TRÁCH NHIỆM BẢO QUẢN HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀ NHỮNG ĐIỂM MỚI TRONG SỬ DỤNG, SAO, CHỨNG THỰC

Luật Lưu trữ 2024: Nâng tầm quản trị tài liệu quốc gia trong kỷ nguyên số

Ngày 21/6/2024, Quốc hội khóa XV chính thức thông qua Luật số 33/2024/QH15 về lưu trữ, đánh dấu một bước chuyển mạnh mẽ trong cách Việt Nam bảo vệ và khai thác di sản thông tin quốc gia. Với 8 chương và 65 điều, đạo luật này sẽ có hiệu lực từ ngày 1/7/2025 và được kỳ vọng sẽ định hình lại toàn bộ hệ thống lưu trữ theo hướng minh bạch, hiện đại và số hóa đồng bộ.

🔍 Tài liệu lưu trữ là một bộ phận đặc biệt quan trọng trong quá trình quản lý hành chính và phát triển bền vững quốc gia. Việc bảo quản, sử dụng và chứng thực tài liệu lưu trữ không chỉ có giá trị nghiệp vụ mà còn mang tính pháp lý và lịch sử. Bài viết dưới đây sẽ trình bày cụ thể các quy định pháp luật hiện hành về trách nhiệm bảo quản, hình thức sử dụng và chứng thực tài liệu lưu trữ.

Trách nhiệm bảo quản tài liệu lưu trữ

Không chỉ là giữ gìn, mà là gìn giữ giá trị lịch sử

Cơ quan lưu trữ công

Các cơ quan thuộc Nhà nước được giao nhiệm vụ bảo quản tài liệu phải đảm bảo quy trình nghiêm ngặt, bao gồm:

• • • Tổ chức kho lưu trữ chuẩn kỹ thuật: Về nhiệt độ, độ ẩm, chống mối mọt, cháy nổ, và kiểm soát môi trường lưu trữ.

    • Sao lưu dữ liệu định kỳ: Ít nhất hai bản lưu độc lập để tránh mất mát khi xảy ra sự cố.

    • Giám định chất lượng tài liệu định kỳ: Phát hiện hư hại để có phương án phục hồi kịp thời.

    • Tích hợp dữ liệu vào cơ sở lưu trữ quốc gia: Đồng bộ tài liệu vật lý và số, phục vụ quản lý, truy xuất, thống kê toàn quốc.

Chủ thể lưu trữ tư nhân

Luật mới thừa nhận vai trò của cá nhân, gia đình, dòng họ và cộng đồng trong việc bảo vệ tài liệu:

• • • Được phép lưu giữ tài liệu có giá trị, với hỗ trợ kỹ thuật từ cơ quan nhà nước.

    • Có thể bàn giao tài liệu cho nhà nước khi đạt đủ tiêu chí lịch sử, văn hóa hoặc pháp lý.

    • Khuyến khích đăng ký lưu trữ và khai thác tài liệu theo quy định để bảo vệ quyền sở hữu và giá trị lâu dài.

📚 Quy định mới về sử dụng tài liệu lưu trữ: Mở rộng quyền tiếp cận thông tin

Một trong những điểm đột phá của Luật Lưu trữ 2024 là nâng cao quyền truy cập của công dân và tổ chức vào tài liệu lưu trữ:

• • Quyền truy cập phổ cập: Không phân biệt người dùng, phục vụ nghiên cứu khoa học, báo chí, giáo dục, hành chính...

  • Cổng dữ liệu lưu trữ quốc gia: Cho phép tra cứu, tải tài liệu bản số, đăng ký sao chứng thực hoàn toàn trực tuyến.

  • Minh bạch và kiểm soát: Các yêu cầu khai thác phải ghi nhận lý do sử dụng, tránh lạm dụng hoặc xâm phạm quyền riêng tư.

📄 Bản sao tài liệu lưu trữ: Chính danh hóa bản số và tiêu chuẩn hóa quy trình

Luật 2024 chính thức công nhận giá trị pháp lý của bản sao tài liệu lưu trữ, kể cả bản số:

• • • Định nghĩa bản sao: Bao gồm việc sao chụp giấy tờ, trích xuất, scan, hoặc sao số có toàn văn nội dung gốc.

    • Giá trị pháp lý bản sao số: Tương đương tài liệu giấy khi đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật quốc gia và được chứng thực.

    • Cơ chế cấp bản sao: Do cơ quan lưu trữ thực hiện, đảm bảo độ xác thực và đúng quy trình. Người dùng được nhận bản sao qua cả hình thức giấy hoặc điện tử.

✅ Chứng thực tài liệu lưu trữ: Chuyển đổi số và trách nhiệm pháp lý

Cơ chế chứng thực tài liệu lưu trữ cũng có những thay đổi căn bản:

• • • Chứng thực bản giấy lẫn bản số: Kèm dấu xác nhận, chữ ký số công vụ do Bộ Quốc phòng quy định tiêu chuẩn.

    • Phục vụ đa dạng mục đích: Bao gồm pháp lý, hành chính, nghiên cứu và thậm chí giao dịch thương mại.

    • Trách nhiệm giải trình: Cơ quan chứng thực phải lưu hồ sơ chứng thực, có thể bị kiểm tra chất lượng và chịu trách nhiệm nếu sai lệch.

🌱 Lời kết: Quản trị dữ liệu là quản trị tương lai

Luật Lưu trữ 2024 không chỉ đơn thuần là bảo quản văn bản. Nó là cơ sở nền tảng giúp Việt Nam xây dựng một hệ sinh thái dữ liệu quốc gia, gắn kết giữa quá khứ và hiện tại, giữa người dân và chính quyền, giữa truyền thống và công nghệ.

Các tổ chức, cá nhân cần chuẩn bị:

Rà soát lại hệ thống lưu trữ nội bộ.

• • Bổ sung năng lực nhân sự chuyên trách lưu trữ.

  • Đầu tư hạ tầng kỹ thuật theo hướng lưu trữ số.

Nếu vận hành tốt, đạo luật này sẽ trở thành đòn bẩy giúp Việt Nam tiến gần hơn đến mục tiêu chính phủ số và nền hành chính hiện đại, thông minh.