SỔ TAY THỰC HÀNH

1. Các bước công việc chính

1.1. Giai đoạn 1 – Chuẩn bị (B1–B4)

Bước 01. Giao nhận tài liệu, lập biên bản.

• • • • • • • Người thực hiện: Cán bộ lưu trữ (bên nhận) và đại diện đơn vị nộp.

            • Cách làm:

              • • Kiểm đếm số hộp/tập tài liệu.

                • Xác định tình trạng tài liệu (rách, mối mọt, ẩm mốc…).

                • Lập biên bản giao nhận (02 bản, mỗi bên giữ 01 bản).

            • Sản phẩm đầu ra: Biên bản giao nhận có chữ ký, đóng dấu của hai bên.

            • Lưu ý: Phải ghi rõ khối lượng (mét giá, số hộp, số hồ sơ) và tình trạng.

Bước 02. Vận chuyển tài liệu từ kho đến địa điểm chỉnh lý (~100m) 

• • • • • • • Người thực hiện: Nhân viên phục vụ hoặc lưu trữ viên trung cấp.

            • Cách làm:

    • Dùng xe đẩy hoặc phương tiện an toàn.

    • Sắp xếp hộp tài liệu đúng chiều, không để đổ hoặc cong vênh.

      • • • • Sản phẩm đầu ra: Tài liệu được vận chuyển an toàn, nguyên trạng đến nơi chỉnh lý.

            • Lưu ý: Không vận chuyển khi thời tiết ẩm ướt hoặc mưa, tránh ánh nắng trực tiếp.

Bước 03. Vệ sinh sơ bộ: (tháo ghim, lau bụi, sắp sơ). 

• Người thực hiện: Lưu trữ viên trung cấp.

• Cách làm:

  • • Tháo ghim, kẹp sắt, dây buộc.

    • Lau bụi bằng khăn mềm, chổi lông.

    • Sắp xếp lại theo thứ tự vật lý ban đầu.

• Sản phẩm đầu ra: Tài liệu sạch, không kim loại gây hỏng.

• Lưu ý: Không dùng nước/hoá chất; cần đeo găng tay, khẩu trang để bảo vệ cả người làm và tài liệu.

Bước 04. Khảo sát, lập báo cáo, kế hoạch, hướng dẫn phân loại. 

• Người thực hiện: Lưu trữ viên chính hoặc tổ trưởng chỉnh lý.

• Cách làm:

  • • Khảo sát số lượng, tình trạng và nội dung tài liệu.

    • Lập báo cáo khảo sát và kế hoạch chỉnh lý chi tiết (tiến độ, nhân lực, vật tư).

    • Biên soạn các văn bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị.

• Sản phẩm đầu ra: Bộ hồ sơ gồm báo cáo khảo sát, kế hoạch chỉnh lý, văn bản hướng dẫn.

• Lưu ý: Kế hoạch cần xác định rõ mục tiêu, phương án phân loại, tiến độ thời gian và nhân sự.

Giai đoạn 2 – Lập và hoàn thiện hồ sơ (B5–B10)

Bước 05. Phân loại tài liệu.

• Người thực hiện: Lưu trữ viên bậc 3/9 hoặc trung cấp.

• Cách làm:

  • • Sắp xếp tài liệu theo tiêu chí đã hướng dẫn: niên đại, cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ, loại hình tài liệu.

    • Ghi chú sơ bộ kết quả phân loại.

• Sản phẩm đầu ra: Các tập tài liệu phân nhóm rõ ràng, sẵn sàng lập hồ sơ.

• Lưu ý: Tránh chồng chéo hoặc bỏ sót; phải tuân thủ phương án phân loại đã phê duyệt.

Bước 06. Lập hồ sơ mới hoặc chỉnh sửa hồ sơ sơ bộ.

• Người thực hiện: Lưu trữ viên bậc 3/9.

• Cách làm:

  • • Hồ sơ mới (tài liệu rời lẻ):

      • • Tập hợp tài liệu có liên quan.

        • Biên soạn tiêu đề hồ sơ.

        • Hệ thống hóa tài liệu trong hồ sơ.

        • Xác định thời hạn bảo quản.

        • Loại bỏ tài liệu hết giá trị (có lý do loại).

    • Hồ sơ sơ bộ (đã lập trước):

      • • Kiểm tra nội dung, tiêu đề, thời hạn bảo quản.

        • Bổ sung hoặc chỉnh sửa khi cần.

        • Hệ thống hóa lại tài liệu trong hồ sơ.

• Sản phẩm đầu ra: Bộ hồ sơ đã được lập hoặc hoàn thiện.

• Lưu ý: Khi loại bỏ tài liệu phải có danh mục và được phê duyệt theo quy định.

Bước 07. Viết phiếu tin (số, tiêu đề, thời hạn, tình trạng…). 

• Người thực hiện: Lưu trữ viên bậc 3/9.

• Cách làm: Điền đầy đủ các trường thông tin:

  • • Số hồ sơ (số tạm).

    • Tiêu đề hồ sơ.

    • Thời gian tài liệu.

    • Thời hạn bảo quản.

    • Ngôn ngữ, bút tích.

    • Chế độ sử dụng, dấu mật.

    • Tình trạng tài liệu.

    • Ghi chú khác.

• Sản phẩm đầu ra: Phiếu tin hoàn chỉnh cho từng hồ sơ.

• Lưu ý: Phiếu tin là cơ sở dữ liệu đầu vào, phải thống nhất về biểu mẫu.

Bước 08. Kiểm tra hồ sơ và phiếu tin.

• Người thực hiện: Lưu trữ viên chính (bậc 2/8 hoặc 7/9).

• Cách làm:

  • • Đối chiếu nội dung hồ sơ với phiếu tin.

    • Chỉnh sửa thông tin chưa chính xác.

• Sản phẩm đầu ra: Bộ hồ sơ và phiếu tin đã được hiệu chỉnh, thống nhất.

• Lưu ý: Đây là bước kiểm soát chất lượng, đảm bảo dữ liệu không sai lệch.

Bước 09. Hệ thống hóa phiếu tin và hồ sơ.

• Người thực hiện: Lưu trữ viên bậc 4/9.

• Cách làm:

  • • Sắp xếp phiếu tin theo đúng thứ tự phân loại (theo phông, theo thời gian hoặc chức năng).

• Sản phẩm đầu ra: Bộ phiếu tin được tổ chức thống nhất, dễ tra cứu.

• Lưu ý: Đây là khâu liên kết hồ sơ với dữ liệu quản lý.

Bước 10. Hệ thống hóa hồ sơ theo phiếu tin

• • • • • • • Người thực hiện: Lưu trữ viên trung cấp.

            • Cách làm:

              • • Đặt từng hồ sơ đúng vị trí theo phiếu tin đã sắp xếp.

            • Sản phẩm đầu ra: Bộ hồ sơ đồng bộ với hệ thống phiếu tin.

            • Lưu ý: Đảm bảo sự khớp nối “1 phiếu tin – 1 hồ sơ”.

Giai đoạn 3 – Biên mục và ghi sổ (B11–B13)

Bước 11. Đánh số tờ, mục lục văn bản, mục lục hồ sơ, viết bìa, chứng từ kết thúc.

• • • • • • • Người thực hiện: Lưu trữ viên trung cấp bậc 1/12 và 2/12.

            • Cách làm:

              • • Đánh số tờ: Dùng bút chì mềm, viết ở góc phải phía trên, liên tục từ đầu đến cuối hồ sơ (chỉ áp dụng với hồ sơ bảo quản từ 20 năm trở lên).

                • Lập mục lục văn bản: Ghi rõ số tờ, ký hiệu, trích yếu, thời gian, số lượng trang… (áp dụng cho hồ sơ bảo quản vĩnh viễn).

                • Lập mục lục hồ sơ: Tập hợp các hồ sơ trong phông, có hệ thống sắp xếp theo nguyên tắc phân loại.

                • Viết/in bìa hồ sơ: Ghi đủ các mục: số hồ sơ, tiêu đề, thời gian, thời hạn bảo quản, đơn vị hình thành phông, ký hiệu phông.

                • Chứng từ kết thúc: Xác nhận hồ sơ đã được chỉnh lý hoàn chỉnh.

            • Sản phẩm đầu ra: Hồ sơ có số tờ, mục lục văn bản, mục lục hồ sơ, bìa, chứng từ kết thúc.

            • Lưu ý: Số tờ phải liên tục, không được bỏ sót; bìa và mục lục phải dùng mẫu chuẩn do Cục Văn thư và Lưu trữ ban hành.

Bước 12. Kiểm tra biên mục.

• Người thực hiện: Lưu trữ viên chính (bậc 2/8 hoặc 7/9).

• Cách làm:

  • • Đối chiếu số tờ thực tế với số ghi trong phiếu tin và mục lục.

    • Kiểm tra độ chính xác của tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản.

    • Rà soát lỗi kỹ thuật (thiếu mục, sai số trang, nhầm dấu mật…).

• Sản phẩm đầu ra: Bộ hồ sơ biên mục được xác nhận đạt yêu cầu.

• Lưu ý: Đây là khâu “kiểm định chất lượng” trước khi hồ sơ được coi là hoàn chỉnh.

Bước 13. Ghi số hồ sơ chính thức vào phiếu tin và bìa.

• Người thực hiện: Lưu trữ viên trung cấp bậc 2/12.

• Cách làm:

  • • Căn cứ vào danh mục hồ sơ trong phông để đánh số chính thức.

    • Ghi số hồ sơ vào:

    • Phiếu tin (thay số tạm).

    • Bìa hồ sơ (số chính thức).

• Sản phẩm đầu ra: Hồ sơ có số chính thức, khớp với phiếu tin và mục lục.

• Lưu ý: Số hồ sơ chính thức phải duy nhất trong phông, không trùng lặp.

Giai đoạn 4 – Đóng gói và lưu kho (B14–B18)

Bước 14. Vệ sinh lần cuối, đưa tài liệu vào bìa, hộp.

• Người thực hiện: Lưu trữ viên trung cấp bậc 1/12.

• Cách làm:

  • • Tháo bỏ ghim, kẹp còn sót lại.

    • Làm phẳng tài liệu, sắp xếp đúng trật tự.

    • Đưa vào bìa hồ sơ (bìa cứng tiêu chuẩn).

• Sản phẩm đầu ra: Hồ sơ sạch sẽ, phẳng, đã được cho vào bìa chuẩn.

• Lưu ý: Không gấp mép tài liệu; dùng bìa có độ dày và kích thước đúng chuẩn Cục Văn thư và Lưu trữ ban hành.

Bước 15. Đưa hồ sơ vào hộp/cặp. 

• Người thực hiện: Lưu trữ viên trung cấp bậc 1/12.

• Cách làm:

  • • Xếp hồ sơ vào hộp theo đúng thứ tự số chính thức.

    • Đảm bảo hộp chứa vừa đủ, không quá chật hoặc quá lỏng.

• Sản phẩm đầu ra: Hộp/cặp tài liệu gọn gàng, đúng thứ tự.

• Lưu ý: Không ép hồ sơ quá dày; nếu cần, chia thành 2 hộp để tránh hỏng.

Bước 16. Viết/in, dán nhãn hộp.

• Người thực hiện: Lưu trữ viên trung cấp bậc 2/12.

• Cách làm:

  • • Soạn và in nhãn hộp: gồm tên phông, số hồ sơ, thời gian, thời hạn bảo quản, số hộp.

    • Dán nhãn hộp vào đúng vị trí quy định.

• Sản phẩm đầu ra: Hộp/cặp tài liệu có nhãn rõ ràng, thống nhất.

• Lưu ý: Nhãn phải in rõ, không tẩy xóa, dán chắc chắn, tránh bong tróc khi lưu kho lâu dài.

Bước 17. Vận chuyển vào kho, xếp lên giá.

• Người thực hiện: Lưu trữ viên trung cấp bậc 1/12.

• Cách làm:

  • • Dùng xe đẩy hoặc phương tiện vận chuyển chuyên dụng.

    • Xếp hộp tài liệu lên giá kho theo thứ tự phông và số hồ sơ.

• Sản phẩm đầu ra: Tài liệu an toàn trong kho, sắp xếp đúng vị trí.

• Lưu ý: Không đặt hộp trực tiếp xuống sàn; tránh ánh nắng, ẩm mốc.

Bước 18. Giao nhận tài liệu, lập biên bản giao nhận sau chỉnh lý.

• Người thực hiện: Cán bộ chỉnh lý (bên giao) và cán bộ quản lý kho (bên nhận).

• Cách làm:

  • • Kiểm đếm số hộp, số hồ sơ theo danh mục.

    • Lập biên bản giao nhận (02 bản).

• Sản phẩm đầu ra: Biên bản giao nhận sau chỉnh lý, hồ sơ đã lưu kho.

• Lưu ý: Biên bản phải có chữ ký của cả hai bên; kèm danh mục hồ sơ, số hộp.

Giai đoạn 5 – CSDL và tổng kết (B19–B23)

Bước 19. Nhập phiếu tin vào cơ sở dữ liệu.

• Người thực hiện: Lưu trữ viên trung cấp bậc 3/12.

• Cách làm:

  • • Sử dụng phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ.

    • Nhập đầy đủ các trường thông tin từ phiếu tin giấy (số hồ sơ, tiêu đề, thời hạn bảo quản, tình trạng, dấu mật...).

• Sản phẩm đầu ra: Bộ phiếu tin điện tử khớp với hồ sơ giấy.

• Lưu ý: Kiểm tra định dạng font, ký tự đặc biệt, không bỏ sót trường dữ liệu.

Bước 20. Kiểm tra dữ liệu.

• Người thực hiện: Lưu trữ viên bậc 3/9.

• Cách làm:

  • • Đối chiếu dữ liệu trong phần mềm với phiếu tin giấy.

    • Sửa lỗi nhập sai, thiếu thông tin.

• Sản phẩm đầu ra: Cơ sở dữ liệu hoàn chỉnh, đồng bộ với hồ sơ gốc.

• Lưu ý: Kiểm tra ít nhất 10% mẫu ngẫu nhiên; nếu phát hiện sai sót thì rà soát lại toàn bộ.

Bước 21. Lập mục lục hồ sơ (lời nói đầu + in 3 bộ). 

• Người thực hiện: Lưu trữ viên chính (bậc 2/8 hoặc 7/9) phối hợp với lưu trữ viên trung cấp.

• Cách làm:

  • • Viết lời nói đầu: nêu phạm vi tài liệu, nguyên tắc phân loại, phương pháp chỉnh lý.

    • Xuất dữ liệu mục lục từ phần mềm, kiểm tra và in 03 bộ.

    • Đóng quyển, kèm chữ ký xác nhận.

• Sản phẩm đầu ra: Bộ mục lục hồ sơ (03 quyển) kèm lời nói đầu.

• Lưu ý: Một bộ lưu cùng phông, một bộ lưu tại phòng đọc, một bộ nộp cho cơ quan quản lý.

Bước 22. Thống kê, bó gói, thuyết minh tài liệu loại bỏ.

• Người thực hiện: Lưu trữ viên trung cấp bậc 4/12 và lưu trữ viên chính.

• Cách làm:

  • • Thống kê & bó gói: Lập danh mục tài liệu loại bỏ, bó gói riêng, dán nhãn “loại”.

    • Thuyết minh: Soạn văn bản nêu lý do loại bỏ (hết giá trị, trùng lặp, hư hỏng không còn giá trị).

• Sản phẩm đầu ra: Bộ thống kê tài liệu loại bỏ + bản thuyết minh.

• Lưu ý: Chỉ được tiêu hủy khi có quyết định phê duyệt bằng văn bản.

Bước 23. Kết thúc: bàn giao hồ sơ phông, viết báo cáo tổng kết. 

• Người thực hiện: Tổ trưởng chỉnh lý và cán bộ quản lý kho.

• Cách làm:

  • • Bàn giao toàn bộ hồ sơ đã chỉnh lý, mục lục hồ sơ, phiếu tin điện tử, tài liệu loại bỏ (kèm danh mục).

    • Viết báo cáo tổng kết: khối lượng chỉnh lý, phương pháp áp dụng, nhân lực, thời gian, khó khăn, kiến nghị.

• Sản phẩm đầu ra: Hồ sơ phông được bàn giao chính thức; báo cáo tổng kết chỉnh lý.

• Lưu ý: Báo cáo tổng kết phải lưu cùng hồ sơ phông để làm tài liệu tham chiếu.

2. Định mức chính (tính cho 01 mét tài liệu)

• • • Lao động trực tiếp:

      • • Tài liệu rời lẻ: ~10.157 phút/mét (~169,3 giờ) .

        • Hồ sơ sơ bộ: ~8.464 phút/mét (~141,1 giờ) 

    • Lao động quản lý: 10% của trực tiếp.

      • • Tài liệu rời lẻ: ~1.016 phút.

        • Hồ sơ sơ bộ: ~846 phút.

    • Lao động phục vụ: 5% của trực tiếp.

      • • Tài liệu rời lẻ:~508 phút.

        • Hồ sơ sơ bộ:~423 phút.

    • Tổng hợp:

      • • Tài liệu rời lẻ: ~11.681 phút/mét (~195 giờ). 

        • Hồ sơ sơ bộ: ~9.734 phút/mét (~162 giờ). 

    • Máy móc, thiết bị: điều hòa, máy tính, máy in, máy hút ẩm… (chiếm~5,29 ca/mét).

      • • Điều hòa nhiệt độ 12.000 BTU: ~5,29 ca.

        • Máy vi tính PC: ~19,25 ca.

        • Máy in A4: ~6,92 ca.

        • Máy hút ẩm 170w: ~5,29 ca.
          (Nếu hồ sơ sơ bộ: áp dụng 84% định mức trên.)

    • Văn phòng phẩm: bìa hồ sơ, phiếu tin, hộp, nhãn, hồ dán, bút, găng tay…

      • • Quần áo bảo hộ: ~21,16 ca/12 tháng.

        • Xe đẩy tài liệu: ~8,65 ca/36 tháng.

        • Bàn làm việc dài 2m: ~16,87 ca/36 tháng.
          (Các dụng cụ khác: ghế, quạt, đèn, ghim, kéo, … đều có định mức chi tiết trong phụ lục Thông tư.)

• Bìa hồ sơ:

  • • Trước 30/4/1975: ~170 tờ/mét.

    • Sau 30/4/1975: ~100 tờ/mét.

• Phiếu tin: 170 hoặc 100 tờ/mét.

• Cặp/hộp tài liệu: 10 hoặc 7 chiếc/mét.

• Hồ dán nhãn: 0,30 lọ hoặc 0,20 lọ/mét.

Các vật tư khác: giấy trắng, mục lục, nhãn hộp, bút viết, bút chì, mực in, găng tay, khẩu trang...

• • • Năng lượng: chủ yếu điện cho điều hòa, máy tính, in ấn, chiếm ~150 kWh/mét tài liệu rời lẻ.

      • • Điều hòa 12.000 BTU: ~148 kWh.

        • Máy vi tính PC: ~38,5 kWh.

        • Máy in A4: ~19,9 kWh.

        • Máy hút ẩm: ~7,2 kWh.
          (Nếu hồ sơ sơ bộ: áp dụng 84% mức trên.)

3. Yêu cầu lao động theo trình độ

• • • Lưu trữ viên trung cấp (bậc 1–4/12): vận chuyển, vệ sinh, đóng gói, nhập liệu.

Nhiệm vụ chính: Thực hiện thao tác kỹ thuật, xử lý trực tiếp tài liệu 

Ví dụ công việc: 

- Vận chuyển tài liệu từ kho đến nơi chỉnh lý.

- Vệ sinh sơ bộ và vệ sinh lần cuối (tháo ghim, lau bụi, làm phẳng).

- Đưa tài liệu vào bìa, hộp; dán nhãn hộp.

- Nhập dữ liệu phiếu tin vào phần mềm. 

• • • Lưu trữ viên (bậc 3–5/9): phân loại, lập hồ sơ, viết phiếu tin.

Nhiệm vụ chính: Xử lý nội dung nghiệp vụ, hình thành và hoàn thiện hồ sơ 

Ví dụ công việc: 

- Phân loại tài liệu theo hướng dẫn.

- Lập hồ sơ mới hoặc chỉnh sửa hồ sơ sơ bộ.

- Viết thông tin vào phiếu tin.

- Kiểm tra, chỉnh sửa hồ sơ và dữ liệu nhập. 

• • • Lưu trữ viên chính (bậc 2/8 hoặc 7/9): khảo sát, lập kế hoạch, kiểm tra, thẩm định.

Nhiệm vụ chính: Tổ chức, giám sát, thẩm định nghiệp vụ 

Ví dụ công việc: 

- Khảo sát và lập báo cáo, kế hoạch chỉnh lý.

- Biên soạn văn bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị.

- Kiểm tra, thẩm định hồ sơ, phiếu tin, mục lục.

- Viết lời nói đầu, tổng kết, báo cáo cuối kỳ. 

👉 Cách chia này giúp:

• • • • • • Rõ trách nhiệm từng cấp bậc.

          • Phân bổ nhân sự hợp lý: trung cấp làm khối lượng lớn công việc kỹ thuật, viên chức bậc 3–5/9 tập trung vào xử lý nghiệp vụ, viên chức chính làm quản lý – kiểm tra.

          • Thuận tiện cho dự toán nhân công khi triển khai thực tế.

4. Biểu đồ tiến độ quy trình chỉnh lý (1 mét tài liệu rời lẻ) 

flowchart TD

    A[Giai đoạn 1: Chuẩn bị ~3%] --> B[Giai đoạn 2: Lập & hoàn thiện hồ sơ ~50%]

    B --> C[Giai đoạn 3: Biên mục ~25%]

    C --> D[Giai đoạn 4: Đóng gói & lưu kho ~15%]

    D --> E[Giai đoạn 5: Nhập CSDL & tổng kết ~7%]

Phân bổ thời gian bình quân (tài liệu rời lẻ, tổng 11.681 phút ≈ 195 giờ) 

Lưu ý thực hành khi chỉnh lý tài liệu nền giấy 

Hồ sơ giấy tờ đi kèm

• • • Mỗi bước công việc đều phải lập hồ sơ chứng từ: biên bản giao nhận, phiếu tin, mục lục, báo cáo khảo sát, báo cáo tổng kết…

    • Hồ sơ này là căn cứ pháp lý để kiểm tra, nghiệm thu, đối chiếu sau này.

Vật tư, văn phòng phẩm

• • • Bìa hồ sơ, phiếu tin, hộp đựng, nhãn… phải theo tiêu chuẩn Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành.

    • Tránh dùng vật liệu kém chất lượng (hồ dán kém bền, bìa mỏng) vì sẽ ảnh hưởng đến độ bền tài liệu lâu dài.

Loại bỏ tài liệu

• • • Chỉ được thực hiện sau khi có hội đồng thẩm định xem xét.

    • Phải lập danh mục tài liệu loại bỏ, văn bản thuyết minh lý do, và quyết định tiêu hủy hợp pháp.

    • Việc tiêu hủy phải được giám sát và có biên bản ghi nhận.

Cơ sở dữ liệu (CSDL)

• • • Mọi phiếu tin nhập vào phần mềm phải đồng bộ với hồ sơ giấy.

    • Tránh sai lệch số hồ sơ, tiêu đề, thời hạn bảo quản.

    • Thường xuyên kiểm tra, đối chiếu giữa CSDL và mục lục giấy để bảo đảm thống nhất.

NHỮNG BÀI VIẾT LIÊN QUAN

Quy trình chỉnh lý tài liệu nền giấy (Phần 01) Thông tư số 16/2023/TT-BNV của Bộ Nội vụ đã quy định chi tiết các định mức tối đa về lao động, máy móc, công cụ dụng cụ, vật tư và năng lượng phục vụ chỉnh lý tài liệu nền giấy 

Quy trình chỉnh lý tài liệu nền giấy (Phần 02) Viết các trường thông tin vào phiếu tin; Kiểm tra, chỉnh sửa hồ sơ và phiếu tin; Hệ thống hóa phiếu tin theo phương án phân loại; Biên mục hồ sơ; Kiểm tra và chỉnh sửa việc biên mục hồ sơ; Ghi số hồ sơ chính thức vào phiếu tin và lên bìa hồ sơ; Vệ sinh, tháo ghim – kẹp, làm phẳng và đưa tài liệu vào bìa hồ sơ)

Quy trình chỉnh lý tài liệu nền giấy (Phần 03) Đưa hồ sơ vào hộp (cặp); Viết/in và dán nhãn hộp; Vận chuyển tài liệu vào kho và xếp lên giá; Giao nhận tài liệu sau chỉnh lý và lập biên bản; Nhập phiếu tin vào cơ sở dữ liệu; Kiểm tra, chỉnh sửa việc nhập phiếu tin; Lập mục lục hồ sơ: viết lời nói đầu, in và đóng quyển mục lục (03 bộ); Thống kê, bó gói, lập danh mục và viết thuyết minh tài liệu loại bỏ; Kết thúc chỉnh lý: hoàn thành, bàn giao hồ sơ phông, viết báo cáo tổng kết

QUY TRÌNH VÀ ĐỊNH MỨC KINH TẾ – KỸ THUẬT CHỈNH LÝ TÀI LIỆU NỀN GIẤY gồm 23 bước chính: Giao nhận tài liệu và lập biên bản giao nhận; Vận chuyển tài liệu từ kho bảo quản đến địa điểm chỉnh lý; Vệ sinh sơ bộ tài liệu; Khảo sát và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý: báo cáo khảo sát, kế hoạch chỉnh lý, lịch sử đơn vị hình thành phông, hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị; Phân loại tài liệu theo hướng dẫn phân loại; Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ theo hướng dẫn lập hồ sơ; ...

Nghiệp vụ lưu trữ tài liệu giấy và tài liệu trên vật mang tin khác Nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu giấy và tài liệu trên vật mang tin khác phải tuân thủ ...