Quy trình chỉnh lý tài liệu nghành TN&MT

Theo quy định nghiệp vụ, việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ dạng giấy gồm nhiều bước liên hoàn, bảo đảm vừa xử lý kỹ thuật, vừa bảo quản vật lý, vừa tạo lập công cụ tra cứu. Các bước chính bao gồm:

Bước 01. Lập kế hoạch và văn bản hướng dẫn

Mục tiêu: thiết lập khung pháp lý, nghiệp vụ và lộ trình triển khai chỉnh lý phông tài liệu giấy; làm căn cứ cho mọi hoạt động khảo sát, phân loại, xử lý kỹ thuật, đóng gói, số hoá và lưu trữ.

Nội dung tối thiểu văn bản hướng dẫn (mẫu ngắn) bao gồm:

• • Thông tin chung: Tiêu đề, số hiệu, ngày ban hành, người phê duyệt, căn cứ pháp lý. 

  • Phạm vi, đối tượng áp dụng.

  • Định nghĩa thuật ngữ chính.

  • Nguyên tắc chung:

    • • Giữ nguyên trật tự;

      • Tối thiểu can thiệp,;

      • Ghi chép đầy đủ).

  • Trình tự công việc chi tiết: Khảo sát → Kiểm kê → Đánh giá giá trị → Xử lý kỹ thuật → Mã hoá/Nhãn → Đóng gói → Số hoá → Nghiệm thu 

  • Tổ chức thực hiện: phân công trách nhiệm, yêu cầu năng lực nhân sự, ngân sách, tiến độ. 

  • Mẫu biểu kèm theo:

• • • • • • Hồ sơ lịch sử đơn vị.

          • Hồ sơ lịch sử phông.

          • Phiếu kiểm kê.

          • Phiếu đánh giá giá trị.

          • Mẫu nhãn.

          • Nhật ký can thiệp.

          • Biên bản giao nhận.

• • Cơ chế phê duyệt: danh mục bảo lưu/huỷ, lưu hồ sơ pháp lý. 

Hồ sơ lịch sử đơn vị hình thành phông 

Mục đích: xác định nguồn gốc, chức năng, thời kỳ hoạt động của đơn vị để làm căn cứ giải thích phạm vi và giá trị phông.

Trường thông tin bắt buộc (điền vào mẫu):

• • • Tên đơn vị; Mã đơn vị; Địa chỉ.

    • Ngày thành lập; Số quyết định/ văn bản thành lập (số/ ngày).

    • Chức năng, nhiệm vụ chính qua các giai đoạn (giai đoạn; mô tả ngắn).

    • Các mốc tổ chức quan trọng (năm — sự kiện — số văn bản).

    • Các lần sáp nhập/tách/đổi tên (số văn bản, ngày).

    • Người/đơn vị cung cấp thông tin (tên; chức vụ; liên hệ).

    • Tài liệu đính kèm (quyết định; sơ đồ tổ chức; biên bản liên quan).

Việc cần làm (thực tế):

• Thu thập quyết định thành lập, quyết định thay đổi; scan lưu kèm.

• Phỏng vấn cán bộ chủ chốt để ghi mốc không có văn bản.

• Hoàn thiện hồ sơ lịch sử đơn vị, ký xác nhận người cung cấp.

Hồ sơ lịch sử phông tài liệu 

Mục đích: mô tả phạm vi, loại hình, khối lượng và trạng thái ban đầu của phông để lập kế hoạch chỉnh lý, xử lý kỹ thuật và số hoá.

Trường thông tin bắt buộc (mẫu)

• • • Tên phông; Mã phông.

    • Thời kỳ tạo lập (từ… đến…).

    • Nguồn gốc (phòng/ban/dự án).

    • Loại tài liệu chính (công văn, hợp đồng, hồ sơ cá nhân, ảnh, bản vẽ…).

    • Khối lượng ước tính (số hồ sơ; số trang; số hộp).

    • Trạng thái sắp xếp (nguyên trật tự / mất trật tự / đã phân loại).

    • Tình trạng bảo quản chung (tốt/khá/kém; ghi sự cố cụ thể).

    • Người phụ trách phông (tên; chức vụ; liên hệ).

Phương pháp khảo sát thực tế

• Làm theo lô (ví dụ 500–1.000 trang/lô).

• Mỗi lô: ghi Phiếu kiểm kê lô (một dòng = một hồ sơ/tập).

• Tổng hợp báo cáo tình trạng phông + đề xuất hành động (bảo lưu, số hoá, phục hồi, huỷ).

Hướng dẫn xác định giá trị tài liệu

Mục đích: xác định bỏ/giữ và mức ưu tiên số hoá dựa trên tiêu chí rõ ràng, dễ áp dụng.

Tiêu chí đánh giá (dùng tick hoặc điểm)

• Giá trị pháp lý (hợp đồng, quyết định, chứng từ tài chính).

• Giá trị hành chính/quản lý (cần cho kiểm toán, giải trình).

• Giá trị lịch sử/nhân văn (minh chứng sự kiện, nhân vật, quá trình).

• Giá trị khoa học/nghiên cứu (dữ liệu độc đáo).

• Giá trị kinh tế/chiến lược (liên quan tài sản, dự án lớn).

• Tình trạng vật lý (dễ hư hỏng → ưu tiên số hoá ngay).

Thang phân loại đề xuất (áp dụng nhanh)

• • • Vĩnh viễn — bảo lưu vĩnh viễn; số hoá chất lượng cao.

    • Dài hạn (>20 năm) — bảo lưu, số hoá nếu cần.

    • Trung hạn (5–20 năm) — giữ theo hạn.

    • Ngắn hạn (<5 năm) — giữ tạm; xem xét huỷ.

    • Huỷ — lập danh mục huỷ, biên bản huỷ có phê duyệt.

Quy trình thực hiện (3 bước)

• • • Nhân viên điền Phiếu đánh giá giá trị (mã; tiêu đề; tick tiêu chí; đề xuất).

    • Tổng hợp theo lô/phông → lập Danh mục đề xuất.

    • Hội đồng phê duyệt (ít nhất 3 thành viên: lưu trữ, pháp chế, quản lý) ký danh mục cuối cùng.

Mẫu một dòng phiếu đánh giá Mã hồ sơ; Tiêu đề; Năm; Tiêu chí tick/điểm; Giá trị đề xuất; Người đánh giá; Ngày.

Hướng dẫn phân loại và lập hồ sơ

Mục đích: tạo mã, nhãn và chỉ mục nhất quán để quản lý, tra cứu và đóng gói.

Nguyên tắc cơ bản

• • • Giữ nguyên trật tự nguyên bản nếu có.

    • Nếu mất trật tự: sắp theo chức năng → hoạt động → thời gian.

    • Mã và nhãn phải ngắn gọn, dễ đọc, phù hợp hệ thống nội bộ.

Cấu trúc mã đề xuất (áp dụng ngay)

• Mẫu: [MãĐV]-[Loại]-[Năm]-[STT]

• MãĐV: 2–4 ký tự (ví dụ DV01).

• Loại: CV (công văn), HD (hợp đồng), BB (biên bản), BV (bản vẽ), ANH (ảnh).

• Năm: 4 chữ số.

• STT: 4 chữ số (0001).

Ví dụ: DV01-HD-2000-0005

Các bước lập hồ sơ thực tế

• • • Với mỗi lô: tách thành tập/hồ sơ; mỗi tập là 1 đơn vị lập hồ sơ.

    • Gán mã theo cấu trúc; dán nhãn ngoài tập/hộp: Mã; Tiêu đề rút gọn; Năm; Số trang; Mức truy cập; Vị trí kho.

    • Ghi entry vào chỉ mục (Excel/ERMS) với các trường tối thiểu: Mã phông; Mã hồ sơ; Tiêu đề đầy đủ; Thời kỳ; Số trang; Giá trị lưu trữ; Vị trí kho; Ghi chú.

    • Nếu ghép/tách hồ sơ: lập Biên bản thay đổi và cập nhật chỉ mục.

Mẫu nhãn (1 dòng) Mã hồ sơ; Tiêu đề rút gọn; Năm; Số trang; Mức truy cập; Vị trí kho

Ví dụ 1: Hồ sơ lịch sử đơn vị hình thành phông

• Tên đơn vị: Phòng Tài chính – Kế toán, Công ty ABC

• Mã đơn vị: ABC-TC

• Địa chỉ: 25 Nguyễn Trãi, Hà Nội

• Ngày thành lập: 12/03/1998

• Văn bản thành lập: Quyết định số 45/QĐ-ABC ngày 12/03/1998

• Chức năng nhiệm vụ (qua giai đoạn):

  • • 1998–2010: Quản lý tài chính nội bộ, lập báo cáo thuế.

    • 2011–nay: Thêm chức năng kiểm soát chi phí dự án.

• Mốc tổ chức:

  • • 2005: Sáp nhập Phòng Quản lý Ngân sách (QĐ số 20/QĐ-ABC).

    • 2015: Đổi tên thành Phòng Tài chính – Kế toán (QĐ số 88/QĐ-ABC).

• Người cung cấp thông tin: Nguyễn Văn A, Trưởng phòng (ĐT: 09xxxxxxxx).

• Tài liệu đính kèm: Quyết định thành lập, quyết định đổi tên, sơ đồ tổ chức.

Ví dụ 2: Hồ sơ lịch sử phông tài liệu

• Tên phông: Phông Phòng Tài chính – Kế toán

• Mã phông: PTC-01

• Thời kỳ tạo lập: 1998–2020

• Nguồn gốc: Phòng Tài chính – Kế toán, Công ty ABC

• Loại tài liệu chính: Hợp đồng, báo cáo tài chính, chứng từ chi phí, bảng lương.

• Khối lượng ước tính: 1.200 hồ sơ ≈ 45.000 trang (90 hộp).

• Trạng thái sắp xếp: Tài liệu xếp lộn xộn, chưa phân loại.

• Tình trạng bảo quản: Khá (10% giấy ố vàng, 5% giấy bị rách mép).

• Người phụ trách: Trần Thị B – Cán bộ lưu trữ.

Ví dụ 3: Phiếu đánh giá giá trị tài liệu (1 hồ sơ)

• Mã hồ sơ: PTC-01-HD-2005-0023

• Tiêu đề: Hợp đồng thuê văn phòng năm 2005

• Năm: 2005

• Tiêu chí:

  • • Giá trị pháp lý: Có (✓)

    • Giá trị hành chính: Hết hiệu lực (✗)

    • Giá trị lịch sử: Không (✗)

    • Giá trị nghiên cứu: Thấp (✗)

    • Tình trạng vật lý: Tốt (✓)

• Đề xuất: Hết giá trị → lập danh mục huỷ

• Người đánh giá: Nguyễn Văn C (20/09/2023)

Ví dụ 4: Nhãn hồ sơ

• Mã hồ sơ: PTC-01-BC-2010-0050

• Tiêu đề rút gọn: Báo cáo tài chính quý I/2010

• Năm: 2010

• Số trang: 120

• Mức truy cập: Nội bộ

• Vị trí kho: Giá 03 – Ngăn 05 – Hộp 12

👉 Với các ví dụ trên, bạn có thể hình dung khi áp dụng vào đơn vị mình sẽ cần:

• Lập hồ sơ lịch sử đơn vị từ văn bản thành lập và phỏng vấn.

• Khảo sát, ghi lịch sử phông với số liệu thực tế.

• Sử dụng phiếu đánh giá giá trị để phân loại giữ/huỷ.

• Tạo nhãn hồ sơ và sắp xếp vào hộp.

Bước 02. Giao nhận, vận chuyển và vệ sinh sơ bộ

1. Nguyên tắc chung

• • • Tuân thủ nguyên tắc ít can thiệp, an toàn vật chất và ghi chép đầy đủ.

    • Mọi lô tài liệu phải kèm biên bản giao nhận và phiếu kiểm kê lô trước khi di chuyển.

    • Tài liệu bị ẩm, mốc, dính dầu mỡ hoặc bị nhiễm hóa chất xử lý riêng, cách ly và báo chuyên viên phục hồi.

    • Nhân sự tham gia phải được huấn luyện, sử dụng trang bị bảo hộ cá nhân (PPE) phù hợp.

2. Trước khi vận chuyển: chuẩn bị và đóng gói tạm

• • • Đánh giá nhanh lô tại kho hiện tại: ước lượng số lượng, kích thước, tình trạng chung.

    • Dùng vật liệu tạm an toàn để đựng: thùng carton cứng sạch; bìa lót giấy trung tính; túi polyester cho các tập bị dính bẩn.

    • Không buộc chặt bằng dây nilon trực tiếp lên tài liệu; dùng pallet hoặc hộp ổn định.

    • Dán nhãn tạm trên từng hộp: Mã phông; Mã lô; Số hộp (Ví dụ: Lô 01/12); Người giao; Ngày.

    • Chuẩn bị Biên bản giao nhận lô (mẫu kèm bên dưới) có chữ ký người giao và người nhận.

3. Yêu cầu đối với phương tiện vận chuyển

• • • Xe khô ráo, kín, tránh rung lắc mạnh; có nền phẳng không trơn.

    • Tránh vận chuyển trong mưa bão; nếu bắt buộc, bảo vệ hộp bằng màng chống ướt.

    • Tránh nhiệt độ/độ ẩm cao trong xe; nếu vận chuyển dài ngày, ưu tiên xe có điều hòa hoặc che chắn chống nóng.

    • Người lái/nhân viên vận chuyển được hướng dẫn cách bốc xếp nhẹ nhàng, không chồng quá cao.

 4. Vệ sinh sơ bộ: Nguyên tắc: ưu tiên phương pháp cơ học khô; không dùng chất lỏng trực tiếp lên giấy; mọi thao tác nhẹ nhàng, không chà xát mạnh.

• Chuẩn bị

  • • Khu vực thao tác sạch, thông thoáng, có bàn lớn, ánh sáng tốt.

    • Dụng cụ: chổi lông mềm, bàn chải sợi mềm, gôm mềm (rubber eraser pads), miếng vải cotton sạch, máy hút bụi mini có lọc HEPA và đầu hút mềm, kẹp nhựa, găng tay cotton/ nitrile, khẩu trang N95, kính bảo hộ.

    • Vật liệu hỗ trợ: giấy lót trung tính, khay chứa dị vật, giấy khô thấm.

• Vệ sinh bề mặt (theo trình tự)

• • • Đặt tập lên giấy lót trung tính.

    • Dùng chổi lông mềm quét nhẹ bề mặt giấy để loại bụi rời; quét hướng từ giữa ra mép.

    • Dùng máy hút bụi HEPA ở cường độ thấp, giữ đầu hút cách bề mặt 1–2 cm; không hút trực tiếp mép rách.

    • Dùng gôm dạng miếng để nhẹ nhàng tẩy vết bẩn bút chì, cặn than; tránh chỗ mực nước.

    • Dùng bàn chải sợi mềm chải nhẹ những khe mép, gáy.

    • Loại bỏ dị vật kim loại (kim bấm, giấy kẹp) bằng kẹp nhựa; bỏ vào khay, ghi mã hồ sơ và lưu chứng từ.

• Xử lý nấm mốc, ẩm nhẹ (sơ bộ)

• • • Nếu mốc nhẹ (vết nhỏ, không thấm sâu): đưa hồ sơ vào phòng sấy khô nhẹ (phòng khô, lưu thông khí) 48–72 giờ; sau đó vệ sinh bề mặt như trên.

    • Nếu mốc rộng, dính chặt hoặc hồ sơ ướt: cách ly ngay, bỏ vào túi/khay đóng kín, dán nhãn “Cách ly – Mốc/ướt”, báo chuyên viên phục hồi để xử lý chuyên sâu (không xử lý bằng hoá chất tại chỗ).

    • Không dùng thuốc sát trùng bề mặt trực tiếp lên giấy trừ khi do chuyên viên phục hồi chỉ định.

• Xử lý vật kim loại gây hại

• • • Gỡ kim bấm, kẹp kim bằng kẹp nhựa; tháo kim ra nhẹ nhàng để tránh rách; kim, ghim phải thu gom vào hộp đựng kim loại, đánh dấu và tiêu hủy theo quy trình an toàn.

    • Ghi chú trong nhật ký can thiệp: ngày; người thực hiện; số lượng kim/ghim; mã hồ sơ.

• Hồ sơ dính dầu mỡ hoặc hóa chất

• Cách ly ngay; không xử lý cơ học; báo chuyên viên phục hồi; có thể cần xử lý chuyên sâu hoặc tiêu huỷ an toàn theo quy định.

Ghi chép, chứng từ và nhật ký

• Mọi thao tác vệ sinh sơ bộ phải được ghi trong Nhật ký can thiệp (mã hồ sơ; ngày; thao tác; dụng cụ/vật liệu dùng; người thực hiện; kết quả).

• Đính kèm hình ảnh trước/sau (nếu có).

• Biên bản giao nhận cập nhật tình trạng sau vệ sinh; chữ ký nhận trách nhiệm của người thực hiện.

5. An toàn lao động và bảo hộ

• • • Nhân viên xử lý mốc/bụi phải mang khẩu trang N95, găng tay, kính bảo hộ; tránh hít bào tử nấm.

    • Khu vực có mốc nên có hệ thống thông gió; nhân viên sau ca làm việc phải rửa tay, thay quần áo nếu bị nhiễm bẩn.

    • Dụng cụ hút bụi HEPA phải được vệ sinh và bộ lọc thay/kiểm tra định kỳ.

6. Xử lý tình huống đặc biệt (ngắn)

• • • Phát hiện hồ sơ ướt/ ngập nước: cách ly, đặt thẳng, không chồng lên nhau; đưa vào phòng sấy khô; nếu lớn báo chuyên gia phục hồi.

    • Phát hiện mối/côn trùng: kiểm tra rộng lô; đặt bẫy dính; nếu nghiêm trọng báo bộ phận kiểm soát dịch hại.

    • Phát hiện hồ sơ mất/trộm: lập biên bản ngay; thông báo lãnh đạo; kiểm tra CCTV nếu có; đối chiếu biên bản giao nhận.

Bước 03. Phân loại tài liệu

Mục tiêu: thiết lập trật tự logic cho phông hồ sơ theo nguyên tắc cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và thời gian/loại hình văn bản để dễ lập hồ sơ, bảo quản và tra cứu.

1. Nguyên tắc chung

• • • Giữ nguyên trật tự nguyên bản nếu tồn tại.

    • Ưu tiên phân loại theo thứ tự: Cơ cấu tổ chức → Chức năng Nhiệm vụ → Thời gian / Loại hình.

    • Phân loại phải minh bạch, nhất quán và có khả năng mở rộng.

    • Mọi thay đổi trật tự phải được ghi bằng Biên bản thay đổi và cập nhật chỉ mục.

    • Mỗi hồ sơ được gán một mã duy nhất và nhãn dễ đọc.

2. Ba phương án phân loại áp dụng thực tế

• Phương án A Cơ cấu tập trung

  • • Phân theo đơn vị tạo lập (ví dụ Phòng Kế hoạch, Phòng Tài chính).

    • Dùng khi hồ sơ phản ánh trách nhiệm đơn vị rõ ràng.

• Phương án B Chức năng nhiệm vụ

  • • Phân theo chức năng hoặc quy trình nghiệp vụ (ví dụ Lập dự án, Hợp đồng, Thanh toán).

    • Dùng khi hồ sơ thuộc quy trình liên phòng, dễ tìm theo công năng.

• Phương án C Thời gian và loại hình văn bản

• Phân theo năm hoặc theo loại văn bản (Công văn, Biên bản, Hợp đồng, Bản vẽ).

• Dùng khi cần tra cứu theo mốc thời gian hoặc phục vụ thống kê.

Gợi ý thực tế: kết hợp Phương án A + B làm cốt lõi, dùng C làm chỉ mục phụ để phân tích theo năm/loại.

3. Quy trình phân loại bước bằng bước

• Chuẩn bị lô kiểm kê

  • • Lấy 1 lô đại diện 300–1.000 trang; chuẩn bị Phiếu kiểm kê lô.

• Kiểm tra trật tự nguyên bản

  • • Nếu có trật tự: giữ nguyên, ghi mô tả trật tự trong chỉ mục.

    • Nếu không: chuyển sang bước phân loại.

• Xác định đơn vị tạo lập và chức năng liên quan

  • • Ghi MãĐV và Chức năng chính cho mỗi hồ sơ.

• Áp dụng sơ đồ phân loại

  • • Áp nhãn tạm theo cấu trúc: [MãĐV] / [Chức năng] / [Năm].

    • Ví dụ: BQLDX / HỢP ĐỒNG / 2000.

• Gán mã hồ sơ theo cấu trúc chuẩn

  • • Mẫu mã: [MãĐV]-[Loại]-[Năm]-[STT].

    • Ví dụ: BQLDX-HD-2000-0005.

• Gom và ghép hồ sơ thành tập hợp hợp lý

  • • Ghép hồ sơ nhỏ cùng chức năng và thời gian; không ghép hồ sơ có giá trị pháp lý khác nhau nếu gây hiểu lầm.

• Tạo hoặc cập nhật chỉ mục phông

  • • Ghi một dòng cho mỗi hồ sơ: Mã phông; Mã hồ sơ; Tiêu đề; Chức năng; Thời kỳ; Số trang; Giá trị lưu trữ; Vị trí kho; Ghi chú.

• Kiểm tra chéo và phê duyệt lô

• Kiểm tra 5–10% hồ sơ lô để đảm bảo đúng nguyên tắc; Trưởng dự án ký duyệt.

4. Quy tắc xử lý các tình huống cụ thể

• Hồ sơ liên ngành thuộc nhiều chức năng

• Gán mã theo đơn vị tạo lập chính; trong chỉ mục ghi liên kết tới các chức năng khác.

• Hồ sơ có nhiều tài liệu nhỏ rời rạc

• Ghép thành một tập theo chủ đề và liệt kê mã gốc làm phụ lục trong phần ghi chú.

• Hợp đồng hoặc văn bản pháp lý kèm phụ lục bản vẽ

• Tạo hồ sơ chính cho hợp đồng; phụ lục bản vẽ mã riêng nhưng liên kết trong chỉ mục.

• Hồ sơ mất thông tin nguồn gốc

• Gán mã tạm bắt đầu bằng TMP; ghi rõ lý do và nguồn phát hiện; chuyển cho hội đồng quyết định nếu cần mã chính thức.

Ví dụ cụ thể nhanh để làm theo

• Tiền đề: Phông Dự án X do Ban Quản lý Dự án tạo lập.

• Bước 1: Phát hiện hồ sơ hợp đồng 2009 không trật tự.

• Bước 2: Xác định chức năng là HỢP ĐỒNG; gán mã BQLDX-HD-2009-0023.

• Bước 3: Nếu kèm bản vẽ, bản vẽ có mã BQLDX-BV-2009-0023A và trong chỉ mục ghi liên kết tới mã hợp đồng.

• Bước 4: Dán nhãn ngoài tập: BQLDX-HD-2009-0023; Hợp đồng thi công cầu Y; 2009; 85tr; Bảo lưu.

• Bước 5: Cập nhật chỉ mục Excel dòng tương ứng, lưu lộ trình kiểm duyệt.

Bước 04. Lập và hoàn thiện hồ sơ

Tài liệu rời lẻ sẽ được lập thành hồ sơ; hồ sơ đã có sẽ được chỉnh sửa, bổ sung. Nội dung quan trọng:

• • • Xác định giá trị tài liệu.

    • Xác định thời hạn bảo quản (05 năm, 10 năm, 20 năm hoặc vĩnh viễn).

    • Loại bỏ bản thừa, bản trùng, bản nháp.

Bước 05 Biên mục phiếu tin

1. Mục đích

• • • Tạo lập công cụ tra cứu khoa học, giúp cán bộ lưu trữ và người sử dụng nhanh chóng xác định vị trí, nội dung và đặc điểm của từng hồ sơ.

    • Bảo đảm mỗi hồ sơ sau khi chỉnh lý đều được nhận diện rõ ràng, dễ tìm, dễ quản lý.

2. Nguyên tắc thực hiện

• • • Mỗi hồ sơ = một phiếu tin (không gộp nhiều hồ sơ vào một phiếu).

    • Nội dung ghi trên phiếu phải chính xác, ngắn gọn, đầy đủ yếu tố bắt buộc, tránh viết dài dòng, cảm tính.

    • Phiếu được lập theo mẫu quy định tại Phụ lục II của Thông tư hướng dẫn công tác chỉnh lý tài liệu.

3. Nội dung chính của phiếu tin (theo mẫu quy định)
Một phiếu tin thường có các trường thông tin sau:

• Số và ký hiệu hồ sơ: số thứ tự hồ sơ, kèm ký hiệu phân loại.

• Tiêu đề hồ sơ: phản ánh trung thực, ngắn gọn nội dung hồ sơ.

• Thời gian hồ sơ: ghi rõ niên đại sớm nhất – muộn nhất.

• Khối lượng hồ sơ: số tờ, số trang hoặc đơn vị bảo quản.

• Chú giải (nếu có): tình trạng vật lý, ngôn ngữ tài liệu, đặc điểm đặc biệt.

• Vị trí lưu trữ trong kho: số giá, số ngăn, số hộp (cặp).

4. Cách làm thực tế

• • • Sau khi đã hoàn tất sắp xếp hồ sơ vào hộp, cán bộ chỉnh lý lập phiếu tin trên máy tính (nếu có hệ thống quản lý điện tử) hoặc viết/đánh máy vào biểu mẫu giấy.

    • Phiếu được đánh số trùng với số hồ sơ để đảm bảo đối chiếu dễ dàng.

    • Phiếu tin được lưu trong tập phiếu tra cứu đặt tại phòng đọc/kho lưu trữ, đồng thời có thể nhập vào cơ sở dữ liệu điện tử để phục vụ tra cứu trực tuyến.

5. Ý nghĩa thực tiễn

• • • Giúp tìm kiếm hồ sơ nhanh chóng mà không phải trực tiếp mở hộp.

    • Tạo sổ tay khoa học về toàn bộ phông tài liệu.

    • Là căn cứ quan trọng để lập các công cụ tra cứu ở mức cao hơn: mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu tra cứu điện tử.

Ví dụ Phiếu tin hồ sơ

(Theo Phụ lục II – Thông tư hướng dẫn chỉnh lý tài liệu lưu trữ)

1. Số và ký hiệu hồ sơ: HS-05/UBND-VP
2. Tiêu đề hồ sơ: Báo cáo tổng kết công tác cải cách hành chính năm 2018 – 2019
3. Thời gian: 2018 – 2019
4. Khối lượng: 125 tờ
5. Chú giải:

• • • Bản gốc, tình trạng giấy tốt, có 02 văn bản phụ lục kèm theo.

    • Ngôn ngữ: Tiếng Việt.

 6. Vị trí lưu trữ: Giá số 03, ngăn 2, hộp số 15

Khi tra cứu, cán bộ chỉ cần mở tập phiếu tin, nhìn vào tiêu đề hồ sơ + vị trí lưu trữ, là biết chính xác tài liệu cần nằm ở đâu trong kho mà không phải mở từng hộp ra kiểm tra.

Lưu ý thực tế:

• • • Nếu kho có nhiều phông khác nhau, nên đánh số hộp liên tục trong từng phông để tránh nhầm lẫn.

    • Các phiếu tin nên được lưu tập trung trong một cặp riêng, sắp xếp theo thứ tự số hồ sơ hoặc theo tiêu đề hồ sơ (A–Z) để dễ tra cứu.

Bước 06. Kiểm tra, chỉnh sửa

1. Mục đích

• • • Đảm bảo hồ sơ và phiếu tin được lập đúng quy định, chính xác tuyệt đối.

    • Phát hiện và xử lý kịp thời các sai sót về kỹ thuật, hình thức, nội dung trước khi bàn giao.

    • Tạo sự thống nhất giữa hồ sơ – phiếu tin – vị trí lưu trữ trong kho.

2. Nội dung công việc

a) Kiểm tra hồ sơ

• • • Đối chiếu số lượng hồ sơ thực tế với danh mục, tránh tình trạng thiếu hoặc thừa hồ sơ.

    • Kiểm tra tiêu đề hồ sơ: đã phản ánh đúng nội dung, gọn, rõ, không trùng lặp.

    • Kiểm tra thứ tự sắp xếp trong hộp: đúng logic thời gian hoặc phân loại nghiệp vụ.

    • Xem lại tình trạng vật lý: giấy có rách, ẩm, mốc cần xử lý bổ sung hay không.

b) Kiểm tra phiếu tin

• • • Đối chiếu số và ký hiệu hồ sơ trên phiếu tin với hồ sơ thực tế.

    • Kiểm tra mục tiêu đề, thời gian, khối lượng có khớp với hồ sơ không.

    • Kiểm tra vị trí lưu trữ (giá, ngăn, hộp) đã ghi rõ ràng, thống nhất.

c) Đối chiếu chéo

• • • So sánh giữa danh mục hồ sơ – phiếu tin – hồ sơ thực tế.

    • Nếu phát hiện sai sót (ví dụ: phiếu tin ghi 120 tờ nhưng hồ sơ thực có 125 tờ), phải chỉnh sửa ngay.

3. Cách làm thực tế

• • • Tổ chức 2 vòng kiểm tra:

      • • Vòng 1: cán bộ trực tiếp chỉnh lý tự rà soát.

        • Vòng 2: tổ kiểm tra/nhóm khác hoặc cán bộ phụ trách lưu trữ kiểm chứng.

    • Ghi nhận kết quả vào Biên bản kiểm tra chỉnh lý (nêu rõ đã kiểm tra bao nhiêu hồ sơ, sai sót đã được chỉnh sửa thế nào).

    • Chỉ sau khi biên bản được phê duyệt, tài liệu mới được đưa vào lưu kho chính thức.

4. Ý nghĩa thực tiễn

• • • Tránh rủi ro thất lạc, trùng lặp hoặc khó khăn trong tra cứu về sau.

    • Nâng cao tính khoa học, tin cậy của hồ sơ chỉnh lý.

    • Là căn cứ để nghiệm thu, bàn giao giữa đơn vị chỉnh lý và đơn vị lưu trữ.

Ví dụ: Kiểm tra, chỉnh sửa hồ sơ sau chỉnh lý

• Tình huống

Phông: Phông UBND huyện X (1995–2005)
Hộp số: 12
Trong hộp có 10 hồ sơ đã lập và phiếu tin kèm theo.

• Kiểm tra thực tế

• • • Hồ sơ số 05

      • Tiêu đề hồ sơ: “Báo cáo tổng kết năm 2000”

      • Phiếu tin ghi: 120 tờ, thời gian 01/2000–12/2000

      • Thực tế kiểm tra: hồ sơ có 125 tờ (nhiều hơn 5 tờ so với phiếu tin).

    • Hồ sơ số 07

      • Tiêu đề hồ sơ: “Công văn về xây dựng cơ bản”

      • Thực tế kiểm tra: thấy có nội dung trùng với hồ sơ số 06 (“Công văn xây dựng cơ bản năm 2001”).

      • Cán bộ chỉnh lý xác định: hồ sơ 07 chỉ có 10 tờ là bản sao → cần gộp vào hồ sơ 06, bỏ hồ sơ 07.

    • Hồ sơ số 10

      • Phiếu tin ghi: Vị trí lưu kho “Giá 3, Ngăn 2, Hộp 12”.

      • Thực tế: được đặt nhầm ở Hộp 13 → cần di chuyển đúng vị trí.

• Chỉnh sửa

• • • • Sửa phiếu tin hồ sơ 05: cập nhật số tờ từ 120 → 125.

      • Gộp hồ sơ 07 vào hồ sơ 06, hủy phiếu tin hồ sơ 07.

      • Điều chỉnh lại phiếu tin hồ sơ 10 và sắp xếp về đúng Hộp 12.

• Ghi nhận kết quả

Lập Biên bản kiểm tra chỉnh lý ghi rõ:

• • • Tổng số hồ sơ kiểm: 10

    • Sai sót phát hiện: 3

    • Đã chỉnh sửa, điều chỉnh xong trước khi bàn giao.

👉 Ví dụ này cho thấy, việc kiểm tra – chỉnh sửa giúp tránh:

• • • Hồ sơ thừa/thiếu tờ (ảnh hưởng giá trị thông tin).

    • Hồ sơ trùng lặp (gây lãng phí).

    • Hồ sơ đặt sai vị trí (khó tra cứu).

Bước 07. Hệ thống hóa hồ sơ và phiếu tin

1. Mục đích

• • • Tạo tính thống nhất giữa hồ sơ, phiếu tin và danh mục.

    • Giúp tra cứu nhanh, chính xác, không bị nhầm lẫn.

    • Đảm bảo kho lưu trữ vận hành hiệu quả, tránh tình trạng “hồ sơ một nơi, phiếu tin một nẻo”.

2. Nội dung công việc

a) Sắp xếp hồ sơ

• • • Hồ sơ sau khi chỉnh lý được sắp xếp theo trình tự phân loại (theo thời gian, lĩnh vực, hoặc cơ cấu tổ chức).

    • Hồ sơ cùng loại được đặt trong một hộp, đánh số hộp theo thứ tự liên tục.

    • Vị trí lưu trữ (giá, ngăn, hộp) được ghi rõ trong sổ kho và phiếu tin.

b) Sắp xếp phiếu tin

• • • Phiếu tin được xếp đồng bộ với hồ sơ:

      • • Hoặc xếp trong “tủ mục lục” theo trật tự số hộp/số hồ sơ.

        • Hoặc nhập dữ liệu vào phần mềm quản lý để tra cứu điện tử.

    • Phiếu tin phải có ký hiệu trùng khớp với ký hiệu hồ sơ, hộp.

c) Đối chiếu đồng bộ

• • • Đối chiếu lần cuối:

      • • Hồ sơ trong hộp = Phiếu tin = Danh mục hồ sơ.

        • Mỗi hộp hồ sơ có phiếu kiểm soát (ghi số lượng hồ sơ, số phiếu tin, tình trạng).

Ví dụ thực tế

Phông: Phông Sở Xây dựng tỉnh A (2000–2010)

• • Hộp 25: gồm 5 hồ sơ

    • • Hồ sơ 25.01: Báo cáo xây dựng cơ bản năm 2002

      • Hồ sơ 25.02: Công văn về cấp phép xây dựng (2002)

      • Hồ sơ 25.03: Hồ sơ dự án xây dựng cầu Y (2003)

      • Hồ sơ 25.04: Quy hoạch đô thị thị trấn Z (2003)

      • Hồ sơ 25.05: Báo cáo quyết toán công trình (2003)

→ Phiếu tin của 5 hồ sơ này được xếp trong tủ mục lục, cùng ngăn với phiếu tin hộp 24 và hộp 26, theo trình tự số hộp tăng dần.

→ Khi tra cứu: chỉ cần tìm theo phiếu tin “25.03” → biết chính xác hồ sơ nằm trong Hộp 25, giá 4, ngăn 2.

Ý nghĩa

• • • Giúp người quản lý dễ kiểm soát tình trạng hồ sơ.

    • Giúp độc giả/đơn vị tra cứu tiết kiệm thời gian, không phải mở nhiều hộp.

    • Tạo sự liên kết chặt chẽ giữa ba công cụ: hồ sơ – phiếu tin – danh mục.

Bước 8. Biên mục hồ sơ

1. Mục đích

• • • Chuẩn hóa cách trình bày và nhận dạng hồ sơ.

    • Đảm bảo dễ quản lý, dễ tra cứu, dễ khai thác.

    • Hình thành bộ công cụ tra cứu trực tiếp trong từng hồ sơ (số tờ, mục lục, chứng từ kết thúc).

2. Các công việc chi tiết

a) Sắp xếp hồ sơ theo hướng dẫn

• • • Hồ sơ sắp xếp theo trình tự thời gian hoặc chủ đề đã quy định.

    • Đảm bảo trật tự liên tục, logic, không bỏ sót, không trùng lặp.

b) Đánh số tờ

• • • Áp dụng cho tài liệu có thời hạn bảo quản từ 5 năm trở lên.

    • Đánh số bằng bút chì hoặc bút mực không phai, góc phải trên cùng của tờ tài liệu.

    • Đánh liên tục từ 01 → hết hồ sơ.

c) Lập mục lục hồ sơ

• • • Áp dụng cho hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn.

    • Nội dung gồm: số thứ tự, ký hiệu văn bản, ngày ban hành, trích yếu, số tờ.

    • Mục lục in trên giấy A4, kẹp vào đầu hồ sơ.

d) In mục lục, kẹp vào bìa hồ sơ

• • • Sau khi đánh máy hoặc in, mục lục được kẹp ngay sau tờ bìa hồ sơ.

    • Giúp tra cứu nhanh mà không cần mở toàn bộ hồ sơ.

e) Gán mã hồ sơ

• • • Mã hồ sơ gồm: số hộp + số hồ sơ (ví dụ: H25/03 = Hồ sơ số 03 trong Hộp 25).

    • Ghi mã trên bìa hồ sơ, phiếu tin và danh mục để đồng bộ.

f) Viết bìa hồ sơ và chứng từ kết thúc

• • • Bìa hồ sơ: ghi đầy đủ các thông tin:

      • • Tên cơ quan, đơn vị hình thành tài liệu.

        • Tiêu đề hồ sơ.

        • Thời gian bắt đầu – kết thúc.

        • Số lượng tờ.

        • Thời hạn bảo quản.

        • Ký hiệu/mã hồ sơ.

    • Chứng từ kết thúc: đặt cuối hồ sơ, xác nhận hồ sơ đã lập xong, ghi số lượng tờ, chữ ký người lập.

Ví dụ minh họa

Hồ sơ số: H25/03 – Báo cáo xây dựng cơ bản năm 2002

• • • Sắp xếp: các báo cáo từ tháng 01 đến tháng 12/2002.

    • Đánh số tờ: từ 01 đến 150.

    • Mục lục hồ sơ:

    • Bìa hồ sơ ghi:

      • • Tên cơ quan: Sở Xây dựng tỉnh A

        • Tiêu đề: Báo cáo xây dựng cơ bản năm 2002

        • Thời gian: 01/2002 – 12/2002

        • Số lượng: 150 tờ

        • Thời hạn bảo quản: Vĩnh viễn

        • Mã hồ sơ: H25/03

    • Chứng từ kết thúc:
      “Hồ sơ gồm 150 tờ, đánh số từ 01 đến 150. Hồ sơ đã lập xong ngày 15/8/2023. Người lập hồ sơ: … (ký, ghi rõ họ tên).”

Bước 09. Vệ sinh, đóng gói

1. Mục đích

• • • Giữ gìn tính nguyên vẹn của tài liệu.

    • Đảm bảo hồ sơ có hình thức thống nhất trước khi đưa vào lưu kho.

    • Kéo dài tuổi thọ tài liệu, hạn chế hư hỏng do ghim rỉ sét, bụi bẩn, ẩm mốc.

2. Công việc chi tiết

a) Vệ sinh tài liệu

• • • Tháo bỏ tất cả ghim kẹp, ghim bấm, dây buộc bằng kim loại.

    • Làm phẳng tài liệu bị gấp, quăn mép.

    • Dùng chổi lông mềm hoặc khăn sạch để phủi bụi.

    • Nếu có vết bẩn nhẹ: lau bằng khăn khô hoặc tẩy chuyên dụng cho giấy.

b) Đưa vào bìa hồ sơ

• • • Sau khi đã làm sạch, toàn bộ tài liệu của một hồ sơ được xếp ngay ngắn vào bìa hồ sơ chuẩn (bìa cứng hoặc bìa giấy dày, có in sẵn khung bìa).

    • Giấy lẻ, mỏng dễ rách nên kẹp thêm tờ lót bảo vệ.

c) Ghi số chính thức

• • • Ghi số hộp và số hồ sơ chính thức (đã xác định trong danh mục) lên bìa hồ sơ.

    • Đảm bảo thống nhất với phiếu tin và danh mục hồ sơ.

d) Đóng gói hộp

• • • Hồ sơ sau khi hoàn thiện được đưa vào hộp bảo quản (hộp carton, hộp nhựa chuyên dụng).

    • Trên hộp ghi rõ: tên phông, số hộp, thời gian, số lượng hồ sơ.

    • Các hộp được sắp xếp trên giá kho theo sơ đồ đã định.

Ví dụ thực tế

Hồ sơ H25/03 – Báo cáo xây dựng cơ bản năm 2002

• • • Gỡ bỏ toàn bộ ghim bấm cũ, làm phẳng 150 tờ báo cáo.

    • Dùng chổi lông mềm phủi bụi, thay ghim rỉ bằng dây chỉ chuyên dụng.

    • Đặt toàn bộ 150 tờ vào bìa hồ sơ cứng, kẹp mục lục vào đầu hồ sơ, chứng từ kết thúc vào cuối hồ sơ.

    • Ghi trên bìa:

      • • Tên cơ quan: Sở Xây dựng tỉnh A

        • Tiêu đề: Báo cáo xây dựng cơ bản năm 2002

        • Số chính thức: H25/03

        • Thời hạn bảo quản: Vĩnh viễn

    • Đưa hồ sơ vào Hộp số 25, cùng với các hồ sơ khác (25.01, 25.02, 25.04, 25.05).

    • Trên hộp 25 dán nhãn: “Hộp 25 – Báo cáo và hồ sơ xây dựng 2002–2003 – Sở Xây dựng tỉnh A”.

Bước 10. Đưa vào kho lưu trữ

1. Mục đích

• Hoàn thiện quy trình chỉnh lý, chính thức nhập hồ sơ vào kho lưu trữ.

• Đảm bảo hồ sơ được sắp xếp khoa học, an toàn vật lý, và có thể tra cứu nhanh chóng.

• Thiết lập cơ sở cho công tác bàn giao, kiểm tra và quản lý sau này.

2. Công việc chi tiết

a) Sắp xếp hồ sơ vào hộp

• • • Các hồ sơ đã biên mục, vệ sinh, hoàn thiện được xếp gọn gàng vào hộp bảo quản.

    • Hồ sơ trong cùng một hộp phải được đánh số thứ tự liên tục (ví dụ: H25/01 → H25/05).

    • Mỗi hộp có phiếu kiểm soát hồ sơ (ghi số hồ sơ, số tờ, tình trạng).

b) Làm nhãn hộp

• • • Trên hộp dán nhãn có đủ thông tin:

      • • Tên cơ quan hình thành phông.

        • Tên phông.

        • Số hộp.

        • Ký hiệu hồ sơ trong hộp (từ … đến …).

        • Thời gian tài liệu (năm bắt đầu – kết thúc).

        • Thời hạn bảo quản (05 năm, 10 năm, vĩnh viễn).

c) Vận chuyển vào kho

• • • Hộp được vận chuyển vào kho bằng xe đẩy hoặc phương tiện chuyên dụng để tránh va đập.

    • Đặt hộp vào giá/kệ lưu trữ theo sơ đồ đã định (theo phông, theo năm, hoặc theo số hộp).

    • Ghi nhận vị trí hộp trong sổ nhập kho hoặc phần mềm quản lý.

d) Bàn giao và ký nhận

• • Lập biên bản bàn giao hồ sơ vào kho lưu trữ:

    • • Ghi rõ số lượng hộp, số lượng hồ sơ, thời gian, tình trạng.

      • Đại diện bộ phận chỉnh lý và thủ kho cùng ký xác nhận.

Ví dụ thực tế

Hộp số 25 – Phông Sở Xây dựng tỉnh A (2002–2003)

• • • Hồ sơ trong hộp: H25/01 đến H25/05.

    • Thời gian tài liệu: 2002–2003.

    • Thời hạn bảo quản: Vĩnh viễn.

    • Vị trí lưu trữ: Giá số 4, tầng 2, kho A.

Nhãn hộp (dán ngoài):

• • • Cơ quan: Sở Xây dựng tỉnh A

    • Phông: Tài liệu quản lý xây dựng (2000–2010)

    • Số hộp: 25

    • Hồ sơ từ: H25/01 đến H25/05

    • Thời gian: 2002–2003

    • Thời hạn bảo quản: Vĩnh viễn

Biên bản bàn giao:

Ngày 20/8/2023, bộ phận chỉnh lý đã bàn giao Hộp số 25 (05 hồ sơ, 650 tờ) vào kho A.
Người giao: ………………… (ký, ghi rõ họ tên)
Người nhận: ………………… (ký, ghi rõ họ tên)

Bước 11. Hoàn chỉnh phông và lập báo cáo kết quả

1. Mục đích

• Khẳng định phông tài liệu đã được chỉnh lý khoa học, đầy đủ.

• Tạo ra bộ công cụ tra cứu chính thức (mục lục, bảng tra cứu, lời nói đầu phông).

• Cung cấp căn cứ để quản lý, khai thác và báo cáo lên cơ quan chủ quản.

2. Công việc chi tiết

a) Lời nói đầu phông

• • • Giới thiệu khái quát về phông:

      • • Tên cơ quan, tổ chức hình thành phông.

        • Lịch sử đơn vị hình thành phông.

        • Lịch sử phông (thời kỳ, biến động, đặc điểm).

        • Đặc điểm nội dung tài liệu.

        • Quy mô phông (số hồ sơ, số tờ, thời gian tài liệu).

    • Đây là phần giúp người khai thác có cái nhìn tổng quan.

b) Bảng tra cứu hồ sơ

• • • Thống kê theo số hộp, số hồ sơ, ký hiệu, thời gian, trích yếu.

    • Bảng tra cứu giúp thủ kho và người dùng tìm nhanh vị trí tài liệu.

c) Mục lục phông

• • • Lập mục lục đầy đủ, in ra giấy, nhân bản, đóng thành quyển.

    • Cấu trúc mục lục:

      • • Lời nói đầu phông.

        • Danh mục hồ sơ theo trật tự sắp xếp.

        • Phụ lục (nếu có).

d) Báo cáo kết quả chỉnh lý

• • • Báo cáo tổng hợp toàn bộ quá trình:

      • • Cơ sở pháp lý, nghiệp vụ áp dụng.

        • Nội dung công việc đã thực hiện.

        • Khối lượng tài liệu chỉnh lý (số hộp, số hồ sơ, số tờ).

        • Tài liệu tiêu hủy (nếu có).

        • Những khó khăn, vướng mắc.

        • Kiến nghị, đề xuất.

Ví dụ thực tế

Trích lời nói đầu phông: “Phông tài liệu Sở Xây dựng tỉnh A (2000–2010) được hình thành trong quá trình hoạt động của Sở. Phông phản ánh chức năng quản lý nhà nước về xây dựng, bao gồm các nhóm tài liệu chính: báo cáo chuyên đề, kế hoạch xây dựng, văn bản chỉ đạo điều hành, hồ sơ dự án… Phông có tổng số 320 hồ sơ, tương ứng 9.800 tờ, thời gian từ năm 2000 đến 2010. Trong quá trình chỉnh lý, 15 hồ sơ (khoảng 350 tờ) được xác định không còn giá trị sử dụng và đã lập thủ tục tiêu hủy. Tài liệu có giá trị vĩnh viễn chiếm khoảng 70%. Phông đã được sắp xếp khoa học, lập công cụ tra cứu đầy đủ, đảm bảo điều kiện phục vụ khai thác, sử dụng.”

Trích báo cáo kết quả chỉnh lý:

• • • Tổng số tài liệu thu thập: 345 hồ sơ.

    • Số hồ sơ giữ lại: 320 hồ sơ (9.800 tờ).

    • Số hồ sơ tiêu hủy: 25 hồ sơ (350 tờ).

    • Thời hạn bảo quản: Vĩnh viễn 220 hồ sơ, có thời hạn 100 hồ sơ.

    • Sản phẩm: Lời nói đầu phông, bảng tra cứu, mục lục phông (in và đóng quyển), báo cáo kết quả chỉnh lý.

ĐỊNH MỨC KINH TẾ KỸ THUẬT

4. Định mức lao động

Để chuẩn hóa, quy định đưa ra bảng định mức lao động cho từng công việc, đơn vị tính là công nhóm/mét giá tài liệu. Ví dụ:

• • • Lập kế hoạch chỉnh lý: 0,25 công nhóm/mét giá.

    • Phân loại tài liệu: 0,61 công nhóm/mét giá.

    • Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa: 3,12 công nhóm/mét giá.

    • Biên mục hồ sơ: 4,5 công nhóm/mét giá.

Như vậy, lập hồ sơ và biên mục hồ sơ chiếm nhiều công sức nhất, phản ánh đúng tính phức tạp của khâu này.

5. Định mức sử dụng máy móc, thiết bị

Các thiết bị được quy định cụ thể:

• Máy điều hòa nhiệt độ 12.000 BTU: dùng hầu hết các khâu, công suất 2,20 kW/h.

• Máy vi tính PC: phục vụ soạn thảo, biên mục.

• Máy in A4: in phiếu tin, mục lục.

• Một số khâu không cần thiết bị, ví dụ: giao nhận, vận chuyển.

6. Định mức dụng cụ lao động

Bao gồm:

• Quần áo bảo hộ lao động (BHLĐ).

• Quạt trần, quạt thông gió, đèn neon.

• Ghế, bàn làm việc.

• Máy hút bụi, máy hút ẩm (cho khâu vệ sinh).

• Xe đẩy, giá để tài liệu (cho khâu vận chuyển).

Các dụng cụ này giúp đảm bảo an toàn, vệ sinh, thuận tiện trong quá trình chỉnh lý.

7. Định mức tiêu hao vật liệu

Vật liệu tiêu hao được quy định cụ thể theo từng khâu:

• Giấy A4, mực in, bút bi, bút xóa: sử dụng trong lập hồ sơ, biên mục.

• Ghim, hồ dán, cặp tài liệu, hộp tài liệu: phục vụ đóng gói, bảo quản.

• Bìa hồ sơ: với mức 200 tờ/mét giá tài liệu.

Điều này cho phép tính toán kinh phí và dự trù vật tư chính xác.

8. Định mức tiêu hao năng lượng

Mức tiêu hao được tính chi tiết cho từng loại thiết bị và khâu công việc, ví dụ:

• • • Lập hồ sơ: Máy điều hòa 14,8579200 kWh, PC 0,0576000 kWh, máy in 0,0044800 kWh.

    • Biên mục hồ sơ: Máy điều hòa 21,4614400 kWh, PC 0,4752000 kWh, máy in 0,0950080 kWh.

Nhờ đó, cơ quan có thể quản lý chi phí điện năng và tối ưu sử dụng thiết bị.

9. Ý nghĩa thực tiễn

Việc quy định chi tiết các bước, sản phẩm và định mức mang lại nhiều lợi ích:

• Thống nhất quy trình nghiệp vụ: Bất kỳ cơ quan nào cũng có thể áp dụng, tránh tùy tiện.

• Tiết kiệm thời gian và chi phí: Nhờ dự trù trước lao động, vật tư, thiết bị, năng lượng.

• Tăng giá trị tài liệu: Sau chỉnh lý, tài liệu có hệ thống, dễ khai thác, phục vụ quản lý và nghiên cứu.

• Bảo đảm an toàn và bền vững: Các thao tác vệ sinh, loại bỏ kim loại, hút ẩm… giúp bảo quản tài liệu lâu dài.

10. Kết luận

Chỉnh lý tài liệu lưu trữ dạng giấy là một quy trình khoa học, phức tạp nhưng cần thiết, bảo đảm cho tài liệu phát huy tối đa giá trị. Các bước từ lập kế hoạch, phân loại, lập hồ sơ, biên mục, vệ sinh, đến bàn giao kho lưu trữ đều có mối liên hệ chặt chẽ.

Việc ban hành định mức lao động, thiết bị, dụng cụ, vật liệu và năng lượng không chỉ giúp chuẩn hóa nghiệp vụ mà còn tạo cơ sở để lập dự toán, phân bổ nguồn lực và kiểm soát chất lượng.

Trong bối cảnh chuyển đổi số, dù tài liệu điện tử ngày càng phổ biến, song tài liệu giấy vẫn chiếm tỷ trọng lớn. Do đó, công tác chỉnh lý tài liệu giấy vẫn giữ vai trò trụ cột của hoạt động lưu trữ, góp phần bảo vệ “ký ức của tổ chức và quốc gia”.

Quy trình xây dựng và vận hành kho lưu trữ hồ sơ – tài liệu 

Trình tự, thủ tục công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt 

QUY TRÌNH BẢO QUẢN TÀI LIỆU GIẤY TRONG KHO LƯU TRỮ 

Quy trình giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan 

QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU 

THỦ TỤC VÀ TRÌNH TỰ PHỤC VỤ ĐỘC GIẢ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ

Quy trình xác định thời hạn bảo quản

Các bước cần để xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành NN&MT  

Các bước cần để xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành NN&MT 

Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ giấy 

Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ ảnh 

Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ phim âm bản 

Quy trình thu nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ số vào lưu trữ hiện hành 

Quy trình chỉnh lý tài liệu nền giấy (Phần 01) 

Quy trình chỉnh lý tài liệu nền giấy (Phần 02) 

Quy trình chỉnh lý tài liệu nền giấy (Phần 03)