Hồ sơ quản lý công trình thủy lợi

Thời hạn lưu trữ – Yếu tố then chốt trong bảo đảm an toàn tài nguyên nước và phát triển nông nghiệp bền vững
Theo Thông tư 02/2025/TT-BNNMT ngày 17/4/2025 của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

Trong lĩnh vực quản lý công trình thủy lợi – từ hồ chứa nước, đập ngăn sông đến hệ thống tưới tiêu – luôn giữ vai trò xương sống trong phát triển nông nghiệp bền vững và an ninh nguồn nước quốc gia. Những biến động khí hậu, hạn hán, lũ lụt ngày càng khốc liệt khiến công tác lưu trữ hồ sơ kỹ thuật, vận hành, giám sát các công trình thủy lợi ngày càng trở nên thiết yếu. 

Việc lưu trữ đúng và đủ hồ sơ kỹ thuật không chỉ phục vụ công tác vận hành, bảo trì, mà còn là cơ sở pháp lý và chuyên môn quan trọng trong ứng phó thiên tai, quản lý tài sản kết cấu hạ tầng và hoạch định chính sách phát triển ngành. Thông tư số 02/2025/TT-BNNMT đã phân định rõ thời hạn bảo quản đối với từng loại tài liệu thuộc Nhóm 06 – Hồ sơ công trình thủy lợi, giúp nâng cao hiệu lực quản lý nhà nước và hiệu quả bảo vệ tài nguyên nước. 

Lưu trữ 50 năm:  

Hồ sơ trực ban điều hành ứng phó đảm bảo an toàn công trình thủy lợi trong điều kiện thiên tai, rủi ro bất thường. 

Lưu trữ 20 năm: 

Đây là nhóm thời hạn phổ biến nhất, áp dụng cho:

• Hồ sơ đánh giá an toàn, tích nước, vận hành hồ chứa.

• Phương án bảo vệ, kế hoạch bảo trì đập, giải pháp khắc phục sự cố.

• Hướng dẫn quan trắc khí tượng thủy văn phục vụ điều hành hồ chứa.

• Kế hoạch khai thác tổng hợp đa mục tiêu hồ chứa thủy lợi.

• Công tác phòng chống thiên tai, đảm bảo an toàn đập, hồ chứa.

• Quản lý, theo dõi tổ chức thực hiện bảo trì, sửa chữa, nâng cấp đập.

• Giám sát, cảnh báo chất lượng nước, tình hình mưa lũ, hạn mặn.

Lưu trữ 10 năm: 

Gồm các tài liệu:

• • Hồ sơ tổ chức thực hiện kiểm tra, kiểm định, vận hành hồ chứa.

  • Quản lý, theo dõi tình hình thời tiết, hạn hán, xâm nhập mặn.

  • Hồ sơ điều hành các đợt lấy nước phục vụ sản xuất nông nghiệp.

  • Đánh giá an toàn đập định kỳ, sự kiện thường xuyên hoặc đột xuất.

II. Hồ sơ điều hành thủy lợi và phát triển nông nghiệp bền vững

(Thuộc Nhóm 6 – Thông tư 02/2025/TT-BNNMT)

Hồ sơ điều hành thủy lợi không chỉ là sản phẩm quản lý kỹ thuật, mà còn phản ánh tầm nhìn chiến lược trong khai thác, sử dụng tài nguyên nước phục vụ nông nghiệp, dân sinh và môi trường. Trong bối cảnh biến đổi khí hậu, nước biển dâng, các tài liệu này mang giá trị cao về pháp lý, khoa học, phục vụ nghiên cứu, giám sát chính sách và truy xuất thông tin ngành thủy lợi – nông nghiệp.

Lưu trữ vĩnh viễn: 

• • Đề án hiện đại hóa hệ thống thủy lợi vùng đồng bằng sông Cửu Long.

  • Dự án KOICA – Sông Mã về hệ thống thông tin thủy lợi tổng hợp.

  • Hồ sơ về tổ chức khai thác công trình thủy lợi và định mức kinh tế - kỹ thuật.

Lưu trữ 20 năm: 

Bao gồm:

• • Hồ sơ về công nghệ tưới tiên tiến, tiết kiệm nước.

  • Quy trình vận hành hệ thống thủy lợi.

  • Kế hoạch nâng cao năng lực quan trắc khí tượng thủy văn chuyên dùng.

  • Công tác phòng chống hạn hán, úng ngập và tác động của biến đổi khí hậu.

Lưu trữ 10 năm: 

• Hồ sơ thống kê, quản lý cơ sở dữ liệu ngành thủy lợi.

• Giám sát chất lượng nước phục vụ sản xuất và sinh hoạt.

• Tình hình đảm bảo an toàn công trình thủy lợi theo mùa vụ, thiên tai.

Vai trò của lưu trữ trong điều hành thủy lợi

Trong điều kiện biến đổi khí hậu và yêu cầu hiện đại hóa quản trị ngành nông nghiệp – thủy lợi, hồ sơ điều hành trở thành dữ liệu chiến lược. Việc xác định đúng thời hạn bảo quản giúp cơ quan lưu trữ:

• Ưu tiên số hóa, phân loại tài liệu có giá trị lâu dài.

• Lập kế hoạch tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo đúng pháp luật.

• Phục vụ kịp thời việc giải trình, đối chiếu, kiểm toán và hoạch định chính sách.

• Kết nối liên thông dữ liệu ngành trong hệ thống thông tin điều hành nông nghiệp.

Nhận diện nhanh theo “cấp rủi ro” để phân loại khi lập hồ sơ

Khi xây dựng khung phân loại hồ sơ điện tử hoặc lập bìa hồ sơ giấy, bạn có thể áp dụng quy tắc 03 bước:

• Bước 01 – Hồ sơ chiến lược/quyền lợi công (luôn dài hạn): Chính sách giá, phạm vi bảo vệ, vi phạm, kế hoạch điều tiết nước liên vùng → Vĩnh viễn.

•  Bước 02 – Hồ sơ kỹ thuật chu kỳ trung hạn: kiểm định đập, quan trắc chuyên dùng, đánh giá hạn mặn quy hoạch → 20 năm.

•  Bước 03 – Hồ sơ vận hành lặp lại mùa vụ/năm: nhật ký lấy nước, thống kê định kỳ, giám sát chất lượng nước → 10 năm (trừ khi dùng làm chứng cứ sự cố, cân nhắc kéo dài)

Giá trị lưu trữ và định hướng quản lý

Hồ sơ, tài liệu thuộc nhóm này không chỉ phục vụ cho công tác quản lý ngành thủy lợi, mà còn đóng vai trò then chốt trong ứng phó biến đổi khí hậu, phát triển nông nghiệp bền vững, quy hoạch vùng, bảo đảm an toàn dân cư khu vực hạ lưu và phòng chống thiên tai.

Tài liệu cần được lập hồ sơ theo quy trình nghiệp vụ chặt chẽ, thực hiện phân loại, xác định thời hạn, bảo quản theo tiêu chuẩn chuyên ngành, đảm bảo khả năng tra cứu, phục vụ kiểm tra, đánh giá, điều tra, giám sát và hoạch định chính sách lâu dài.

Hướng dẫn thực hành lưu trữ (áp dụng cho kho giấy & hệ thống số)

• Gắn mã thời hạn ngay khi hồ sơ đóng: Ví dụ: “TL-188/2025 – Bảo đảm an ninh nguồn nước – T20” để tránh nhầm lẫn giữa hồ sơ 20 năm và vĩnh viễn. 

• Tạo trường metadata “Điểm bắt đầu tính thời hạn”: Một số hồ sơ tính từ ngày cấp giấy phép, ngày kết thúc dự án, hoặc ngày có bản đồ thay thế. Metadata này giúp hệ thống cảnh báo thời điểm xem xét loại/hủy. (Xem các ghi chú ở mục 205, 207, 213… nơi văn bản quy định mốc tính.) 

• Tách dữ liệu số hóa dung lượng lớn: Chuỗi quan trắc khí tượng thủy văn, hồ sơ vận hành đập mùa vụ nên số hóa định kỳ, nén dạng chuẩn mở (CSV/NETCDF đối với dữ liệu chuỗi thời gian; PDF/A cho văn bản scan) để giảm tải kho vật lý mà vẫn giữ giá trị thông tin đến hết hạn. 

• Đối với hồ sơ vĩnh viễn: Chuyển nộp lưu trữ lịch sử theo quy trình (kiểm tra tính toàn vẹn, lập danh mục chuyển giao, chuẩn hóa định dạng số). Ưu tiên số hóa trước khi chuyển vì tài liệu kỹ thuật (bản vẽ đập, bản đồ vận hành hệ thống) rất dễ xuống cấp vật liệu.

Sai sót thường gặp & cách khắc phục

• Gom chung hồ sơ vận hành định kỳ với hồ sơ an toàn đập: dẫn đến áp dụng sai thời hạn (10 năm thay vì 20 năm hoặc vĩnh viễn). Giải pháp: phân lớp theo loại tài liệu gốc (quy trình, báo cáo kiểm định, nhật ký vận hành ngày/tuần). 

• Không ghi rõ mốc “từ khi…/kể từ ngày…” trong hồ sơ cấp phép hoặc dự án kết thúc, khiến kho lưu trữ không biết bắt đầu đếm thời hạn. Nên tạo phiếu kết thúc hồ sơ ghi ngày chốt. (Áp dụng cho các mục có ghi chú trong văn bản, ví dụ 207, 213.) 

• Lưu trữ rời rạc giữa cơ quan thủy điện và đơn vị thủy lợi địa phương: làm mất tính liên hoàn dữ liệu điều tiết nước. Khi lập hồ sơ 207 (kế hoạch điều tiết nước hồ thủy điện phục vụ thủy lợi), nên yêu cầu bản đồng bộ cuối kỳ do cơ quan đầu mối tổng hợp. 

Sơ lược phân bố số lượng theo thời hạn (mô tả văn bản, không bảng)

Trong toàn bộ Nhóm 6 có 40 mục: khoảng 15 mục bảo quản vĩnh viễn, 1 mục 50 năm, phần lớn còn lại chia giữa 20 năm (trên nửa số mục) và 10 năm (gần một phần năm), cùng một số mục đặc thù khác. Con số cụ thể có thể thay đổi đôi chút tùy cách nhóm gộp (ví dụ gộp mục 222–226 vào cùng danh mục “chính sách & tài sản”). Khi lập kế hoạch kho, nên dựa trực tiếp vào từng mục STT trong Phụ lục để tránh sai lệch phân loại. 

Lộ trình áp dụng cho đơn vị

• • Ngắn hạn (0–06 tháng): Rà lại hồ sơ hiện giữ; gắn mã STT và thời hạn theo Thông tư; xác định hồ sơ quá hạn sớm nhất.

  •  Trung hạn (06–18 tháng): Số hóa hồ sơ vĩnh viễn & 50 năm; chuẩn hóa metadata mốc thời gian tính hạn; lập lịch chuyển giao lưu trữ lịch sử.

  •  Dài hạn (sau 18 tháng): Tích hợp cơ sở dữ liệu thủy lợi với hệ thống quan trắc khí tượng thủy văn chuyên dùng; liên kết dữ liệu cấp phép – vi phạm – an toàn đập để phân tích rủi ro vùng. 

Kết luận

Nhờ Thông tư 02/2025/TT-BNNMT, công tác lưu trữ hồ sơ thủy lợi đã có chuẩn thống nhất trên phạm vi toàn quốc: từ đập lớn đến hệ thống tưới địa phương, từ dữ liệu kỹ thuật đến chính sách giá dịch vụ. Việc áp dụng nghiêm túc giúp: bảo đảm an toàn công trình; tối ưu điều tiết nguồn nước trong bối cảnh biến đổi khí hậu; bảo vệ quyền lợi người dân và nhà nước; đồng thời giảm chi phí lưu kho nhờ loại bỏ tài liệu hết hạn đúng quy định. Đây là bước tiến quan trọng hướng tới hệ thống thủy lợi hiện đại, thông minh và minh bạch dữ liệu. 

Tham khảo chính:

Thông tư 02/2025/TT-BNNMT – Phụ lục I: Danh mục thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu (Bộ NN&PTNT)