Giải pháp nâng cao hiệu quả bảo quản tài liệu lưu trữ

I. Mở đầu

Trong tiến trình phát triển của mỗi quốc gia, tài liệu lưu trữ được xem là “ký ức sống” của dân tộc, là bằng chứng pháp lý xác thực, có giá trị chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học và xã hội to lớn. Việc bảo quản an toàn, lâu dài tài liệu lưu trữ không chỉ bảo vệ lợi ích của Nhà nước, tổ chức và công dân, mà còn góp phần giữ gìn di sản văn hóa quốc gia.

Luật Lưu trữ 2024 đã khẳng định rõ: “Tài liệu lưu trữ phải được bảo quản an toàn, toàn vẹn, lâu dài; không được hủy hoại, làm mất mát hoặc để hư hỏng” (Điều 6). Đây là cơ sở pháp lý quan trọng, đặt ra trách nhiệm nặng nề nhưng cũng rất vinh dự cho mỗi cơ quan, tổ chức và cá nhân làm công tác lưu trữ.

Tuy nhiên, thực tiễn cho thấy công tác bảo quản tài liệu hiện nay còn nhiều hạn chế: cơ sở vật chất kho tàng xuống cấp, trang thiết bị chưa đáp ứng chuẩn kỹ thuật, nhân lực còn thiếu và yếu, công nghệ số hóa triển khai chậm. Điều đó đặt ra yêu cầu cấp thiết phải có các giải pháp đồng bộ, vừa tuân thủ pháp luật, vừa ứng dụng tiến bộ khoa học – công nghệ để nâng cao hiệu quả bảo quản tài liệu lưu trữ.

Giải pháp nâng cao hiệu quả bảo quản tài liệu lưu trữ theo quy định pháp luật hiện hành 

1. Tuân thủ nghiêm các quy định pháp luật về lưu trữ

Mọi cơ quan, tổ chức phải thực hiện đúng quy định của Luật Lưu trữ 2024 và các văn bản hướng dẫn. Điều 21 của Luật nêu rõ: “Tài liệu lưu trữ phải được bảo quản trong kho chuyên dụng, đáp ứng tiêu chuẩn về diện tích, tải trọng, an toàn phòng cháy, chống ẩm, chống mối mọt và bảo đảm điều kiện khí hậu ổn định.”

Việc tận dụng phòng làm việc cũ hoặc nơi tạm bợ để chứa tài liệu là không còn phù hợp, thậm chí vi phạm pháp luật. Do đó, các cơ quan cần khẩn trương rà soát, khắc phục tồn tại, bố trí kho tàng chuyên dụng đạt chuẩn.

2. Đầu tư xây dựng, cải tạo kho lưu trữ đạt chuẩn

Theo Nghị định 113/2025/NĐ-CP, kho lưu trữ phải được xây dựng tại vị trí cao ráo, an toàn, thuận lợi giao thông và tính toán đủ quy mô cho 15–20 năm khai thác. Về kỹ thuật, kho cần có:

• Tường 2 lớp: chống thấm, chống nóng, chịu lửa tối thiểu 4 giờ.

• Sàn chịu tải 850–1.200 kg/m², thích hợp với giá compack.

• Hệ thống điện ngầm, cầu dao riêng từng tầng.

• Điều kiện môi trường (theo QCVN 03:2022/VTLT): nhiệt độ 20 ± 2°C, độ ẩm 50 ± 5°C, ánh sáng không quá 25 lux trong kho, lưu lượng gió 1–8 lần/giờ.

3. Trang thiết bị bảo quản hiện đại

Các cơ quan cần thay thế giá gỗ bằng giá compack hoặc giá thép sơn tĩnh điện; sử dụng hộp đựng giấy trung tính có nhãn, số hiệu rõ ràng; tài liệu quý bổ sung túi hút ẩm silica gel.

Mỗi kho phải có nhiệt ẩm kế, hệ thống ghi dữ liệu tự động, máy hút ẩm, điều hòa, quạt thông gió, máy hút bụi. Phòng chống cháy nổ bằng bình CO₂, bột khô, hệ thống báo cháy tự động và diễn tập thường xuyên.

4. Tổ chức, xử lý tài liệu trước và sau khi nhập kho

Tài liệu phải được vệ sinh, khử trùng, kiểm tra thống kê, đóng gói chuẩn trước khi nhập kho. Nguyên tắc xếp tài liệu theo số lưu trữ, sơ đồ giá; không đặt trực tiếp xuống sàn. Hàng năm tiến hành kiểm kê, xử lý, phục chế hoặc sao chụp bảo hiểm đối với tài liệu hư hỏng.

5. Ứng dụng công nghệ số và số hóa tài liệu

Điều 28 Luật Lưu trữ 2024 quy định: “Tài liệu lưu trữ điện tử phải được bảo quản trong hệ thống có khả năng bảo đảm tính toàn vẹn, xác thực, truy cập lâu dài.”

Theo đó, các cơ quan cần:

• • Xây dựng hệ thống lưu trữ điện tử tập trung, có sao lưu nhiều lớp (máy chủ chính, dự phòng, đám mây).

  • Bảo mật bằng chữ ký số, mã hóa dữ liệu, phân quyền truy cập.

  • Ứng dụng AI, blockchain trong xác thực, truy xuất và khôi phục dữ liệu.

Số hóa giúp vừa bảo quản lâu dài, vừa tăng khả năng khai thác nhanh chóng, minh bạch.

6. Nâng cao năng lực đội ngũ cán bộ lưu trữ

Luật Lưu trữ 2024 (Điều 30) nhấn mạnh: “Cán bộ, công chức, viên chức làm công tác lưu trữ phải được đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ, bảo đảm đủ năng lực thực hiện nhiệm vụ.”

Cần đào tạo chuyên sâu về hóa học giấy, xử lý nấm mốc, tu bổ tài liệu; tổ chức các lớp bồi dưỡng về lưu trữ số; đồng thời có chính sách đãi ngộ để thu hút nhân lực chất lượng cao.

7. Phát huy trách nhiệm người đứng đầu và tăng cường giám sát

Người đứng đầu cơ quan phải trực tiếp chỉ đạo, chịu trách nhiệm trước pháp luật về công tác bảo quản. Công tác lưu trữ cần đưa vào chương trình kiểm tra, giám sát nội bộ; bố trí kinh phí thường xuyên; xử lý nghiêm hành vi làm mất, hư hỏng tài liệu.

Điều 36 Nghị định 113/2025/NĐ-CP quy định rõ các mức xử phạt, từ cảnh cáo đến phạt tiền hàng trăm triệu đồng đối với hành vi hủy hoại, làm mất tài liệu lưu trữ.

8. Đẩy mạnh tuyên truyền, nâng cao nhận thức cộng đồng

Bên cạnh giải pháp kỹ thuật, cần huy động sức mạnh toàn xã hội thông qua tuyên truyền, triển lãm tài liệu, đưa kiến thức lưu trữ vào trường học. Qua đó, xây dựng ý thức cộng đồng về việc gìn giữ tài liệu lưu trữ – “tài sản quý giá của dân tộc”.