I. Thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu

1. Hồ sơ công việc thông thường

• • Phải được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan trong vòng 1 năm kể từ ngày công việc kết thúc.

  • Áp dụng cho các loại hồ sơ hành chính, chuyên môn, nghiệp vụ đã hoàn tất.

2. Hồ sơ xây dựng cơ bản

• • Giao nộp trong vòng 3 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán.

  • Bao gồm hồ sơ thiết kế, thi công, nghiệm thu, quyết toán…

3. Hồ sơ của tổ chức đoàn thể trong cơ quan

• • Đảng ủy, Công đoàn, Đoàn Thanh niên, Hội Cựu chiến binh…

  • Giao nộp trong vòng 3 tháng sau khi kết thúc nhiệm kỳ hoạt động.

4. Trường hợp giữ lại hồ sơ quá hạn nộp lưu

• • Đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ đã đến hạn nộp phải:

  • Được sự đồng ý bằng văn bản của người đứng đầu cơ quan.

  • Lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại và gửi cho Lưu trữ cơ quan.

  • Thời gian giữ lại không quá 2 năm kể từ ngày đến hạn nộp lưu.

II. Thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu

a) Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu

1. Thông báo tiếp nhận

   • Trước ngày 31/12 hằng năm, Lưu trữ cơ quan gửi thông báo đến các đơn vị, cá nhân về việc tiếp nhận hồ sơ của năm trước.

2. Kiểm tra chất lượng hồ sơ

   • Các đơn vị rà soát lại hồ sơ đã lập: kiểm tra tính đầy đủ, sắp xếp, biên mục, tình trạng vật lý.

   • Thống nhất thời gian và địa điểm giao nộp với Lưu trữ cơ quan.

3. Lập Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu

• Lập theo mẫu thống nhất (Phụ lục số 5 của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng).

• Gồm 3 bản: 1 bản lưu tại đơn vị, 2 bản gửi kèm hồ sơ nộp lưu.

• Mục lục phải ghi rõ: số hiệu hồ sơ, tiêu đề, thời gian, số lượng trang, chế độ bảo quản…

b) Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu

1. Kiểm tra đối chiếu

   • Bên giao và bên nhận cùng kiểm tra thực tế hồ sơ với Mục lục đã lập.

   • Đảm bảo hồ sơ đúng số lượng, nội dung, tình trạng vật lý.

2. Lập Biên bản giao nhận tài liệu

• Theo mẫu thống nhất (Phụ lục số 6).

• Ghi rõ: tên đơn vị giao – nhận, số lượng hồ sơ, thời gian, chữ ký của người giao – nhận, xác nhận của lãnh đạo hai bên.

• Làm thành 3 bản:

• Bên giao giữ 1 bản

• Bên nhận giữ 2 bản (1 bản lưu hành chính, 1 bản lưu nghiệp vụ)