CHUYỂN ĐỔI SỐ NGÀNH VĂN THƯ, LƯU TRỮ: TỪ CHÍNH SÁCH ĐẾN HÀNH ĐỘNG CỤ THỂ 

Trong bối cảnh toàn cầu hóa và cuộc Cách mạng Công nghiệp 4.0, chuyển đổi số đã trở thành động lực then chốt cho sự phát triển của mọi lĩnh vực. Với ngành văn thư, lưu trữ, chuyển đổi số không chỉ là xu hướng mà còn là yêu cầu cấp bách nhằm bảo toàn di sản quốc gia, nâng cao hiệu quả quản lý và phục vụ nhân dân. Bài viết này phân tích tầm nhìn chiến lược, hành lang pháp lý và những bước đi cụ thể mà ngành đã và đang thực hiện để hiện thực hóa mục tiêu đó. 

Tầm nhìn và Cơ sở pháp lý 

Việc hiện đại hóa ngành văn thư, lưu trữ được xác định là một trong những nhiệm vụ trọng tâm của Chính phủ, với một hành lang pháp lý vững chắc đã được xây dựng. Các văn bản chỉ đạo của Đảng và Nhà nước, như Nghị quyết số 57-NQ/TW của Bộ Chính trị và Đề án 06/CP của Chính phủ, đã nhấn mạnh tầm quan trọng của việc phát triển dữ liệu và dịch vụ số.

Về mặt chuyên ngành, Luật Lưu trữ năm 2024 cùng với các thông tư hướng dẫn như Thông tư số 05/2025/TT-BNV và Thông tư số 06/2025/TT-BNV đã cụ thể hóa việc quản lý tài liệu lưu trữ số. Tại Đại hội Đảng bộ Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước nhiệm kỳ 2025–2030, mục tiêu “từng bước ứng dụng AI vào hoạt động nghiệp vụ, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ và bảo đảm an toàn tuyệt đối tài liệu quốc gia” đã được xác định, khẳng định quyết tâm của ngành.

Thời hạn nộp

• 60 ngày kể từ khi kết thúc công việc:

  • • Đây là mốc thời gian chuẩn, nhằm đảm bảo hồ sơ số được nộp sớm, tránh thất lạc, tránh việc hồ sơ tồn đọng lâu trong máy cá nhân.

    • Ví dụ: Phòng Kế hoạch – Tài chính hoàn tất báo cáo quyết toán năm 2024 ngày 15/3/2025 → hạn nộp hồ sơ số vào lưu trữ hiện hành chậm nhất là ngày 15/5/2025.

• Trường hợp cần tiếp tục sử dụng:

  • • Vẫn phải nộp hồ sơ số vào lưu trữ hiện hành đúng thời hạn, sau đó được cấp quyền sử dụng trực tiếp trên Hệ thống trong 360 ngày mà không phải xin thủ trưởng duyệt.

    • Ví dụ: Cán bộ vẫn cần khai thác báo cáo quyết toán 2024 để phục vụ kiểm toán, nhưng hồ sơ đã đến hạn nộp → hệ thống cấp quyền sử dụng trực tuyến đến 360 ngày kể từ thời hạn nộp.

Trách nhiệm của lưu trữ hiện hành khi tiếp nhận

• Rà soát hồ sơ

  • • Kiểm tra tiêu đề hồ sơ có rõ ràng, chính xác không.

    • Kiểm tra thời hạn bảo quản (ví dụ: 5 năm, 10 năm, vĩnh viễn).

    • Đối chiếu thành phần tài liệu với danh mục đã ban hành.

    • Kiểm tra metadata (ngày tạo, tác giả, số văn bản, định dạng file…).

• Hiệu chỉnh thông tin mô tả

• • • Nếu hồ sơ nộp lên thiếu trường dữ liệu (ví dụ: chưa gắn thời hạn bảo quản, chưa khai tác giả, chưa gắn ký hiệu) → cán bộ lưu trữ có trách nhiệm chỉnh sửa, bổ sung để hồ sơ đúng chuẩn.

    • Điều này nhằm đảm bảo sau này khi khai thác, hồ sơ dễ dàng được tìm kiếm và quản lý.

• Xác nhận kết quả tiếp nhận

• • • Nếu hồ sơ đúng quy định → xác nhận “Đồng ý”.

    • Nếu hồ sơ chưa đúng → xác nhận “Trả lại”, nêu rõ lý do (ví dụ: sai cấu trúc gói nộp, thiếu file văn bản quan trọng, tiêu đề chưa chuẩn, chưa ký số).

    • Sau khi trả lại, đơn vị/cá nhân có trách nhiệm bổ sung và nộp lại.

Thời gian xác nhận

• • • Không quá 60 ngày kể từ ngày đơn vị/cá nhân nộp hồ sơ trên Hệ thống.

    • Đây là cam kết về thời gian xử lý, tránh tình trạng hồ sơ bị “treo” lâu không có phản hồi.

Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức

• • • Quy định cụ thể trong quy chế nội bộ việc nộp hồ sơ, tài liệu số vào lưu trữ hiện hành.

    • Quy định này cần phù hợp với năng lực xử lý của Hệ thống và đặc thù công việc của đơn vị.

• Ví dụ:

  • • Bộ quy định 1 tháng/lần, các phòng ban tổng hợp và nộp hồ sơ số lên lưu trữ hiện hành.

    • Cơ quan cấp tỉnh quy định cuối mỗi quý, các phòng ban phải hoàn tất nộp hồ sơ số.

Ví dụ thực tiễn

• 1. • Trường hợp 1 – Nộp đúng hạn:
       Phòng Đất đai kết thúc dự án đo đạc ngày 01/7/2025 → chậm nhất 30/8/2025 phải nộp hồ sơ số lên lưu trữ hiện hành. Hồ sơ được rà soát, metadata chuẩn, xác nhận “Đồng ý”.

     • Trường hợp 2 – Nộp đúng hạn nhưng vẫn cần sử dụng:
       Phòng Kế toán kết thúc báo cáo tài chính ngày 31/12/2025, hạn nộp là 01/3/2026. Sau khi nộp, cán bộ vẫn cần khai thác để làm báo cáo kiểm toán → hệ thống cho phép truy cập 360 ngày tiếp theo, không cần xin phép.

     • Trường hợp 3 – Hồ sơ bị trả lại:
       Phòng Thanh tra nộp hồ sơ số nhưng thiếu file phụ lục kết luận → hệ thống xác nhận “Trả lại”, nêu lý do. Đơn vị bổ sung và nộp lại trong vòng 10 ngày.

CÁCH THỨC THU NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ SỐ 

1. Thu nộp trực tiếp

1.1. Khi nào áp dụng?

• Khi cơ quan nộp và cơ quan thu sử dụng hệ thống khác nhau, chưa có kết nối hoặc đã kết nối nhưng chưa bảo đảm an toàn thông tin trong quá trình chuyển giao dữ liệu.

• Đây là tình huống phổ biến ở các cơ quan cấp dưới (huyện, xã) khi chưa đồng bộ phần mềm quản lý hồ sơ với cơ quan cấp trên.

1.2. Quy trình thực hiện

• • • Chuẩn bị dữ liệu: Cơ quan nộp đóng gói dữ liệu số thành gói SIP_hoso hoặc SIP_tailieu (nếu khác hệ thống).

    • Ghi dữ liệu vào thiết bị lưu trữ an toàn: ổ cứng bảo mật, USB chuyên dụng có mã hóa.

    • Vận chuyển trực tiếp: Cơ quan nộp cử cán bộ mang thiết bị lưu trữ đến địa điểm cơ quan thu.

    • Kiểm tra, tiếp nhận:

      • Cơ quan thu kiểm tra thiết bị lưu trữ (virus, định dạng, checksum).

      • Đối chiếu metadata với Mục lục hồ sơ, tài liệu.

    • Xác nhận biên bản bàn giao: Lập biên bản giao nhận, ghi rõ thông tin gói dữ liệu, số lượng hồ sơ, tình trạng dữ liệu.

1.3. Ưu điểm và hạn chế

• Ưu điểm: an toàn, hạn chế rủi ro mất dữ liệu khi truyền trực tuyến; dễ áp dụng khi chưa có hạ tầng mạng tốt.

• Hạn chế: tốn thời gian, công sức vận chuyển; phụ thuộc vào việc kiểm tra thủ công.

👉 Ví dụ thực tế: Một Sở TN&MT tỉnh nộp hồ sơ số cho Bộ Nội vụ. Do phần mềm của tỉnh chưa kết nối với Hệ thống Lưu trữ quốc gia, Sở xuất gói SIP_hoso, sao chép vào ổ cứng mã hóa và bàn giao trực tiếp tại Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

2. Thu nộp trực tuyến

2.1. Khi nào áp dụng?

• • • Khi cơ quan nộp và cơ quan thu sử dụng chung một hệ thống.

    • Hoặc sử dụng hệ thống khác nhau nhưng đã thống nhất giải pháp kết nối, tiêu chuẩn kỹ thuật và an toàn thông tin.

2.2. Quy trình thực hiện

• Chuẩn bị dữ liệu: Đóng gói thành AIP_hoso hoặc AIP_tailieu (nếu trong cùng hệ thống) hoặc SIP_hoso/SIP_tailieu (nếu hệ thống khác nhưng có giải pháp kết nối).

• Đăng nhập hệ thống: Người nộp đăng nhập bằng tài khoản được cấp.

• Thực hiện thao tác nộp: Tải gói dữ liệu lên Hệ thống Lưu trữ hiện hành hoặc Lưu trữ lịch sử.

• Kiểm tra tự động: Hệ thống tự động quét virus, kiểm tra trùng lặp, đối chiếu với metadata.

• Thông báo kết quả: Hệ thống phản hồi tình trạng “đủ” hoặc “chưa đủ” và yêu cầu bổ sung nếu cần.

2.3. Ưu điểm và hạn chế

• Ưu điểm: nhanh chóng, tiết kiệm thời gian; dữ liệu được kiểm tra tự động; giảm nguy cơ mất an toàn vật lý.

• Hạn chế: yêu cầu hạ tầng kỹ thuật đồng bộ, đường truyền mạng an toàn và ổn định.

👉 Ví dụ thực tế: Một UBND huyện nộp hồ sơ điện tử lên Lưu trữ hiện hành của tỉnh qua phần mềm quản lý văn bản tích hợp. Hệ thống tự động chuyển gói AIP_hoso, đối chiếu metadata và thông báo xác nhận ngay trên giao diện.

3. So sánh nhanh hai phương thức

• • • Trực tiếp: phù hợp khi chưa có kết nối hoặc lo ngại an toàn thông tin → an toàn nhưng thủ công.

    • Trực tuyến: phù hợp khi có hạ tầng CNTT và chuẩn kỹ thuật → nhanh, hiện đại, tiết kiệm nhưng đòi hỏi hệ thống đồng bộ.

👉 Như vậy, để lựa chọn phương thức phù hợp, mỗi cơ quan cần:

• • • Xem xét hạ tầng CNTT hiện có.

    • Đảm bảo an toàn thông tin trong chuyển giao dữ liệu.

    • Tuân thủ chuẩn AIP/SIP theo Thông tư 05/2025/TT-BNV.

Quy trình thu nộp tài liệu số 

Quy trình thu nộp hồ sơ, tài liệu số được thiết lập chặt chẽ, đảm bảo tính toàn vẹn và khả năng tra cứu. Các phương thức nộp được áp dụng tùy thuộc vào điều kiện hạ tầng:

• • • Thu nộp trực tiếp: Sử dụng thiết bị lưu trữ vật lý (USB, ổ cứng, CD) khi các hệ thống chưa kết nối an toàn.

    • Thu nộp trực tuyến: Tài liệu được truyền trực tiếp qua mạng khi các hệ thống đã kết nối an toàn, giúp quá trình diễn ra nhanh chóng, tiện lợi.

Đặc biệt, việc thu nộp được chuẩn hóa thông qua các gói dữ liệu:

• • • Cùng Hệ thống: Sử dụng gói AIP_hoso hoặc AIP_tailieu để đảm bảo tính toàn vẹn và duy trì liên kết nghiệp vụ.

    • Khác Hệ thống: Sử dụng gói SIP_hoso hoặc SIP_tailieu để chuẩn hóa dữ liệu, giúp hệ thống nhận có thể đọc và lưu trữ đúng cách.

Thời hạn và quy trình nộp cũng được quy định cụ thể: cá nhân, đơn vị phải nộp hồ sơ trong vòng 60 ngày kể từ ngày kết thúc công việc. Bộ phận lưu trữ hiện hành có trách nhiệm rà soát, hiệu chỉnh và xác nhận trong vòng 60 ngày tiếp theo.

Giai đoạn 2. Thực hiện cách thức thu nộp

• Thu nộp trực tiếp: áp dụng khi hai Hệ thống chưa có giải pháp bảo đảm an toàn thông tin khi chuyển giao.

• Thu nộp trực tuyến: áp dụng khi hai bên dùng chung hoặc đã có giải pháp kết nối an toàn, tiêu chuẩn kỹ thuật thống nhất.

👉 Thực tế, các đơn vị bộ/ngành thường hướng tới trực tuyến để giảm chi phí, nhưng vẫn duy trì trực tiếp cho trường hợp dữ liệu mật, dung lượng lớn.

Giai đoạn 3. Nộp vào lưu trữ hiện hành

• 1. • Thời hạn nộp: trong vòng 60 ngày kể từ khi công việc kết thúc.

     • Nếu đã đến hạn nộp nhưng vẫn cần sử dụng → vẫn nộp, nhưng được cấp quyền truy cập trong 360 ngày mà không cần xin phép thủ trưởng.

• Lưu trữ hiện hành sẽ:

  1. • Rà soát tiêu đề, thời hạn, thành phần, metadata.

     • Hiệu chỉnh lại metadata theo chuẩn.

     • Xác nhận “Đồng ý” hoặc “Trả lại” (có lý do).

👉 Thời gian phản hồi không quá 60 ngày.

Giai đoạn 4. Đăng ký và nộp vào lưu trữ lịch sử

Bước 1. Đăng ký

• • • Cơ quan phải có tài khoản trên Hệ thống lưu trữ lịch sử.

    • Đăng ký nộp trước 12 tháng khi đến hạn nộp.

    • Khai báo các thông tin: mã yêu cầu, tên/mã cơ quan, tình trạng nộp bản giấy, tổng số hồ sơ/trang/dung lượng, mục lục hồ sơ và tài liệu, cách thức nộp (trực tiếp/trực tuyến), thông tin liên hệ, phông lưu trữ, phương án phân loại…

    • Hồ sơ kèm theo:

      • • Văn bản đề nghị nộp.

        • Mục lục hồ sơ, tài liệu (ghi rõ hồ sơ hạn chế tiếp cận).

Bước 2. Xác nhận đăng ký

• • • Lưu trữ lịch sử kiểm tra mục lục và thông tin.

    • Trả lời trong 07 ngày làm việc:

      • • Đồng ý (xác nhận phương thức, thời gian, yêu cầu kỹ thuật).

        • Không đồng ý (nêu rõ lý do: sai thành phần, thông tin thiếu, dung lượng vượt khả năng xử lý, hoặc lý do khác).

Bước 3. Chuẩn bị hồ sơ

• • • Chuẩn bị gói tin nộp (theo kết quả đăng ký).

    • Cập nhật lịch sử đơn vị, lịch sử phông, phương án phân loại, hướng dẫn giá trị tài liệu.

    • Nếu có cả bản giấy → nộp theo quy định Luật Lưu trữ.

Bước 4. Thực hiện nộp

• Trực tiếp: giao thiết bị lưu trữ, kiểm tra virus, đối chiếu mục lục, lập biên bản.

• Trực tuyến khác Hệ thống: nộp gói SIP, Hệ thống tự kiểm tra virus, xác thực, đối chiếu số lượng.

• Trực tuyến cùng Hệ thống: chọn chức năng “Nộp vào lưu trữ lịch sử”, hệ thống tự kiểm tra và cập nhật trạng thái.

Giai đoạn 5. Tiếp nhận, xử lý và phê duyệt (Điều 23–25)

Tiếp nhận

• • Lưu trữ lịch sử kiểm tra các thông tin: mã đăng ký, số lượng gói tin, dung lượng, số lần nộp, tổng số hồ sơ/tài liệu…

  • Hệ thống tự động cập nhật trạng thái cho đơn vị nộp.

Xử lý nghiệp vụ

• • Kiểm tra trùng lặp hồ sơ.

  • Kiểm tra dữ liệu gói tin, metadata, nội dung file.

  • Kiểm tra thời hạn bảo quản.

  • Lập Báo cáo xử lý nghiệp vụ.

Phê duyệt và hoàn thành

• • Ban hành Quyết định phê duyệt + mục lục hồ sơ đã duyệt.

  • Lập Biên bản thu nộp (gồm số lần nộp, số lượng duyệt, số lượng trả lại…).

  • Chuyển vào Kho lưu trữ: SIP → AIP (khác Hệ thống), hoặc AIP trực tiếp (cùng Hệ thống).

  • Trả lại hồ sơ không đạt.

  • Hoàn tất bằng việc lập Biên bản giao nhận, báo cáo cơ quan quản lý nhà nước, lưu hồ sơ quá trình thu nộp.

  • Thời hạn xử lý và phê duyệt không quá 60 ngày.

Để thực hiện thành công các mục tiêu đã đề ra, ngành lưu trữ cần tập trung vào các giải pháp chiến lược:

• • • Đầu tư hạ tầng kỹ thuật: Xây dựng kho lưu trữ số và hạ tầng máy chủ AI đủ mạnh.

    • Chuẩn hóa dữ liệu: Đẩy mạnh số hóa và xây dựng cơ sở dữ liệu “đúng, đủ, sạch, sống”.

    • Phát triển nhân lực: Đào tạo chuyên sâu về lưu trữ số, dữ liệu và AI cho đội ngũ cán bộ.

    • Thí điểm và hợp tác: Triển khai các dự án thí điểm và liên kết với các doanh nghiệp, viện nghiên cứu để tiếp cận công nghệ tiên tiến.

Việc ứng dụng công nghệ và tuân thủ các quy định pháp luật trong công tác văn thư, lưu trữ không chỉ là bước tiến về mặt kỹ thuật, mà còn là một cuộc cách mạng trong tư duy quản lý. Đây là con đường duy nhất để ngành lưu trữ bứt phá mạnh mẽ, đóng góp vào sự phát triển bền vững của đất nước trong kỷ nguyên số.

Giải pháp trọng tâm để bứt phá 

Kết luận

Quy trình ba bước thu nộp hồ sơ, tài liệu số không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là giải pháp thiết thực để:

• • Đảm bảo kỷ luật và minh bạch trong quản lý dữ liệu.

  • Tạo nguồn dữ liệu thống nhất, phục vụ hoạch định chính sách.

  • Tránh thất thoát, lãng phí nhờ kế hoạch hóa và chuẩn hóa.

  • Xây dựng nền tảng dữ liệu quốc gia, góp phần thúc đẩy chuyển đổi số trong ngành lưu trữ.

Việc triển khai thành công đòi hỏi các cơ quan không chỉ tuân thủ quy trình mà còn chủ động xây dựng quy định nội bộ phù hợp, ứng dụng công nghệ hỗ trợ và tăng cường giám sát định kỳ. Đây chính là yếu tố then chốt để bảo đảm dữ liệu lưu trữ số được quản lý hiệu quả, an toàn và bền vững.