Quản lý tài liệu lĩnh vực Thủy sản và Kiểm ngư theo Thông tư 02/2025/TT-BNN&MT

🐟Tăng cường quản lý hồ sơ thủy sản và kiểm ngư bằng thời hạn lưu trữ cụ thể, nhất quán 

Ngày 15/02/2025, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn đã ban hành Thông tư số 02/2025/TT-BNN&MT, trong đó quy định chi tiết thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo lĩnh vực. Nhóm 4 – Thủy sản và Kiểm ngư – là một nhóm đặc thù với lượng lớn hồ sơ chuyên ngành, cần sự phân loại chặt chẽ, chuẩn xác và bảo quản lâu dài. 

Hồ sơ thủy sản: Từ khai thác, nuôi trồng đến hậu cần nghề cá

Nhóm hồ sơ về thủy sản gồm 43 loại, trải dài từ giấy phép, quy hoạch, giám sát đến điều tra, thống kê và hỗ trợ ngư dân.

🔹 Thủ tục hành chính và cấp phép hoạt động thủy sản

• Hồ sơ cấp phép nuôi biển có thời hạn lưu 50 năm. 

• Hồ sơ cấp phép khai thác thủy sản cho tàu cá nước ngoài được lưu 10 năm. 

• Hồ sơ xử lý tàu cá bị nước ngoài bắt giữ được lưu 20 năm 

🔹 Chiến lược và quy hoạch trọng điểm

• Hồ sơ của Đề án phát triển nuôi biển đến năm 2045 được xác định lưu trữ vĩnh viễn. 

• Hồ sơ quy hoạch cảng cá và khu neo đậu tránh bão lưu 10 năm 

🔹 An toàn thực phẩm và môi trường

• Hồ sơ quản lý an toàn thực phẩm tại cảng cá, tàu cá được lưu 05 năm. 

• Hồ sơ giám sát môi trường trong nuôi trồng thủy sản cũng được lưu trong: 05 năm

🔹 Giống, thức ăn và sản phẩm thủy sản

• Hồ sơ cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện sản xuất thức ăn thủy sản được lưu: 02 năm

• Hồ sơ kiểm tra chất lượng sản phẩm thủy sản nhập khẩu và khảo nghiệm có thời hạn lưu từ 05 đến 20 năm tùy từng nội dung.

• Hồ sơ cấp giấy chứng nhận hợp quy được lưu: 06 năm

📌 Một số hồ sơ lưu trữ vĩnh viễn:

Đặc biệt, những hồ sơ như đề án nuôi biển Việt Nam giai đoạn đến năm 2045 hoặc hồ sơ cung cấp thiết bị giám sát hành trình tàu cá đều được xác định là lưu trữ vĩnh viễn do có giá trị chuyên môn và chiến lược 

Hồ sơ kiểm ngư – Theo sát từng chuyến tàu, từng kế hoạch tuần tra

Hồ sơ về kiểm ngư bao gồm nội dung quản lý kỹ thuật và vận hành đội tàu kiểm ngư.

• Hồ sơ sửa chữa nhỏ của tàu kiểm ngư và xuồng công tác được lưu 10 năm.

• Trung tu, đại tu tàu kiểm ngư có thời hạn lưu 50 năm.

• Hồ sơ điều động tàu, kế hoạch tuần tra và điều chỉnh hành trình được lưu từ 10 đến 20 năm.

• Nhật ký bảo dưỡng và hồ sơ vật tư tiêu hao có thời hạn lưu trữ 10 năm.

Như vậy, trong nhóm hồ sơ này, phần lớn được lưu từ 10 đến 50 năm tùy theo tính chất kỹ thuật và giá trị sử dụng lại.

Phân tích thời hạn lưu trữ – Thống kê khái quát toàn nhóm

Toàn bộ Nhóm 04 gồm 66 loại hồ sơ, trong đó:

• Có 02 loại hồ sơ được lưu vĩnh viễn, chiếm 03%.

• Có 02 loại hồ sơ được lưu 50 năm (03%).

• Có 16 loại hồ sơ có thời hạn 20 năm (24%).

• Có đến 27 loại hồ sơ có thời hạn 10 năm (41%).

• 13 hồ sơ được lưu 05 năm (20%).

• 03 hồ sơ có thời hạn 03 đến 06 năm (05%).

• 03 hồ sơ được lưu 02 năm (04%).

Lưu ý: Một số thời hạn được tính từ ngày cấp giấy chứng nhận, ngày hoàn thành thủ tục hành chính, do đó lưu trữ viên cần xác định rõ mốc thời gian khi thực hiện phân loại và theo dõi.

Ý nghĩa và ứng dụng trong công tác lưu trữ

Việc áp dụng thời hạn lưu trữ theo Thông tư 02/2025/TT-BNNMT mang lại nhiều lợi ích thiết thực:

• • • Tiết kiệm không gian và tài nguyên: Loại bỏ những tài liệu không còn giá trị đúng thời hạn.

    • Tăng hiệu quả quản lý: Hồ sơ được phân nhóm và truy xuất nhanh chóng.

    • Bảo đảm pháp lý: Lưu đúng loại, đúng hạn giúp tránh các rủi ro pháp lý, thất lạc tài liệu.

    • Hỗ trợ chuyển đổi số: Phân loại sẵn theo thời hạn giúp ưu tiên số hóa các tài liệu quan trọng, lâu dài.

Thông tư 02/2025/TT-BNNMT là công cụ hữu hiệu giúp chuẩn hóa và hiện đại hóa công tác lưu trữ chuyên ngành thủy sản và kiểm ngư – lĩnh vực đặc thù liên quan mật thiết đến bảo vệ tài nguyên biển, phát triển sinh kế và giữ gìn chủ quyền quốc gia.

Các cán bộ lưu trữ, văn thư trong ngành nông nghiệp – môi trường cần cập nhật và áp dụng kịp thời danh mục này. Đồng thời kết hợp với quy trình số hóa, thiết bị bảo quản phù hợp để đảm bảo hiệu quả lưu trữ, đáp ứng yêu cầu quản lý hiện đại trong thời kỳ chuyển đổi số.

📎 Tài liệu tham khảo:

 Thông tư 02/2025/TT-BNNMT ngày 15/02/2025 – Phụ lục I, Nhóm 4 (Thủy sản và Kiểm ngư)