Khái niệm tài liệu lưu trữ dạng giấy 

Theo khoản 5 Điều 2 Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15, tài liệu lưu trữ là tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng thuộc các chế độ chính trị - xã hội được lưu trữ theo quy định của Luật này và pháp luật khác có liên quan. Trong đó, tài liệu lưu trữ dạng giấy là tài liệu trên vật mang tin khác là tài liệu tạo lập trên giấy, trên vật mang tin khác.

Tài liệu giấy bao gồm:

• • Văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính.

  • Hồ sơ công việc, hồ sơ cá nhân.

  • Bản đồ, sơ đồ, bản vẽ kỹ thuật in trên giấy.

  • Biên bản, báo cáo, sổ sách, tạp chí, ấn phẩm có giá trị lưu trữ.

Đặc điểm của tài liệu giấy:

• • Dễ bị tác động bởi yếu tố vật lý (nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng).

  • Dễ hư hỏng bởi sinh vật gây hại (mối, mọt, nấm mốc).

  • Có nguy cơ mất mát thông tin nếu không được bảo quản kịp thời.

Vì vậy, bảo quản tài liệu giấy không chỉ là giữ gìn vật chất (tờ giấy) mà còn là bảo vệ giá trị thông tin chứa đựng bên trong.

Cơ sở pháp lý trực tiếp điều chỉnh công tác bảo quản 

Công tác bảo quản tài liệu dạng giấy hiện nay được điều chỉnh bởi hệ thống văn bản pháp luật mới nhất, bao gồm:

• Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 – có hiệu lực từ ngày 01/7/2025, thay thế Luật Lưu trữ 2011. Luật quy định nguyên tắc bảo quản tài liệu lưu trữ phải toàn vẹn, an toàn, lâu dài, phù hợp với điều kiện môi trường và yêu cầu sử dụng.

- Điều 20. Yêu cầu bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ; 

- Điều 21. Kho lưu trữ chuyên dụng;

- Điều 22. Lưu trữ dự phòng.

• Công văn số 111/NVĐP ngày 04 tháng 4 năm 1995 V/v hướng dẫn bảo quản tài liệu lưu trữ hướng dẫn cụ thể:

- Kho bảo quản.

- Trang thiết bị bảo quản.

- Tổ chức tài liệu trong kho.

- Thực hiện các biện pháp, kỹ thuật bảo quản.

- Tu bổ, phục chế tài liệu.

• Nghị định số 113/2025/NĐ-CP ngày 03 tháng 6 năm 2025 quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ; 

- Điều 8. Yêu cầu chung đối với Kho tài liệu giấy và Kho tài liệu khác

- Điều 9. Quy mô của Kho tài liệu giấy

- Điều 10. Yêu cầu về khu vực kho bảo quản tài liệu lưu trữ

- Điều 11. Các khu vực khác của kho lưu trữ

- Điều 12. Yêu cầu về hệ thống điện, cấp thoát nước và phòng cháy, chữa cháy

• Tiêu chuẩn TCVN:

- Giá, tủ chuyên dùng trong kho phù hợp với số lượng, loại hình, kho cỡ tài liệu và đáp ứng các yêu cầu về vật liệu, ngoại quan, cấu tạo và độ chịu tải theo Tiêu chuẩn TCVN 9253:2012 về Giá bảo quản tài liệu lưu trữ;

- Bìa, hộp (cặp) bảo quản hồ sơ, tài liệu phải đáp ứng yêu cầu kỹ thuật theo Tiêu chuẩn TCVN 9251:2012 về Bìa hồ sơ lưu trữ và TCVN 9252:2012 về Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ;

Khái niệm nghiệp vụ bảo quản tài liệu giấy 

Theo quan điểm lưu trữ học, bảo quản tài liệu là tổng thể các biện pháp tổ chức, kỹ thuật và khoa học nhằm kéo dài tuổi thọ tài liệu, đảm bảo khả năng sử dụng lâu dài. Với tài liệu giấy, nghiệp vụ bảo quản bao gồm:

• • Phòng ngừa: kiểm soát môi trường, sử dụng vật liệu bảo quản chuẩn.

  • Can thiệp kỹ thuật: tu bổ, phục chế khi tài liệu hư hỏng.

  • Quản lý tổ chức: xây dựng quy trình, phân công trách nhiệm, kiểm kê định kỳ.

  • Ứng dụng công nghệ: sử dụng thiết bị đo nhiệt – ẩm, hệ thống cảnh báo, phần mềm quản lý kho.

Như vậy, bảo quản tài liệu giấy không phải là công việc “để nguyên trên giá” mà là một chu trình nghiệp vụ liên tục, đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa pháp lý, kỹ thuật và tổ chức.

Mối quan hệ giữa bảo quản và số hóa 

Trong kỷ nguyên chuyển đổi số, nhiều người lầm tưởng rằng số hóa có thể thay thế hoàn toàn bảo quản giấy. Tuy nhiên, Luật Lưu trữ 2024 đã khẳng định:

• • Tài liệu số và tài liệu giấy cùng tồn tại song song.

  • Số hóa chỉ là giải pháp hỗ trợ khai thác nhanh và giảm áp lực kho giấy.

  • Bản gốc giấy vẫn giữ giá trị pháp lý và chứng cứ gốc trong nhiều trường hợp.

Vì vậy, bảo quản tài liệu giấy vẫn là nhiệm vụ cốt lõi, đồng thời cần kết hợp với số hóa để tối ưu hóa việc quản lý và sử dụng.

Ý nghĩa của việc chuẩn hóa cơ sở pháp lý 

Việc ban hành Luật Lưu trữ 2024 và Thông tư 06/2025 đã đưa công tác bảo quản tài liệu giấy tại Việt Nam vào một khuôn khổ pháp lý minh bạch, có tính bắt buộc, giúp:

• • Tạo cơ sở cho cơ quan, đơn vị xây dựng quy trình nội bộ.

  • Chuẩn hóa kỹ thuật và nghiệp vụ trên toàn quốc.

  • Tăng cường trách nhiệm của lãnh đạo cơ quan, cán bộ lưu trữ.

  • Nâng cao hiệu quả bảo vệ tài sản thông tin quốc gia.