Vai trò của quản lý hồ sơ

Quản lý hồ sơ, tài liệu là một phần không thể thiếu trong công tác văn phòng. Nếu làm tốt sẽ:

• • Tra cứu nhanh chóng, chính xác: Ví dụ, khi lãnh đạo yêu cầu báo cáo về tình hình giải quyết đơn thư năm trước, nếu hồ sơ được sắp xếp khoa học, cán bộ chỉ mất vài phút để lấy hồ sơ thay vì cả ngày lục tìm.

  • Giữ bí mật cơ quan, đơn vị: Tài liệu mật về ngân sách, kế hoạch nhân sự, nếu không được quản lý chặt chẽ có thể bị rò rỉ, ảnh hưởng đến uy tín, an toàn cơ quan.

  • Kết nối văn thư và lưu trữ: Hồ sơ được lập đúng chuẩn giúp bộ phận lưu trữ dễ dàng tiếp nhận, tránh tình trạng nộp “bó gói”, khó khai thác sau này.

  • Hỗ trợ cán bộ, công chức: Khi giải quyết công việc, cán bộ có hồ sơ đầy đủ sẽ có căn cứ rõ ràng để đưa ra ý kiến chính xác, nâng cao hiệu quả.

Chế độ quản lý hồ sơ, tài liệu 

1. Trách nhiệm của chuyên viên

• • Không được tự ý mang tài liệu cơ quan về nhà riêng hoặc sang cơ quan khác.

Ví dụ: Một chuyên viên xử lý hồ sơ dự án xây dựng, nếu mang về nhà có thể làm thất lạc bản vẽ quan trọng, dẫn đến rò rỉ thông tin.

• • Hồ sơ mật phải được cất riêng, trong tủ khóa, sau giờ làm việc phải khóa lại; nghỉ lễ dài ngày phải niêm phong.

2. Lập và sắp xếp hồ sơ

• • Mỗi loại tài liệu phải để trong cặp, bìa riêng.

Ví dụ:

• • • Cặp 1: Hồ sơ nhân sự (hợp đồng, quyết định bổ nhiệm).

    • Cặp 2: Hồ sơ tài chính (dự toán, quyết toán).

    • Cặp 3: Hồ sơ hành chính (công văn đi – đến).

3. Quản lý tại kho lưu trữ

• • Kho lưu trữ phải có điều kiện an toàn: phòng chống cháy nổ, ẩm mốc, côn trùng.

  • Tài liệu trước khi nhập kho phải được khử trùng, dán nhãn rõ ràng.

Ví dụ: Hộp tài liệu “Công văn đến năm 2023” sẽ ghi rõ: số lượng, thời gian, bộ phận nộp.

4. Quy định tiêu hủy hồ sơ

• • Nghiêm cấm tự ý tiêu hủy.

Ví dụ: Khi một phòng ban muốn tiêu hủy “Sổ theo dõi khách đến làm việc năm 2018”, phải bàn giao cho Bộ phận Lưu trữ. Bộ phận này kiểm tra, nếu hết giá trị thì mới thực hiện tiêu hủy theo đúng quy trình (lập biên bản, có hội đồng chứng kiến).

Nội dung công việc quản lý hồ sơ, tài liệu 

1. Phân loại hồ sơ

• • • Hồ sơ công việc: phục vụ xử lý hàng ngày, chỉ giữ trong thời gian nhất định.

    • Hồ sơ nhân sự: lưu dài hạn, phục vụ quản lý cán bộ.

Ví dụ: Hồ sơ nghỉ hưu của một cán bộ phải chuyển về bộ phận lưu trữ để tiếp tục theo dõi theo quy định.

2. Đánh giá giá trị tài liệu

• • • Tài liệu có giá trị lâu dài → bảo quản vĩnh viễn (ví dụ: quyết định thành lập cơ quan).

    • Tài liệu chỉ có giá trị ngắn hạn → bảo quản 05–10 năm (ví dụ: báo cáo công việc hàng năm).

    • Tài liệu hết giá trị → tiêu hủy (ví dụ: bản nháp, bản sao chụp không còn cần thiết).

3. Chỉnh lý, sắp xếp

• Hồ sơ phải có thứ tự khoa học: theo thời gian, số công văn hoặc theo nội dung.

Ví dụ: Công văn đến xếp theo số thứ tự đăng ký, không xếp lẫn lộn theo người xử lý.

4. Thống kê hồ sơ

• • • Lập danh mục, sổ theo dõi để biết trong kho có bao nhiêu hồ sơ, thuộc lĩnh vực nào.

Ví dụ: Danh mục hồ sơ tài chính gồm 25 hộp, lưu từ năm 2015 – 2023, đang đặt tại giá số 3.

5. Bảo quản hồ sơ

• • • Định kỳ vệ sinh, kiểm tra cặp, hộp, tủ.

    • Tài liệu trước khi nhập kho phải sạch, khử trùng.

    • Hộp, cặp dán nhãn ghi rõ nội dung

    • Có biện pháp chống mối, mọt, ẩm mốc; đảm bảo nhiệt độ, độ ẩm phù hợp.

6. Khai thác, sử dụng hồ sơ

• • • Cán bộ, đơn vị có nhu cầu nghiên cứu hoặc giải quyết công việc có thể tra cứu, mượn hồ sơ theo quy định.

Ví dụ: Khi Sở Nội vụ cần kiểm tra hồ sơ bổ nhiệm cán bộ năm 2020, Bộ phận Lưu trữ sẽ cung cấp đúng hồ sơ, có ký nhận mượn – trả để tránh thất lạc.