QUY TRINH

QUY TRÌNH SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ ẢNH

Trong thời đại chuyển đổi số, việc số hóa ảnh lưu trữ không chỉ giúp bảo tồn di sản, tài liệu quý hiếm, mà còn tạo điều kiện cho việc truy cập, khai thác và chia sẻ thông tin một cách nhanh chóng. Các cơ quan lưu trữ, thư viện, bảo tàng hay doanh nghiệp đều cần quy trình chuẩn để đảm bảo hình ảnh sau khi số hóa vừa chân thực vừa đảm bảo tính pháp lý. 

Bước 01. Chuẩn bị ảnh trước khi số hóa

• Phân loại và sắp xếp: 

  • • • Theo chất liệu: ảnh giấy thường, ảnh bóng, film âm bản, slide.

      • Theo kích thước: 10×15 cm, 13×18 cm, 35 mm…

      • Theo chủ đề: ảnh cưới, sự kiện, tư liệu lịch sử.

      • Theo thời gian.

• Vệ sinh và xử lý bề mặt: 

• • 1. • Dụng cụ: bàn chải lông mềm, khăn microfiber, bóng khí thổi sạch.

       • Hóa chất: dung dịch đệm pH trung tính (ví dụ: PEC-12) pha loãng.

Ví dụ thực hành:

• • Khi số hóa bộ ảnh Lễ kỷ niệm 1000 năm Thăng Long – Hà Nội, cán bộ lưu trữ phân nhóm theo “diễu hành”, “biểu diễn nghệ thuật”, “triển lãm”, đặt trong bìa cứng riêng.

  • Một bảo tàng địa phương khi số hóa bộ sưu tập ảnh kháng chiến chống Pháp phân nhóm theo “hội họp”, “sinh hoạt”, “chiến đấu”, sau đó vệ sinh từng bức ảnh trước khi quét.

Bước 02. Quét hoặc chụp lại ảnh

• Chọn thiết bị phù hợp:

  • • • Máy quét phẳng cho ảnh nhỏ (≤ A4).

      • Máy ảnh DSLR/mirrorless full-frame + tripod + hộp sáng cho ảnh lớn hoặc album.

• Cài đặt thông số đầu ra:

  • • • Độ phân giải: 600 dpi cho lưu trữ gốc; 300 dpi cho bản khai thác.

      • Định dạng: TIFF không nén (lưu trữ); JPEG chất lượng cao (khai thác).

      • Chế độ màu: 24-bit True Color.

• Thao tác quét/chụp

  • • • Scan 2 lần: bản thô 48 bit (gốc), bản nhanh 8 bit (thumbnail).

      • Với máy ảnh: khóa nét trung tâm, dùng remote release/hẹn giờ để tránh rung.

• Định dạng lưu trữ ban đầu

• • • • TIFF 48 bit không nén cho bản chính.

      • JPEG 2000 lossless cho bản chia sẻ nội bộ.

Ví dụ thực hành:
Một bức ảnh chân dung quý hiếm khổ 40×60 cm không thể quét, nhân viên sử dụng DSLR full-frame, tripod, ánh sáng tản đều để chụp lại. 

Bước 03. Xử lý hậu kỳ và kiểm định chất lượng

• • • Xử lý kỹ thuật: 

      • • Cắt viền, xoay thẳng, cân chỉnh sáng/tối.

        • Không được xóa, thêm chi tiết làm thay đổi nội dung ảnh.

    • Phần mềm: Photoshop, SilverFast, Capture One, GIMP. 

    • Quy trình chỉnh màu: 

      • • Áp profile ICC từ bảng IT8.

        • Dùng Curves và Levels để cân chỉnh gamma, vùng sáng/tối.

        • Khử nhiễu bằng Neat Image hoặc Noise Ninja.

  • Kiểm tra chất lượng: 

    • • • Đối chiếu song song với ảnh gốc.

        • In thử A4 để kiểm tra độ tương phản, màu sắc.

    • Gắn metadata (ExifTool): 

• • 1. 1. • Title: “SuKien_1990_045.tif”

          • Creator: “Trung tâm Lưu trữ Sự kiện TP.HCM”

          • DateCreated: “1990-06-12”

          • Keywords: “sự kiện; 1990; TP.HCM”

Ví dụ thực hành:
Một bức ảnh tư liệu năm 1954 bị ám vàng: cán bộ chỉ cân bằng ánh sáng để rõ hơn, không “làm mới” thành trắng đen vì sẽ mất tính nguyên bản. 

Bước 04. Ký số tệp tin số hóa và quản lý phiên bản

• • • • Tất cả file ảnh số hóa dùng trong quản lý chính thức đều phải được ký số.

      • Thông tin hiển thị: cơ quan lưu trữ, cán bộ phụ trách, ngày giờ ký.

      • Định dạng chữ: Times New Roman, cỡ 10, màu đen.

Ví dụ thực hành:
Ảnh TIFF “Hội nghị Paris 1973” được ký số bởi Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, thời gian ký “2023-10-01T09:30:00”. 

Bước 05. Thực hiện các bước tiếp theo quy định chung

Sau khâu xử lý đặc thù cho tài liệu ảnh, quy trình quay về các bước giống tài liệu giấy, bao gồm:

• • Chuẩn hóa và chuyển đổi dữ liệu (metadata mô tả ảnh).

  • Kiểm tra sản phẩm (ảnh có bị mờ, lệch màu, thiếu metadata hay không).

  • Đóng gói và nhập hệ thống (theo chuẩn AIP – Archival Information Package).

  • Nghiệm thu và bàn giao sản phẩm (lập biên bản, lưu hồ sơ, sao lưu dự phòng).

  • Trả lại ảnh gốc về kho, sắp xếp đúng vị trí ban đầu.

Ví dụ thực hành:
Sau khi số hóa xong bộ ảnh kháng chiến chống Mỹ (1965–1975), cán bộ lập gói dữ liệu bao gồm:

• • • Ảnh số hóa định dạng TIFF.

    • Metadata mô tả (tên sự kiện, địa điểm, tác giả ảnh nếu có).

    • Biên bản kiểm tra chất lượng.
      → Sau đó, bàn giao lại toàn bộ bộ ảnh gốc cho kho lưu trữ.

Bước 06. Lưu trữ, sao lưu và truy xuất

• Chuỗi sao lưu 3-2-1:

  • • 3 bản copy

    • 2 loại media khác nhau (NAS, tape LTO)

    • 1 bản offsite (đám mây hoặc chi nhánh khác)

• Đặt tên thư mục:

  • • Năm/Chủ đề/Số thứ tự (ví dụ: 1990/SuKien/045)

• Xây dựng hệ thống quản lý tài liệu (DMS) với phân quyền:

• • • • • Chỉ cho phép nhóm lưu trữ và giám sát ký số có quyền chỉnh sửa metadata.

Bước 07. Đào tạo và tiêu chuẩn hóa

• Xây dựng sổ tay quy trình (SOP) kèm check-list từng bước.

• Tổ chức buổi workshop thực hành scan và hậu kỳ cho nhân viên.

• Kiểm tra định kỳ:

• • • • • Hiệu chuẩn thiết bị 6 tháng/lần.

        • Đánh giá độ ổn định màu 3 tháng/lần bằng bảng mẫu IT8.

Khung tham khảo kỹ thuật cho số hóa tài liệu lưu trữ ảnh 

1. Định dạng tệp ảnh khuyến nghị 

3. Checklist thiết bị & phần mềm 

Thiết bị cần có:

• • • Máy quét phẳng (flatbed scanner) ≥ 600 dpi.

    • Máy ảnh DSLR/mirrorless full-frame, ống kính 50mm hoặc macro, chân máy.

    • Hệ thống chiếu sáng đều (ánh sáng tản, nhiệt độ màu 5000–6500K).

    • Máy tính cấu hình ổn định, dung lượng lưu trữ lớn (NAS, RAID).

Phần mềm hỗ trợ:

• Xử lý ảnh: Adobe Photoshop, Lightroom, GIMP (mã nguồn mở).

• Quản lý metadata: ExifTool, Adobe Bridge.

• Quản lý lưu trữ: DSpace, Archivematica, hoặc hệ thống nội bộ tùy cơ quan.