Khái niệm và nguyên tắc lập hồ sơ, nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan  

1. Khái niệm và thuật ngữ cơ bản 

Hồ sơ: “Hồ sơ” là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

Lập hồ sơ: Là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định. 

Hồ sơ công việc: Tập hợp tài liệu gắn với một công việc, nhiệm vụ cụ thể.

Hồ sơ nguyên tắc: Tập hợp văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn về từng lĩnh vực, làm căn cứ pháp lý, nghiệp vụ.

Danh mục hồ sơ: Văn bản do người đứng đầu cơ quan, tổ chức phê duyệt, được ban hành vào đầu năm và gửi các đơn vị, cá nhân liên quan làm căn cứ để lập hồ sơ. 

Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15 (có hiệu lực từ 01/7/2025) bổ sung thêm yêu cầu hồ sơ phải có thông tin cơ bản như: mã lưu trữ, tiêu đề, thời hạn bảo quản, mức độ tiếp cận, ngôn ngữ, thời gian mở – kết thúc, tổng số tài liệu, số trang và ghi chú. Đây là điểm mới nhằm chuẩn hóa quản lý hồ sơ trong cả môi trường giấy và điện tử.

2. Tác dụng của việc lập hồ sơ

• • Giúp cá nhân quản lý, sắp xếp tài liệu khoa học, thuận tiện tra cứu.

  • Giúp cơ quan kiểm soát toàn bộ hoạt động, tránh thất lạc, bỏ sót.

  • Lựa chọn được hồ sơ có giá trị nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan, loại bỏ tài liệu hết giá trị.

3. Nguyên tắc lập hồ sơ

Theo Điều 8 Luật Lưu trữ 2024 và Điều 29, 30 Nghị định 30/2020/NĐ-CP:

• • Hồ sơ phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ, bảo đảm tính toàn vẹn, pháp lý.

  • Văn bản, tài liệu trong hồ sơ phải có liên kết chặt chẽ, phản ánh trình tự giải quyết công việc.

  • Hồ sơ phải được lập đầy đủ, đúng thành phần, bảo quản an toàn, nộp lưu đúng hạn.

  • Trường hợp không còn bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.

Nội dung, phương pháp lập danh mục hồ sơ và lập hồ sơ 

1. Lập danh mục hồ sơ, tài liệu

• Căn cứ lập: chức năng, nhiệm vụ cơ quan; quy chế làm việc; kế hoạch công tác năm; bảng thời hạn bảo quản; danh mục hồ sơ các năm trước.

• Quy trình:

  • Công chức, đơn vị dự kiến hồ sơ cần lập → tập hợp thành danh mục phòng ban → Văn phòng tổng hợp, chỉnh sửa, báo cáo lãnh đạo phê duyệt.

  • Danh mục ban hành vào đầu năm, gửi các đơn vị để làm căn cứ lập hồ sơ.

• Nội dung danh mục: số, ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản, người lập.

Phương pháp lập:

• • Công chức, viên chức căn cứ nhiệm vụ để dự kiến hồ sơ cần lập;

  • Trưởng phòng rà soát, bổ sung, loại bỏ hồ sơ trùng hoặc không cần thiết;

  • Văn phòng tổng hợp, hoàn chỉnh, trình lãnh đạo ký ban hành.

2. Lập hồ sơ

Trong thực tiễn, hình thành hai loại hồ sơ chính:

• • Hồ sơ nguyên tắc: gồm văn bản quy phạm pháp luật, chế độ, chính sách thuộc một lĩnh vực, làm căn cứ giải quyết công việc. Hồ sơ lập theo lĩnh vực, không theo năm, sắp xếp văn bản theo thứ tự ban hành, định kỳ loại bỏ văn bản hết hiệu lực.

  • Hồ sơ công việc: gồm tài liệu hình thành trong quá trình thực hiện nhiệm vụ cụ thể. Hồ sơ được mở theo danh mục, trong đó:

    • Văn phòng cung cấp bìa và file hồ sơ, công chức tự ghi thông tin ban đầu;

    • Tài liệu phải là bản chính, bản gốc hoặc bản sao hợp pháp;

    • Tài liệu sắp xếp theo thời gian hoặc diễn biến công việc;

    • Cuối năm phải kiểm tra, bổ sung, hoàn thiện hồ sơ trước khi nộp lưu.

Trách nhiệm trong công tác lập và giao nộp hồ sơ 

• Người đứng đầu cơ quan

  • • Quản lý văn bản, tài liệu của cơ quan.

    • Chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập và nộp lưu hồ sơ.

• Chánh Văn phòng/Trưởng phòng Hành chính

  • • Tham mưu chỉ đạo, kiểm tra việc lập và nộp lưu.

    • Tổ chức thực hiện công tác lập và nộp lưu hồ sơ trong cơ quan.

• Người đứng đầu đơn vị chuyên môn

  • • Chịu trách nhiệm quản lý, bảo quản hồ sơ đơn vị; tổ chức giao nộp đúng hạn.

• Công chức, viên chức

  • • Phải lập hồ sơ công việc mình phụ trách, đảm bảo số lượng, nội dung, chất lượng hồ sơ trước khi nộp.

    • Nộp lưu hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 5 năm trở lên.

    • Trường hợp giữ lại hồ sơ quá hạn nộp lưu phải được phê duyệt bằng văn bản, nhưng không quá 2 năm.

    • Cán bộ nghỉ hưu, thôi việc, chuyển công tác phải bàn giao toàn bộ hồ sơ, tài liệu.

• Văn thư cơ quan

  • • Xây dựng Danh mục hồ sơ, sao gửi cho đơn vị.

    • Cung cấp bìa hồ sơ, kiểm tra, đôn đốc, hướng dẫn nghiệp vụ.

• Lưu trữ cơ quan

  • • Tiếp nhận, hoàn chỉnh, sắp xếp, lập mục lục hồ sơ.

    • Giao nộp hồ sơ vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử; Tổ chức hủy tài liệu hết giá trị (theo Thông tư 06/2025/TT-BNV).

Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan 

Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

Theo khoản 2 Điều 30 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định:

• • Hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản: nộp lưu trong 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán.

  • Hồ sơ, tài liệu khác: nộp lưu trong 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc.

Nếu đơn vị hoặc cá nhân muốn giữ lại hồ sơ đã đến hạn để tiếp tục sử dụng, phải được người đứng đầu cơ quan đồng ý bằng văn bản, nhưng thời gian giữ lại không quá 02 năm.

Luật Lưu trữ 2024 và Thông tư 05/2025/TT-BNV bổ sung yêu cầu đối với hồ sơ điện tử:

• • Hồ sơ phải có đủ thông tin cơ bản trước khi nộp lưu;

  • Hồ sơ điện tử nộp thông qua Hệ thống quản lý tài liệu điện tử, có chữ ký số hợp lệ, bảo đảm tính xác thực, toàn vẹn và an toàn thông tin.

Thủ tục nộp lưu hồ sơ