Nghiệp vụ lưu trữ

TRONG CƠ QUAN NHÀ NƯỚC

Bảo đảm tính liên tục, minh bạch và hiện đại hóa hành chính công

Nghiệp vụ lưu trữ trong cơ quan nhà nước:

Chuẩn hóa quy trình, đảm bảo chuyên môn và tuân thủ pháp luật hiện hành

Tóm tắt

Nghiệp vụ lưu trữ là trụ cột của bộ máy hành chính, không chỉ “giữ tài liệu” mà là chu trình khoa học và pháp lý từ thu thập đến hủy bỏ hồ sơ, tài liệu. Trong bối cảnh cải cách hành chính và chuyển đổi số, việc tổ chức, bảo quản, số hóa và khai thác tài liệu đúng quy định pháp luật càng trở nên thiết yếu. Bài viết hệ thống hóa định nghĩa, khung pháp lý, bước thực hiện, thực trạng triển khai và giải pháp nhằm hoàn thiện nghiệp vụ lưu trữ trong các cơ quan nhà nước.

2. Khung pháp lý

Cơ sở pháp lý chính điều chỉnh nghiệp vụ lưu trữ:

- Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 (có hiệu lực từ 01/07/2025): quy định toàn diện về nguyên tắc, phân hạng, thời hạn nộp, xác định giá trị, kho lưu trữ giấy và số, lưu trữ tư nhân dưới giám sát nhà nước.
- Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư: hướng dẫn chi tiết nghiệp vụ văn bản đi, đến và quản lý hồ sơ công việc.
- Thông tư 01/2019/TT-BNV hướng dẫn xác định giá trị tài liệu; Thông tư 09/2011/TT-BNV về tài liệu lưu trữ điện tử; Thông tư 06/2025/TT-BNV quy định về giám sát và cấp chứng chỉ hành nghề lưu trữ.
- Tiêu chuẩn TCVN 9250:2012 và các quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về kho lưu trữ: môi trường, an toàn và phòng cháy chữa cháy.
- Luật An toàn thông tin mạng 2015, Nghị quyết 52/NQ-TW về Công nghiệp 4.0: khẳng định giá trị pháp lý của tài liệu điện tử và công nghệ số trong lưu trữ.

1. Khái niệm và vai trò

Nghiệp vụ lưu trữ bao gồm toàn bộ các hoạt động chuyên môn nhằm:

- Thu thập, tiếp nhận tài liệu phát sinh trong quá trình công vụ
- Lập hồ sơ và chỉnh lý, phân loại theo giá trị, chủ đề, thời hạn bảo quản
- Bảo quản vật lý và số hóa tài liệu để lưu trữ điện tử
- Khai thác, cung cấp và sử dụng tài liệu đúng đối tượng, mục đích
- Hủy tài liệu hết giá trị theo quy trình pháp lý

Vai trò then chốt:

- Cung cấp căn cứ pháp lý cho điều hành, thanh tra, kiểm tra và giải quyết khiếu nại
- Đảm bảo thông tin liên tục, minh bạch, hỗ trợ ra quyết định chính xác
- Bảo tồn giá trị lịch sử, pháp lý và văn hóa của tài liệu lưu trữ
- Là nền tảng cho chính phủ điện tử khi tài liệu điện tử dần thay thế giấy

Nghiệp vụ lưu trữ là chuỗi hoạt động chuyên môn, áp dụng các phương pháp khoa học để quản lý toàn bộ vòng đời hồ sơ, tài liệu:

Thu thập và tiếp nhận: số hóa hoặc tiếp nhận bản giấy từ các phòng, ban khi hoàn thành công việc.
Lập hồ sơ và chỉnh lý: phân loại theo chủ đề, mã hiệu, thời hạn bảo quản (vĩnh viễn, 20 năm, 10 năm, 5 năm).
Bảo quản: đảm bảo môi trường kho (nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, chống cháy nổ, mối mọt) và hạ tầng số (phần mềm, sao lưu dự phòng).
Khai thác, sử dụng: cấp phát, tra cứu hồ sơ đúng đối tượng, mục đích, tuân thủ nguyên tắc bảo mật và minh bạch.
Hủy tài liệu hết giá trị: thành lập hội đồng thẩm định, lập biên bản tiêu hủy và thực hiện theo quy trình pháp lý.

Trong môi trường hành chính công, nghiệp vụ lưu trữ đáp ứng các yêu cầu: ghi nhận hoạt động điều hành, làm cơ sở cho thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại; phục vụ tra cứu thông tin cho người dân, doanh nghiệp; và bảo tồn di sản lịch sử – pháp lý của Nhà nước.

II. Nội dung nghiệp vụ lưu trữ cơ bản

Xác định giá trị tài liệu

Lưu trữ phân loại tài liệu thành hai nhóm chính: bảo quản vĩnh viễn và có thời hạn (5, 10, 20 năm), nhằm xác định thời gian lưu trữ phù hợp.

Căn cứ để xác định giá trị bao gồm:

- - Tính pháp lý của văn bản
  - Giá trị sử dụng trong quản lý, điều hành
  - Giá trị lịch sử, khoa học

Văn bản hướng dẫn:

- - Thông tư 06/2025/TT-BNV (xác định giá trị tài liệu)
  - Thông tư 09/2011/TT-BNV (quản lý tài liệu điện tử)

Lập hồ sơ tài liệu

Hồ sơ được lập song song với quá trình xử lý công việc, bảo đảm không bỏ sót văn bản đến, đi, dự thảo, báo cáo, phụ lục.

Mỗi hồ sơ phải có:

Bìa hồ sơ với mã hiệu, đề mục
Mục lục liệt kê các tài liệu bên trong
Tài liệu sắp xếp theo trình tự thời gian hoặc nội dung công việc

Chỉnh lý tài liệu

Chỉnh lý giúp chuẩn hóa, dễ tra cứu và quản lý lâu dài.

Các bước chỉnh lý:

- - Sắp xếp, phân loại theo phông lưu trữ
  - Lập mục lục chi tiết từng hồ sơ
  - Đánh số, dán nhãn và hoàn thiện bìa hồ sơ
  - Áp dụng định mức chỉnh lý theo Thông tư 16/2023/TT-BNV

Lập danh mục và thống kê

Việc lập danh mục, thống kê hỗ trợ quản lý kho và lập báo cáo định kỳ.

Công việc chính:

- - Danh mục hồ sơ hết giá trị lưu trữ
  - Danh mục hồ sơ nộp lưu hàng năm
  - Ghi chép số lượng, mã hồ sơ, thời hạn bảo quản vào sổ đăng ký
  - Cập nhật và tổng hợp số liệu định kỳ

Giao nộp tài liệu vào lưu trữ

Tài liệu hoàn thành công việc phải nộp vào kho lưu trữ trong vòng 1 năm, trừ trường hợp mật phải chờ giải mật.

Quy trình giao nộp:

- - Thực hiện theo danh mục đã phê duyệt
  - Lập biên bản giao nhận, ghi sổ kho lưu trữ
  - Kiểm tra tình trạng hồ sơ trước khi tiếp nhận

Bảo quản tài liệu

Bảo quản tốt đảm bảo tài liệu không bị hư hỏng, dễ khai thác:

Kho giấy:

- - Nhiệt độ 18–22 °C, độ ẩm 55–60 %
  - Ánh sáng khuếch tán, chống mốc, chống cháy nổ và côn trùng

Kho điện tử:

- - Hạ tầng máy chủ đạt mức an toàn cấp 3
  - Sao lưu định kỳ, mã hóa, kiểm soát truy cập
  - Vệ sinh, bảo dưỡng thiết bị định kỳ

Khai thác và sử dụng tài liệu

Khai thác tài liệu phải tuân thủ quy định bảo mật và phục vụ mục đích rõ ràng:

- - Người dùng lập phiếu yêu cầu khai thác
  - Cán bộ lưu trữ ghi nhật ký luồng ra vào
  - Cung cấp bản sao, trích lục có xác nhận theo quy định

Tiêu hủy tài liệu hết giá trị

Tài liệu không còn giá trị lưu trữ phải được tiêu hủy tập trung, minh bạch:

- - Lập danh mục tài liệu hủy
  - Trình hội đồng thẩm định ở cấp có thẩm quyền
  - Lập biên bản tiêu hủy và lưu giữ theo quy trình

III. Một số biểu mẫu chuẩn

Mục lục hồ sơ công việc
Biên bản giao nhận tài liệu
Phiếu thống kê và danh mục tài liệu hết giá trị
Sổ đăng ký hồ sơ đến và sổ kho lưu trữ
Phiếu yêu cầu khai thác và nhật ký sử dụng tài liệu
Biên bản tiêu hủy tài liệu

IV. Quy trình nghiệp vụ lưu trữ

1. 1. Lập hồ sơ công việc
    - Song hành với xử lý công việc, gắn mã hiệu, ghi nhật ký luồng tài liệu.
  2. Thu nộp tài liệu
    - Nộp vào lưu trữ hiện hành trong vòng 1 năm (tài liệu mật chờ giải mật).
  3. Chỉnh lý, phân loại và xác định giá trị
    - Áp dụng danh mục hồ sơ và bảng thời hạn bảo quản do Bộ Nội vụ ban hành.
  4. Bảo quản vật lý và số hóa
    - Kho giấy: kiểm soát môi trường, kệ di động, an ninh 24/7.
    - Kho số: hạ tầng máy chủ, sao lưu, mã hóa, xác thực.
  5. Khai thác, cung cấp và sử dụng
    - Đăng ký tra cứu, cấp phát theo mục đích, chứng thực bản sao theo Luật Lưu trữ.
  6. Hủy tài liệu hết giá trị
    - Thành lập hội đồng, lập biên bản, tổ chức tiêu hủy tập trung.

V. Thực trạng triển khai

Kết quả tích cực

Các bộ, ngành, địa phương đã thành lập bộ phận lưu trữ chuyên trách, đầu tư kho đạt chuẩn và áp dụng phần mềm quản lý điện tử. Trung tâm Lưu trữ Quốc gia phục vụ hàng nghìn lượt tra cứu mỗi năm.

Hạn chế và thách thức

- - Cơ sở vật chất cấp huyện, xã thiếu hụt, môi trường kho chưa kiểm soát tốt.
  - Nhân lực chuyên trách khan hiếm, thiếu kỹ năng số hóa và bảo mật.
  - Phần mềm lưu trữ điện tử chưa đồng bộ, dữ liệu liên cơ quan chưa liên thông.
  - Xác định giá trị tài liệu đôi khi mang tính hình thức.

VI. Giải pháp hoàn thiện

- - Đầu tư kho chuyên dụng theo quy chuẩn, trang bị kệ di động, hệ thống điều hòa, PCCC và giám sát an ninh.
  - Đào tạo chuyên sâu về lưu trữ, số hóa, bảo mật thông tin; khuyến khích cấp chứng chỉ hành nghề.
  - Triển khai phần mềm quản lý tài liệu tích hợp AI, Big Data, tự động phân loại và thống kê.
  - Ứng dụng Blockchain cho định danh, xác thực và lưu trữ lịch sử chỉnh sửa tài liệu.
  - Cập nhật chính sách, hướng dẫn chi tiết về lưu trữ điện tử, tài liệu giá trị đặc biệt.
  - Tăng cường thanh tra, xử lý nghiêm vi phạm quy trình lưu trữ.
  - Nâng cao nhận thức lãnh đạo về vai trò chiến lược của nghiệp vụ lưu trữ trong chính phủ điện tử.

Kết luận

Nghiệp vụ lưu trữ là huyết mạch giữ vững minh bạch, hợp pháp và hiệu quả cho bộ máy hành chính nhà nước. Việc đồng bộ pháp lý, tổ chức, phương pháp, hạ tầng và con người, kết hợp chuyển đổi số, sẽ đưa công tác lưu trữ lên tầm chuyên nghiệp, phục vụ tốt hơn cho chính phủ điện tử và bảo tồn giá trị tài liệu quốc gia.

VII. Xu hướng và đề xuất thêm

- - Xây dựng kho lưu trữ ảo đa phương tiện, tích hợp dữ liệu âm thanh, hình ảnh và video.
  - Hợp tác với viện bảo tàng, thư viện để chia sẻ nguồn lực và kinh nghiệm bảo quản.
  - Phát triển khóa học trực tuyến về nghiệp vụ lưu trữ, số hóa và bảo mật thông tin.
  - Thiết lập hệ sinh thái dịch vụ lưu trữ tư nhân, mở rộng lựa chọn cho các cơ quan, tổ chức.