Nguyên tắc an toàn lâu dài 

Bảo quản tài liệu giấy phải hướng đến mục tiêu lâu dài, phục vụ nhiều thế hệ. Điều này được thể hiện ở các khía cạnh:

• • Môi trường bảo quản ổn định: duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng trong mức chuẩn.

  • Hệ thống phòng cháy chữa cháy: thiết bị báo khói, bình chữa cháy, vòi phun khí trơ (thay vì nước) để tránh hư hỏng giấy.

  • Kho chuyên dụng: tường, trần, sàn chống ẩm, cách nhiệt, có biện pháp chống ngập lụt.

  • Kế hoạch dự phòng: di chuyển tài liệu khẩn cấp trong tình huống thảm họa (cháy nổ, thiên tai).

Nguyên tắc này gắn với trách nhiệm pháp lý của thủ trưởng cơ quan, được quy định tại Điều 20 Luật Lưu trữ 2024 và Thông tư 06/2025/TT-BNV.

Nguyên tắc khả dụng và dễ khai thác 

Bảo quản không đồng nghĩa với “cất giữ” mà phải bảo đảm khả năng khai thác, sử dụng thuận tiện.

• • Tài liệu phải được phân loại, lập mục lục, gắn nhãn để dễ tìm kiếm.

  • Hệ thống tra cứu (sổ mục lục, cơ sở dữ liệu quản lý) phải đồng bộ với vị trí thực tế trong kho.

  • Bảo quản đi đôi với phục vụ khai thác: tài liệu phải sẵn sàng cung cấp khi có yêu cầu hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

Thông tư 06/2025 nhấn mạnh: việc lập danh mục, kiểm kê, dán nhãn là yêu cầu bắt buộc, vừa để bảo quản vừa để phục vụ tra cứu.

Nguyên tắc phòng ngừa hơn khắc phục 

Trong lưu trữ học, chi phí và công sức phục chế tài liệu hư hỏng luôn cao hơn rất nhiều so với việc phòng ngừa từ đầu. Vì vậy, nguyên tắc “phòng ngừa” được coi là kim chỉ nam trong bảo quản tài liệu giấy.

Các biện pháp phòng ngừa bao gồm:

• • Kiểm soát chặt chẽ điều kiện kho (nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng).

  • Định kỳ vệ sinh, phun thuốc chống mối mọt.

  • Sử dụng hộp, bìa, giá kệ đạt chuẩn lưu trữ.

  • Kiểm tra thường xuyên tình trạng tài liệu, phát hiện sớm dấu hiệu ẩm mốc, hư hại.

Nguyên tắc này cũng phù hợp với tinh thần của Điều 19 Luật Lưu trữ 2024: cơ quan, tổ chức phải “thường xuyên kiểm tra, thực hiện biện pháp bảo đảm an toàn tài liệu lưu trữ”.

Nguyên tắc phân loại giá trị và ưu tiên 

Không phải tất cả tài liệu giấy đều có giá trị và thời hạn bảo quản như nhau. Vì vậy, cần phân loại theo giá trị pháp lý, lịch sử, khoa học và thực tiễn. 

• • Tài liệu có giá trị vĩnh viễn: cần ưu tiên bảo quản trong điều kiện tốt nhất.

  • Tài liệu có giá trị bảo quản có thời hạn (05 năm, 10 năm, 20 năm, 50 năm): bảo quản theo mức độ phù hợp.

  • Tài liệu hết giá trị: lập danh mục tiêu hủy theo quy định của Thông tư 06/2025.

Nguyên tắc này giúp tập trung nguồn lực cho các tài liệu quan trọng, tránh lãng phí trong việc bảo quản khối lượng lớn tài liệu kém giá trị.

Nguyên tắc kết hợp giữa bảo quản giấy và số hóa 

Bảo quản tài liệu giấy cần kết hợp chặt chẽ với số hóa để:

• • Giảm tần suất khai thác trực tiếp bản gốc (bảo vệ tốt hơn).

  • Cung cấp bản sao số nhanh chóng, thuận tiện.

  • Dự phòng rủi ro mất mát.

Tuy nhiên, nguyên tắc này cũng nhấn mạnh: số hóa không thay thế bảo quản giấy gốc, trừ khi có quy định pháp luật đặc biệt.

Nguyên tắc trách nhiệm rõ ràng 

Mỗi khâu bảo quản đều phải có cá nhân, bộ phận chịu trách nhiệm cụ thể.

• • Lãnh đạo cơ quan: chỉ đạo chung, bảo đảm điều kiện vật chất.

  • Văn phòng hoặc phòng hành chính: tổ chức thực hiện, hướng dẫn.

  • Cán bộ lưu trữ: trực tiếp quản lý kho, kiểm tra, xử lý tình huống.

Việc xác định rõ trách nhiệm sẽ ngăn ngừa tình trạng “cha chung không ai khóc”, đảm bảo tính minh bạch và kỷ luật trong công tác bảo quản.

Các nguyên tắc cơ bản nêu trên là nền tảng lý luận và pháp lý để triển khai mọi nghiệp vụ bảo quản tài liệu giấy. Chúng vừa bảo đảm tính khoa học, vừa đáp ứng yêu cầu pháp luật, đồng thời định hướng cho các cơ quan, đơn vị trong việc xây dựng quy trình bảo quản phù hợp với điều kiện thực tiễn.