BẢO QUẢN HỒ SƠ LÂM NGHIỆP & KIỂM LÂM THEO THÔNG TƯ 02/2025/TT-BNN&MT 

📚 “Bảo vệ rừng bắt đầu từ những hồ sơ được bảo quản đúng hạn”

🌲 Hồ sơ ngành rừng – nơi khởi đầu cho quản lý bền vững

Trong lĩnh vực lâm nghiệp và kiểm lâm – nơi mỗi quyết định có thể ảnh hưởng trực tiếp đến rừng tự nhiên, động vật hoang dã, đất rừng và cộng đồng – thì hồ sơ, tài liệu hành chính không đơn thuần là giấy tờ nội bộ. Chúng là dấu tích pháp lý của các hành động quản lý, là bằng chứng phục vụ giám sát, thanh tra, truy cứu trách nhiệm và là dữ liệu để hoạch định chính sách bền vững.

Thông tư 02/2025/TT-BNN&MT, có hiệu lực từ 01/7/2025, đã thiết lập hệ thống thời hạn lưu trữ cho hồ sơ ngành nông nghiệp – môi trường, trong đó Nhóm 5 quy định cụ thể các loại hồ sơ liên quan đến lâm nghiệp và kiểm lâm.

Lĩnh vực lâm nghiệp: Quản lý giống, quy hoạch và chế biến rừng 

Hồ sơ lâm nghiệp: Đa dạng, phân tầng, gắn với phát triển bền vững

Hồ sơ thuộc lĩnh vực lâm nghiệp phản ánh quá trình quy hoạch, bảo tồn, phát triển giống cây trồng rừng, điều hành hệ thống rừng đặc dụng, khai thác và chế biến lâm sản, bao gồm:

📁  Lưu trữ vĩnh viễn:

• Hồ sơ quy hoạch, nâng/chuyển hạng khu rừng đặc dụng; 

• Hồ sơ điều hành hệ thống rừng đặc dụng, phòng hộ; 

• Hồ sơ thẩm định dự án chế biến và bảo quản lâm sản. 

📁  Lưu trữ 20 năm:

• Hồ sơ thẩm định quy hoạch rừng sản xuất, rừng phòng hộ; 

• Kế hoạch hành động khẩn cấp bảo tồn linh trưởng quý hiếm. 

📁  Lưu trữ 10 năm:

• Phương án khai thác thực vật rừng thông thường; 

📁  Lưu trữ 05 năm:

• Hồ sơ công nhận giống cây lâm nghiệp mới; 

• Hồ sơ xuất – nhập khẩu giống cây trồng lâm nghiệp; 

• Kiểm tra chất lượng keo dán gỗ, vật tư kỹ thuật.

📁  Lưu đến khi văn bản hết hiệu lực:

• Hồ sơ xây dựng tiêu chí phân loại rừng sản xuất theo quy định của pháp luật (cần theo dõi hiệu lực văn bản định kỳ).

✅ Lưu ý nghiệp vụ: Những hồ sơ gắn với thay đổi quy hoạch, phân loại rừng có thể ảnh hưởng đến hiện trạng đất đai trong nhiều năm. Cần được kiểm tra, theo dõi  định kỳ hiệu lực pháp lý để xác định thời điểm loại bỏ hồ sơ đúng quy định, đảm bảo không lưu giữ quá thời hạn gây lãng phí diện tích và nhân lực quản lý.

Lĩnh vực kiểm lâm: Thực thi pháp luật và giám sát rừng 

Hồ sơ kiểm lâm: Tăng cường hiệu quả giám sát và xử lý vi phạm

Lĩnh vực kiểm lâm chủ yếu gắn với hoạt động giám sát tài nguyên rừng, thực thi pháp luật, cấp phép, truy xuất nguồn gốc gỗ, và phối hợp quốc tế. Hồ sơ trong nhóm này bao gồm:

📁  Lưu trữ vĩnh viễn:

• Hồ sơ trình chủ trương chuyển đổi mục đích sử dụng rừng sang mục đích khác; 

• Hồ sơ quản lý và thực hiện các dự án hợp tác quốc tế trong lĩnh vực kiểm lâm (FAO, USAID, HSI...). 

📁  Lưu trữ 20 năm:

• Hồ sơ xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lâm nghiệp.

• Hồ sơ cấp mã số cơ sở nuôi trồng động vật hoang dã.

📁  Lưu trữ 05 năm:

• Hồ sơ điều tra, kiểm kê, theo dõi rừng hằng năm; 

• Hướng dẫn nghiệp vụ, xử lý tang vật vi phạm lâm luật; 

• Quản lý xuất – nhập khẩu gỗ và lâm sản; 

• Hồ sơ hướng dẫn xử lý vi phạm, CITES.

• Hồ sơ đấu tranh, phòng chống vi phạm lâm luật.

📌 Tài liệu trọng yếu: Hồ sơ trình chuyển đổi mục đích sử dụng rừng thường gắn với hậu kiểm, thanh tra nội dung cấp đất – cần phải được lưu giữ vĩnh viễn do ảnh hưởng trực tiếp đến quy hoạch rừng quốc gia, quyền sử dụng đất và kiểm tra pháp lý để truy xuất khi có tranh chấp hoặc điều tra 

🌲 Tỷ trọng thời hạn lưu trữ trong Nhóm 5

Qua thống kê, Nhóm 5 gồm 18 loại hồ sơ tài liệu. Trong đó:

• • 6 loại hồ sơ phải lưu trữ vĩnh viễn, chủ yếu là các hồ sơ quy hoạch, chuyển mục đích sử dụng rừng hoặc hồ sơ hợp tác quốc tế.

  • 4 loại hồ sơ có thời hạn lưu trữ 20 năm, bao gồm các tài liệu xử lý vi phạm hoặc thẩm định kế hoạch bảo tồn.

  • 8 loại hồ sơ chỉ cần lưu trữ trong 5 năm, thường là các hồ sơ hành chính, hướng dẫn nghiệp vụ và xử lý định kỳ.

  • 1 loại hồ sơ được lưu trữ đến khi văn bản hết hiệu lực, áp dụng với các tài liệu pháp lý thay đổi theo quy định hiện hành.

Khuyến nghị nghiệp vụ cho cán bộ văn thư – lưu trữ

Để thực hiện đúng quy định của Thông tư 02/2025/TT-BNNMT, cán bộ phụ trách lưu trữ cần lưu ý:

• • Phân loại hồ sơ ngay từ đầu theo nhóm nghiệp vụ và mã thời hạn bảo quản;

  • Ghi rõ thời hạn lưu trữ trên bìa hồ sơ, phiếu lập hồ sơ hoặc phần mềm số hóa;

  • Rà soát định kỳ văn bản pháp luật để xác định hồ sơ hết hiệu lực cần tiêu hủy hoặc tiếp tục lưu trữ;

  • Tổ chức lưu trữ vĩnh viễn một cách an toàn: đưa vào kho lưu trữ chuyên dụng hoặc chuyển giao về Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh/khu vực theo Luật Lưu trữ 2024;

  • Tăng cường số hóa đối với các hồ sơ có giá trị vĩnh viễn để đảm bảo khả năng truy xuất nhanh, bảo quản lâu dài và chia sẻ thông tin liên ngành.

Kết luận

Thông tư 02/2025/TT-BNNMT không chỉ là công cụ pháp lý mà còn là kim chỉ nam cho công tác lưu trữ hiện đại, nhất quán và có trách nhiệm trong ngành lâm nghiệp – kiểm lâm. Việc xác định thời hạn lưu trữ giúp bảo đảm minh bạch trong điều hành, kiểm tra và hoạch định chính sách tài nguyên rừng, đồng thời tiết kiệm chi phí lưu trữ và nguồn lực quản lý tài liệu.

📁 Tài liệu gốc: Phụ lục I – Thông tư 02/2025/TT-BNNMT – Nhóm 5