ:

• • Hồ sơ dự thảo văn bản: chia theo các lần hội thảo, các lần trình duyệt

  • Hồ sơ thực hiện Chỉ thị: chia theo các giai đoạn triển khai, sơ kết, tổng kết

2. Trình tự sắp xếp tài liệu trong hồ sơ (hoặc ĐVBQ)

Tùy theo đặc điểm tài liệu, có thể áp dụng một trong các cách sau:

a) Theo trình tự giải quyết công việc

• • • Văn bản khởi đầu → văn bản xử lý → văn bản tổng kết

    • Phù hợp với hồ sơ xử lý vụ việc, dự án, chương trình

b) Theo ngày tháng ban hành

• • • Văn bản ban hành sớm xếp trên, muộn xếp dưới

    • Áp dụng khi tài liệu cùng loại, cùng cơ quan ban hành

c) Theo số văn bản

• • • Số nhỏ xếp trên, số lớn xếp dưới

    • Thường dùng cho tập lưu văn bản đi của cơ quan

d) Theo vần chữ cái tiếng Việt

• • • Sắp xếp theo tên cơ quan, địa phương, cá nhân

    • Áp dụng khi có nhiều nguồn ban hành khác nhau

3. Lưu ý đặc biệt khi sắp xếp

• • Tài liệu phim, ảnh: cho vào bì riêng, ghi rõ địa chỉ bảo quản

  • Băng, đĩa ghi âm, ghi hình: cho vào hộp riêng, ghi ký hiệu tra cứu

  • Mỗi văn bản chỉ lưu một bản duy nhất, ưu tiên bản gốc hoặc bản chính

  • Nếu không có bản gốc, dùng bản sao hợp pháp có xác nhận

  • Tư liệu đính kèm (sách, báo, tạp chí) phải được sắp xếp cùng hồ sơ

  • Văn bản có nội dung về năm nào thì xếp vào năm đó, không theo ngày ban hành

Ví dụ:

• • Chương trình công tác năm 2015 ban hành ngày 18/12/2014 → xếp vào năm 2015

  • Báo cáo tổng kết năm 2015 ban hành ngày 20/01/2016 → vẫn xếp vào năm 2015

  • Kế hoạch nhiều năm (2005–2010) → xếp vào năm 2005

  • Báo cáo tổng kết nhiều năm → xếp vào năm cuối (2010)

1. Kiểm tra mức độ đầy đủ

• • Rà soát toàn bộ văn bản, tài liệu trong hồ sơ để đảm bảo không thiếu sót.

  • Nếu phát hiện thiếu tài liệu quan trọng, cần bổ sung ngay trước khi biên mục.

  • Đối chiếu với danh mục văn bản dự kiến để xác nhận tính đầy đủ.

2. Loại bỏ tài liệu không cần thiết

• • Loại bỏ bản trùng, bản nháp, bản thảo nếu đã có bản chính hoặc bản gốc.

  • Giữ lại bản thảo nếu có ghi chú chỉ đạo của lãnh đạo hoặc ý kiến góp ý quan trọng.

  • Loại bỏ bản chụp, tài liệu tham khảo không cần lưu giữ lâu dài.

  • Ghi chú rõ ràng về việc loại bỏ trong nhật ký xử lý hồ sơ.

3. Sắp xếp lại tài liệu

• • Sắp xếp theo trình tự thời gian, logic công việc hoặc theo số văn bản tùy đặc điểm hồ sơ.

  • Nếu hồ sơ dày, chia thành các đơn vị bảo quản (ĐVBQ) theo nội dung hoặc giai đoạn.

  • Đảm bảo mỗi ĐVBQ có tiêu đề rõ ràng, phản ánh đúng nội dung.

V. Biên mục hồ sơ (ĐVBQ)

1. Đánh số trang

• • Đánh số liên tục từ số 1 bằng chữ số Ả-rập, dùng bút chì đen mềm.

  • Vị trí: góc phải trên cùng, cách mép trên và mép phải 1 cm.

  • Chỉ đánh số vào trang có chữ, không đánh số trang trắng.

Lưu ý đặc biệt:

• • Trang khổ lớn gập đôi → tính là 2 trang.

  • Ảnh → đánh số mặt sau, góc trái trên; ghi số ảnh lên bì bảo quản.

  • Băng đĩa → đánh số trên nhãn, ghi số lên hộp bảo quản.

  • Trang dán từ báo, tạp chí → tính là một trang tài liệu.

  • Nếu đánh sót số → dùng số trước kèm a, b, c (ví dụ: 15a, 15b…).

  • Nếu loại bỏ tài liệu → bỏ trống số trang tương ứng.

  • Tư liệu dạng sách, báo, kỷ yếu → chỉ đánh một số chung cho cả quyển.

2. Viết mục lục văn bản, tài liệu

• • Ghi đầy đủ thông tin từng văn bản: số, ký hiệu, ngày ban hành, cơ quan ban hành, trích yếu nội dung, số trang.

  • Lập trên mẫu thống nhất, nên dùng Excel để dễ quản lý và tra cứu.

  • Mục lục đặt ngay sau bìa hồ sơ, nếu nhiều trang thì đánh số riêng.

3. Viết tờ chứng từ kết thúc

• • Ghi tổng số trang, số trang trùng, số trang khuyết.

  • Mô tả đặc điểm từng văn bản: viết tay, in, có ảnh, có tư liệu đính kèm…

  • Ghi tình trạng vật lý: mốc, ố, rách, nhàu… nếu có.

  • Ghi rõ ngày kết thúc hồ sơ, người biên mục ký xác nhận.

  • Tờ chứng từ đặt ở cuối hồ sơ (ĐVBQ), theo mẫu thống nhất.

4. Viết bìa hồ sơ

• Ghi đầy đủ thông tin:

• Tên phông

• Tên đơn vị, tổ chức

• Tiêu đề hồ sơ (ĐVBQ)

• Thời gian bắt đầu – kết thúc

• Số lượng trang

• Số phông, số mục lục, số tài liệu (viết tạm bằng bút chì)

• Thời hạn bảo quản (VD: 5 năm, 10 năm, vĩnh viễn)

Lưu ý khi viết bìa:

• • Chữ viết rõ ràng, sạch đẹp, dùng mực tốt, không phai.

  • Chỉ viết tắt những từ đã được quy ước.

  • Tiêu đề hồ sơ cần ngắn gọn, khái quát nội dung và thành phần tài liệu.

  • Trình tự thông tin: tên loại → tác giả → nội dung → địa điểm → thời gian (có thể linh hoạt).

VI. Hồ sơ nguyên tắc

Ngoài hồ sơ công việc, cần lập hồ sơ nguyên tắc để làm căn cứ xử lý thường xuyên:

• • Là tập hợp các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn có hiệu lực pháp lý như bản chính.

  • Do các cơ quan Đảng, Nhà nước ban hành về một lĩnh vực cụ thể.

Ví dụ: Tập văn bản hướng dẫn thể thức văn bản của Đảng giai đoạn 1997–2004.