Các bước để xác định thời hạn lưu trữ chính xác cho một loại hồ sơ cụ thể:

Bước 1: Xác định loại hồ sơ, tài liệu 

• Xác định rõ tên gọi, nội dung và mục đích của hồ sơ: Điều này giúp bạn khoanh vùng các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan.

• Xác định cơ quan ban hành, cơ quan quản lý hồ sơ (Bộ NN&PTNT, Bộ TN&MT, UBND tỉnh/huyện, Sở NN&MT…). 

• Phân loại hồ sơ theo lĩnh vực chuyên ngành: đất đai, môi trường, tài nguyên nước, thủy lợi, lâm nghiệp, nông nghiệp… 

📌 Ví dụ: “Hồ sơ dự án xây dựng hồ chứa thủy lợi”, “Báo cáo đánh giá tác động môi trường (ĐTM)”. 

Bước 2: Tra cứu văn bản quy phạm pháp luật

• Luật Lưu trữ: Đây là văn bản pháp lý cao nhất quy định chung về công tác lưu trữ, bao gồm cả thời hạn lưu trữ.

• Các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Lưu trữ: Nghị định, Thông tư của Chính phủ, các bộ, ngành hướng dẫn chi tiết về thời hạn lưu trữ cho từng lĩnh vực cụ thể.

• Thông tư của Bộ Nông nghiệp và Môi trường (nếu hồ sơ thuộc lĩnh vực này): Tra cứu Thông tư 02/2025/TT-BNNMT (nếu có hiệu lực) và các thông tư sửa đổi, bổ sung (nếu có).

• Quy chế, quy định của cơ quan, tổ chức: Rà soát các văn bản nội bộ của cơ quan, tổ chức bạn để xem có quy định cụ thể nào về thời hạn lưu trữ loại hồ sơ đó không.

• Các văn bản pháp luật chuyên ngành: Ví dụ, nếu là hồ sơ đất đai, cần tra cứu Luật Đất đai và các văn bản hướng dẫn.

📌 Lưu ý: Luôn ưu tiên áp dụng văn bản có hiệu lực pháp lý cao nhất: Nếu có sự khác biệt giữa các văn bản, áp dụng văn bản có hiệu lực cao hơn (Luật > Nghị định > Thông tư > Quy chế).

Bước 3: Đối chiếu với công cụ nghiệp vụ 

• Sử dụng 4 công cụ pháp lý – kỹ thuật trong lưu trữ để xác định giá trị: 

• Đối chiếu với danh mục hồ sơ: Liệt kê các hồ sơ hình thành hàng năm, kèm thời hạn bảo quản. 

• Bảng thời hạn bảo quản tài liệu: Do Bộ Nội vụ ban hành (có các mức 2 năm, 5 năm, 10 năm, 20 năm, 70 năm, vĩnh viễn). 

• Xem xét giá trị của hồ sơ: Nếu hồ sơ có giá trị đặc biệt về lịch sử, chính trị, kinh tế, khoa học, xã hội thì có thể được lưu trữ vĩnh viễn, ngay cả khi văn bản pháp luật không quy định cụ thể.

• Danh mục nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử: Xác định đơn vị thuộc diện nộp lưu. 

• Danh mục thành phần tài liệu nộp lưu: Chỉ rõ loại hồ sơ ngành NN&MT nào cần lưu giữ vĩnh viễn. 

Bước 4: Xác định thời hạn bảo quản 

• • Đối chiếu quy định pháp luật + bảng thời hạn bảo quản → chọn mức thời hạn phù hợp.

  • Nếu hồ sơ có giá trị đặc biệt (về pháp lý, kinh tế, khoa học, lịch sử) → lưu trữ vĩnh viễn, dù văn bản không ghi rõ.

  • Nếu hồ sơ phục vụ công việc ngắn hạn (giấy mời họp, thông báo nội bộ…) → chỉ cần bảo quản 1–5 năm.

📌 Ví dụ:

• • Hồ sơ dự án thủy lợi quan trọng quốc gia → lưu trữ vĩnh viễn.

  • Hồ sơ dự án cải tạo kênh mương nhỏ → 20 năm.

  • Báo cáo quan trắc môi trường định kỳ → 10 năm.

Bước 5: Tham khảo ý kiến của chuyên gia

Nếu còn vướng mắc, gặp khó khăn trong việc xác định thời hạn lưu trữ, hãy tham khảo ý kiến của:

• Cán bộ phòng Văn thư – Lưu trữ của cơ quan.

• Sở Nội vụ / Sở TN&MT cấp tỉnh.

• Cục Văn thư & Lưu trữ Nhà nước (Bộ Nội vụ).

👉 Điều này giúp đảm bảo tính pháp lý – thống nhất – phù hợp thực tiễn.

Ví dụ:

Xác định thời hạn lưu trữ cho "Hồ sơ dự án cải tạo hệ thống kênh mương phục vụ tưới tiêu".

• Xác định loại hồ sơ: Đây là hồ sơ về dự án đầu tư xây dựng công trình thủy lợi thuộc lĩnh vực nông nghiệp.

• Tra cứu văn bản:

  • • Luật Lưu trữ.

    • Thông tư của Bộ Nông nghiệp và Môi trường về thời hạn lưu trữ hồ sơ (Thông tư 02/2025/TT-BNNMT nếu có hiệu lực).

    • Luật Xây dựng và các văn bản hướng dẫn (nếu có yếu tố xây dựng).

  • Các quy định của cơ quan bạn về quản lý dự án đầu tư xây dựng.

• Xác định thời hạn: Đối chiếu với danh mục trong Thông tư 02/2025/TT-BNNMT (hoặc văn bản thay thế) để xem dự án cải tạo kênh mương được xếp vào loại nào và có thời hạn lưu trữ bao lâu (ví dụ: có thể là "Hồ sơ dự án đầu tư công trình thủy lợi" với thời hạn 20 năm hoặc vĩnh viễn nếu là công trình quan trọng).

Lưu ý:

• Cần thường xuyên cập nhật các văn bản quy phạm pháp luật mới để áp dụng chính xác.

• Nếu không có quy định cụ thể, nên tham khảo ý kiến của cơ quan lưu trữ cấp trên để được hướng dẫn.

Việc xác định chính xác thời hạn lưu trữ hồ sơ là rất quan trọng để đảm bảo tuân thủ pháp luật và bảo quản tài liệu có giá trị một cách hiệu quả.

📌 Tóm gọn

Xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành NN&MT cần tiến hành theo 5 bước:

1. Xác định loại hồ sơ.

2. Tra cứu văn bản pháp luật liên quan.

3. Đối chiếu với danh mục, bảng thời hạn.

4. Xác định thời hạn cụ thể (có thời hạn / vĩnh viễn).

5. Tham khảo ý kiến chuyên môn khi cần.