Hiểu về Hồ sơ công việc và Hồ sơ nguyên tắc

I. Hồ sơ công việc

1. Khái niệm hồ sơ công việc

Hồ sơ công việc là tập hợp các văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết một nhiệm vụ, vụ việc cụ thể của cá nhân hoặc đơn vị. Đây là loại hồ sơ phản ánh trực tiếp quá trình thực hiện công việc, có thời điểm bắt đầu và kết thúc rõ ràng.

2. Đặc điểm hồ sơ công việc

• • Gắn với một công việc cụ thể, có tính thời điểm.

  • Do người trực tiếp xử lý công việc lập ra.

  • Có thể gồm nhiều loại tài liệu: văn bản hành chính, báo cáo, biên bản, ảnh, ghi âm, ghi hình…

  • Kết thúc khi công việc hoàn tất.

3. Quy trình lập hồ sơ công việc

• Mở hồ sơ: ghi tiêu đề, mã số, thời gian bắt đầu, đơn vị lập, chế độ bảo quản.

• Thu thập tài liệu: đầy đủ, đúng nội dung công việc, bao gồm cả tài liệu phát sinh ngoài trụ sở.

• Sắp xếp tài liệu: theo trình tự thời gian, logic xử lý, hoặc theo số văn bản.

• Kết thúc hồ sơ: kiểm tra, loại bỏ bản thừa, biên mục, đánh số trang, lập mục lục, viết chứng từ kết thúc, ghi bìa hồ sơ.

• Nộp lưu: chuyển về bộ phận lưu trữ để bảo quản theo thời hạn quy định.

4. Ví dụ hồ sơ công việc

• • Hồ sơ tổ chức hội nghị tổng kết năm

  • Hồ sơ xử lý đơn thư khiếu nại

  • Hồ sơ triển khai kế hoạch công tác quý

II. Hồ sơ nguyên tắc

1. Khái niệm hồ sơ nguyên tắc

Hồ sơ nguyên tắc là tập hợp các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn có hiệu lực pháp lý như bản chính, do các cơ quan Đảng, Nhà nước ban hành, dùng làm căn cứ xử lý công việc thường xuyên trong một lĩnh vực cụ thể.

2. Đặc điểm hồ sơ nguyên tắc

• • Không gắn với một vụ việc cụ thể, mà phục vụ lâu dài cho nhiều công việc.

  • Có tính hệ thống, ổn định, cập nhật định kỳ.

  • Do bộ phận văn thư – lưu trữ hoặc đơn vị chuyên môn lập.

  • Gồm các văn bản pháp lý, quy định, hướng dẫn, thông tư, nghị quyết…

  • Có thể chia theo lĩnh vực: tổ chức cán bộ, tài chính, hành chính, pháp chế…

3. Quy trình lập hồ sơ nguyên tắc

• Thu thập văn bản: bản gốc hoặc bản sao có giá trị pháp lý từ các cơ quan có thẩm quyền.

• Phân loại theo lĩnh vực: ví dụ: quản lý tài sản, thể thức văn bản, công tác Đảng…

• Sắp xếp tài liệu: theo thời gian ban hành hoặc theo cơ quan ban hành.

• Ghi thông tin hồ sơ: tiêu đề, thời gian, chế độ bảo quản, mã số hồ sơ.

• Cập nhật định kỳ: bổ sung văn bản mới, loại bỏ văn bản hết hiệu lực.

• Biên mục và bảo quản: như hồ sơ công việc, nhưng có thể lưu vĩnh viễn hoặc dài hạn.

4. Ví dụ hồ sơ nguyên tắc

• • Tập văn bản hướng dẫn thể thức văn bản của Đảng giai đoạn 1997–2004 Hồ sơ nguyên tắc về quản lý tài sản công

  • Hồ sơ nguyên tắc về công tác tổ chức cán bộ

  • Hồ sơ nguyên tắc về quy trình ban hành văn bản hành chính

III. So sánh nhanh hồ sơ công việc và hồ sơ nguyên tắc