Danh mục một số nhóm hồ sơ, tài liệu thường gặp trong cơ quan hành chính

Nhóm văn bản hình thành chủ yếu:

• • • Văn bản đi – đến (công văn, thông báo, tờ trình, quyết định hành chính).

    • Hồ sơ quản lý con dấu, đăng ký văn bản.

    • Hồ sơ hội nghị, cuộc họp, báo cáo định kỳ, báo cáo tổng kết.

    • Hồ sơ công tác cải cách hành chính, ứng dụng CNTT trong quản lý.
      👉 Ví dụ: Hồ sơ “Báo cáo kết quả công tác năm 2024 của UBND huyện X”.

Nhóm văn bản thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử:

• • • Văn bản quy phạm pháp luật, quyết định, chỉ thị quan trọng của cơ quan (UBND, Bộ, ngành).

    • Báo cáo tổng kết hàng năm, 05 năm, 10 năm về tình hình phát triển kinh tế – xã hội.

    • Hồ sơ hội nghị, hội thảo, đối ngoại quan trọng.

    • Hồ sơ chương trình, kế hoạch cải cách hành chính, chuyển đổi số cấp tỉnh, cấp Bộ.
      👉 Ví dụ: “Báo cáo tổng kết 10 năm thực hiện chương trình cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2021–2030”.

Nhóm văn bản hình thành chủ yếu:

• • • Hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức (lý lịch, quyết định bổ nhiệm, nâng lương, kỷ luật, nghỉ hưu).

    • Hồ sơ đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn.

    • Hồ sơ thi đua, khen thưởng, kỷ luật.

    • Hồ sơ tuyển dụng, tiếp nhận, hợp đồng lao động.
      👉 Ví dụ: Hồ sơ “Quyết định nâng lương trước hạn của viên chức thuộc phòng Nội vụ”.

Nhóm văn bản thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử:

• • • Hồ sơ cán bộ lãnh đạo cấp cao (Bộ trưởng, Chủ tịch UBND, Giám đốc Sở, Chủ tịch HĐND).

    • Quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, kỷ luật lãnh đạo chủ chốt.

    • Hồ sơ khen thưởng cấp nhà nước (Huân chương, Huy chương, Danh hiệu Anh hùng...).

    • Hồ sơ tuyển chọn, quy hoạch cán bộ lãnh đạo cấp tỉnh, cấp Bộ.
      👉 Ví dụ: “Hồ sơ bổ nhiệm Giám đốc Sở Nội vụ nhiệm kỳ 2025–2030”.

Nhóm văn bản hình thành chủ yếu:

• • • Dự toán, quyết toán ngân sách hàng năm.

    • Hồ sơ quản lý thu – chi, chứng từ kế toán.

    • Hồ sơ quản lý tài sản công, mua sắm trang thiết bị.

    • Hồ sơ thanh toán, hợp đồng kinh tế, hóa đơn chứng từ.
      👉 Ví dụ: Hồ sơ “Chứng từ chi ngân hàng năm 2023”.

Nhóm văn bản thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử:

• • • Báo cáo quyết toán ngân sách tỉnh/thành phố, Bộ, ngành.

    • Hồ sơ phân bổ ngân sách trung ương cho địa phương.

    • Hồ sơ quản lý, sử dụng tài sản công có giá trị lớn (đất đai, trụ sở, công sản).

    • Hồ sơ quyết toán các khoản viện trợ quốc tế, ODA.
      👉 Ví dụ: “Hồ sơ quyết toán ngân sách nhà nước năm 2024 của tỉnh Quảng Ninh”.

Nhóm văn bản hình thành chủ yếu:

• • • Hồ sơ lập, thẩm định, phê duyệt dự án đầu tư.

    • Hồ sơ đấu thầu, lựa chọn nhà thầu.

    • Hồ sơ thi công, giám sát, nghiệm thu công trình.

    • Hồ sơ quyết toán dự án hoàn thành.
      👉 Ví dụ: Hồ sơ “Dự án xây dựng trụ sở của công ty Y”.

Nhóm văn bản thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử:

• • • Hồ sơ các dự án trọng điểm quốc gia, cấp tỉnh (giao thông, y tế, giáo dục, quốc phòng, an ninh).

    • Hồ sơ quy hoạch phát triển đô thị, vùng kinh tế trọng điểm.

    • Hồ sơ đấu thầu, ký kết hợp đồng dự án quan trọng.

    • Hồ sơ quyết toán dự án sau nghiệm thu.
      👉 Ví dụ: “Hồ sơ dự án cao tốc Bắc – Nam đoạn qua tỉnh Nghệ An (2021–2026)”.

Nhóm văn bản hình thành chủ yếu:

• • • Hồ sơ xây dựng, góp ý, ban hành văn bản quy phạm pháp luật.

    • Hồ sơ pháp lý, quy chế, quy định nội bộ.

    • Hồ sơ giải quyết khiếu nại, tố cáo.

    • Hồ sơ tham gia ý kiến, thẩm định pháp lý đối với dự án, hợp đồng.
      👉 Ví dụ: Hồ sơ “Dự thảo Quy chế quản lý tài sản công và ý kiến góp ý”.

Nhóm văn bản thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử:

• • • Hồ sơ xây dựng, thẩm định và ban hành văn bản quy phạm pháp luật (luật, nghị định, quyết định, thông tư).

    • Hồ sơ giải quyết các vụ việc khiếu nại, tố cáo điển hình, mang tính tiền lệ.

    • Hồ sơ xử lý các vụ việc pháp lý quan trọng liên quan đến lợi ích nhà nước.

    • Hồ sơ xây dựng quy chế quản lý, điều hành ở cấp Bộ, tỉnh.
      👉 Ví dụ: “Hồ sơ xây dựng Nghị quyết của HĐND tỉnh về Quy hoạch phát triển kinh tế – xã hội giai đoạn 2021–2030”.

Nhóm văn bản hình thành chủ yếu:

• • • Hồ sơ kế hoạch thanh tra, kiểm tra.

    • Hồ sơ đoàn thanh tra (quyết định, biên bản, báo cáo, kết luận).

    • Hồ sơ tiếp công dân, xử lý đơn thư khiếu nại, tố cáo.

    • Hồ sơ kiểm tra nội bộ, kiểm toán.
      👉 Ví dụ: Hồ sơ “Kết luận thanh tra công tác tài chính tại phòng Giáo dục huyện X”.

Nhóm văn bản thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử:

• • • Hồ sơ các cuộc thanh tra lớn, liên quan đến quản lý tài chính, đất đai, đầu tư.

    • Hồ sơ thanh tra chuyên ngành có ảnh hưởng lớn (môi trường, y tế, giáo dục, xây dựng).

    • Hồ sơ kết luận giải quyết khiếu nại, tố cáo nghiêm trọng, phức tạp, kéo dài.

    • Hồ sơ tiếp công dân liên quan đến vụ việc trọng điểm, dư luận xã hội quan tâm.
      👉 Ví dụ: “Hồ sơ thanh tra toàn diện công tác quản lý đất đai tại thành phố X giai đoạn 2015–2025”.