Bảo quản hồ sơ, tài liệu trong cơ quan nhà nước

Tài liệu lưu trữ – tài sản quốc gia, trách nhiệm bảo quản tuyệt đối 

Tài liệu lưu trữ không chỉ đơn thuần là tập hợp những hồ sơ, giấy tờ đã qua sử dụng. Đó là ký ức quốc gia, là nguồn sử liệu chính thống, phản ánh lịch sử dựng nước và giữ nước, là cơ sở pháp lý cho hoạt động quản lý, và đồng thời là tài sản vô giá của dân tộc. Bất kỳ sự hư hỏng, thất lạc nào cũng đồng nghĩa với việc mất đi một phần ký ức tập thể, để lại khoảng trống không thể bù đắp trong tiến trình phát triển đất nước.

Chính vì vậy, công tác lưu trữ nói chung và bảo quản tài liệu lưu trữ nói riêng luôn được Đảng và Nhà nước quan tâm chỉ đạo. Luật Lưu trữ năm 2024 – có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2025 – cùng với Nghị định số 113/2025/NĐ-CP và Thông tư số 05-06/2025/TT-BNV đã đặt ra những quy chuẩn cụ thể, mang tính bắt buộc pháp lý trong việc bảo đảm an toàn, kéo dài tuổi thọ và khai thác hiệu quả tài liệu lưu trữ. Đây là những văn bản pháp luật quan trọng, thay thế cho hệ thống quy định trước đây, đánh dấu bước hoàn thiện mới về khung pháp lý cho công tác lưu trữ quốc gia.

Từ góc độ quản lý nhà nước, bảo quản tài liệu lưu trữ không chỉ là một nghiệp vụ kỹ thuật, mà còn là nhiệm vụ chính trị – pháp lý gắn liền với trách nhiệm bảo vệ chủ quyền, gìn giữ nền tảng lịch sử và đảm bảo minh bạch, liêm chính trong quản trị quốc gia. Từ góc độ xã hội, tài liệu lưu trữ là nguồn thông tin quý hiếm, phục vụ nghiên cứu khoa học, giáo dục truyền thống, lan tỏa giá trị văn hóa – tinh thần của dân tộc tới thế hệ mai sau.

Tuy nhiên, thực tế hiện nay vẫn còn nhiều thách thức: không ít cơ quan, tổ chức đang lưu trữ tài liệu trong điều kiện tạm bợ, chưa đạt chuẩn về kho tàng, thiếu thiết bị bảo quản, thậm chí còn để xảy ra tình trạng ẩm mốc, mối mọt gây hư hại nghiêm trọng. Một số trường hợp thất lạc tài liệu do quản lý lỏng lẻo, hoặc cháy nổ, thiên tai, đã gióng lên hồi chuông cảnh báo đối với toàn hệ thống. Những sự cố này cho thấy, công tác bảo quản tài liệu lưu trữ nếu không được đặt ở vị trí đúng mức sẽ dẫn đến những tổn thất khó có thể khắc phục.

Trước yêu cầu đổi mới quản lý nhà nước, xây dựng Chính phủ điện tử, hướng tới nền hành chính hiện đại và chuyển đổi số toàn diện, công tác bảo quản tài liệu lưu trữ càng phải được thực hiện theo hướng khoa học, chuẩn mực và bền vững. Không chỉ bảo đảm an toàn cho tài liệu giấy truyền thống, mà còn phải có giải pháp thích ứng với tài liệu điện tử, dữ liệu số – loại hình ngày càng chiếm tỷ trọng lớn trong các cơ quan, tổ chức.

Trong bối cảnh đó, chúng ta cần:

• • Làm rõ cơ sở pháp lý về bảo quản tài liệu lưu trữ theo luật và các văn bản mới nhất.

  • Khẳng định giá trị đặc biệt của tài liệu lưu trữ đối với quốc gia, xã hội và từng cơ quan.

  • Phân tích nguyên nhân hư hỏng, thất lạc tài liệu để nâng cao nhận thức và trách nhiệm phòng ngừa.

  • Hướng dẫn chi tiết các nghiệp vụ bảo quản: từ xây dựng kho tàng, trang thiết bị, tổ chức tài liệu, kỹ thuật bảo quản đến tu bổ, phục chế và số hóa.

  • Xác định rõ trách nhiệm của cơ quan, tổ chức và cán bộ lưu trữ, coi đây là công tác thường xuyên, liên tục và gắn liền với danh dự, uy tín cơ quan.

Với mục đích nâng cao nhận thức, thực hành nghiệp vụ, giúp các cơ quan, tổ chức có thêm cơ sở để triển khai hiệu quả công tác bảo quản tài liệu trong giai đoạn mới. Qua đó, góp phần giữ gìn “kho báu tri thức” của dân tộc, bảo vệ sự liêm chính trong quản lý, đồng thời tạo nền tảng vững chắc cho sự nghiệp xây dựng, bảo vệ và phát triển đất nước.

Cơ sở pháp lý về bảo quản tài liệu lưu trữ 

1. Khung pháp lý mới về bảo quản tài liệu lưu trữ

• • Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ đã được Nhà nước quy định từ lâu, nhưng chỉ đến Luật Lưu trữ năm 2011 mới có hệ thống điều khoản mang tính pháp lý thống nhất. Tuy nhiên, sau hơn một thập kỷ thực hiện, nhiều quy định đã bộc lộ hạn chế, đặc biệt là chưa theo kịp yêu cầu chuyển đổi số, lưu trữ điện tử và bảo mật thông tin.

  • Trước yêu cầu mới, Quốc hội đã thông qua Luật Lưu trữ năm 2024 (có hiệu lực từ 01/7/2025), thay thế toàn bộ Luật năm 2011. Đây là cơ sở pháp lý cao nhất hiện nay, quy định đầy đủ về quản lý, thu thập, bảo quản, khai thác và tiêu hủy tài liệu lưu trữ. Đi kèm với đó, Chính phủ ban hành Nghị định số 113/2025/NĐ-CP hướng dẫn thi hành, cùng Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 05/2025/TT-BNV (về quản lý kho, bảo quản tài liệu giấy) và Thông tư số 06/2025/TT-BNV (về tài liệu lưu trữ điện tử).

  • Khung pháp lý này khẳng định bảo quản tài liệu không chỉ là yêu cầu chuyên môn, mà còn là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc, gắn liền với trách nhiệm của cơ quan và cá nhân.

2. Quy định trong Luật Lưu trữ năm 2024

Luật Lưu trữ 2024 dành riêng Chương III để quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ. Một số điều khoản quan trọng có thể trích dẫn như sau:

• • Điều 21. Yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ:
    “Tài liệu lưu trữ phải được bảo quản an toàn tuyệt đối, tránh mọi nguy cơ hư hỏng, mất mát, thất lạc; áp dụng các biện pháp khoa học, kỹ thuật phù hợp để kéo dài tuổi thọ và bảo đảm khả năng khai thác, sử dụng lâu dài.”

  • Điều 22. Kho lưu trữ chuyên dụng:
    “Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng hoặc bố trí nơi bảo quản phù hợp với tiêu chuẩn Nhà nước về kết cấu, tải trọng, nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, thông gió và phòng cháy, chữa cháy.”

  • Điều 23. Trang thiết bị bảo quản:
    “Kho lưu trữ phải được trang bị giá, hộp, dụng cụ đo nhiệt độ – độ ẩm, phương tiện chống cháy, chống côn trùng, chống mối mọt, thiết bị điều hòa và máy hút ẩm theo quy chuẩn kỹ thuật quốc gia.”

  • Điều 24. Kiểm tra và xử lý tài liệu:
    “Tài liệu lưu trữ phải được kiểm tra định kỳ, kịp thời tu bổ, phục chế hoặc lập bản sao bảo hiểm đối với tài liệu quý, hiếm, có nguy cơ hư hỏng.”

  • Điều 25. Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan:
    “Người đứng đầu cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc tổ chức bảo quản tài liệu lưu trữ; bố trí kho, trang thiết bị, nhân lực, kinh phí cho công tác này.”

Những điều khoản này đã nâng tầm công tác bảo quản từ mức “khuyến nghị” lên thành “nghĩa vụ pháp lý bắt buộc”, đồng thời xác định rõ trách nhiệm cá nhân của người đứng đầu.

3. Hướng dẫn chi tiết tại Nghị định số 113/2025/NĐ-CP

Nghị định 113/2025/NĐ-CP là văn bản quan trọng, cụ thể hóa các quy định của Luật. Trong đó, Chương II tập trung vào bảo quản tài liệu, đưa ra các tiêu chuẩn chi tiết:

• • Điều 12. Điều kiện kho lưu trữ: quy định rõ kho phải đảm bảo nhiệt độ 20 ± 2°C, độ ẩm 50 ± 5%, tải trọng sàn tối thiểu 850 kg/m², hệ thống điện an toàn, có thiết bị phòng cháy chữa cháy đạt chuẩn.

  • Điều 13. Trang thiết bị bảo quản: khẳng định giá, hộp phải theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2024 và TCVN 9252:2024, dụng cụ đo nhiệt độ – độ ẩm phải được kiểm định hàng năm.

  • Điều 15. Kiểm tra định kỳ: yêu cầu cơ quan phải kiểm kê toàn bộ tài liệu ít nhất 1 lần/năm, ghi thành biên bản, nêu rõ số lượng, tình trạng và các trường hợp hư hỏng.

  • Điều 16. Biện pháp bảo quản kỹ thuật: cho phép áp dụng khử trùng, hút ẩm, xông khí CO₂, nhưng phải theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ, không được tùy tiện sử dụng hóa chất chưa kiểm nghiệm.

Như vậy, Nghị định đã chuẩn hóa toàn diện từ kho, thiết bị, chế độ kiểm tra đến biện pháp kỹ thuật, làm cơ sở để các cơ quan, tổ chức thực hiện thống nhất.

4. Thông tư số 05/2025/TT-BNV và 06/2025/TT-BNV

Để thuận tiện triển khai, Bộ Nội vụ đã ban hành hai thông tư quan trọng:

• • Thông tư 05/2025/TT-BNV: quy định chi tiết về kho lưu trữ tài liệu giấy, bao gồm cách thiết kế mặt bằng, lối đi, sắp xếp giá, kiểm soát ánh sáng, thông gió, quy trình xử lý trước khi nhập kho và định kỳ bảo dưỡng thiết bị.

  • Thông tư 06/2025/TT-BNV: lần đầu tiên đưa ra chuẩn bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử, bao gồm định dạng chuẩn (PDF/A, XML), chế độ sao lưu, bảo mật dữ liệu, thời hạn bảo quản và quy trình chuyển giao vào Lưu trữ lịch sử.

Hai thông tư này đã “lấp đầy” khoảng trống pháp lý lâu nay trong lĩnh vực nghiệp vụ, đặc biệt là đối với tài liệu điện tử – sản phẩm tất yếu của chuyển đổi số.

5. Điểm mới so với Luật Lưu trữ 2011

So với Luật Lưu trữ 2011, hệ thống văn bản mới có 3 đổi mới cơ bản:

• • Tăng cường trách nhiệm pháp lý: Người đứng đầu cơ quan chịu trách nhiệm trực tiếp trước pháp luật nếu để xảy ra mất mát, hư hỏng tài liệu.

  • Chuẩn hóa kỹ thuật bảo quản: Lần đầu tiên quy định chi tiết các chỉ số nhiệt độ, độ ẩm, tải trọng, ánh sáng và biện pháp xử lý.

  • Bổ sung quy định về tài liệu điện tử: Đây là bước tiến quan trọng, bảo đảm tính liên tục trong quản lý nhà nước và đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số.

6. Ý nghĩa của cơ sở pháp lý mới

Việc ban hành Luật Lưu trữ 2024 và các văn bản hướng dẫn không chỉ tạo hành lang pháp lý đầy đủ, mà còn nâng cao vị thế công tác lưu trữ trong hệ thống quản lý nhà nước. Đây cũng là cơ sở để:

• • Các cơ quan, tổ chức chủ động bố trí kinh phí, cơ sở vật chất cho bảo quản tài liệu.

  • Cán bộ lưu trữ có chuẩn mực nghề nghiệp rõ ràng để thực hiện.

  • Toàn xã hội nhìn nhận công tác bảo quản tài liệu như một nhiệm vụ chính trị, pháp lý, khoa học, không thể xem nhẹ.

1. Những yêu cầu đặt ra trong công tác bảo quản 

• Đối với tài liệu giấy

Các cơ quan cần duy trì điều kiện kho tàng đạt chuẩn: nhiệt độ ổn định từ 18–22°C, độ ẩm 45–60%, có hệ thống phòng cháy chữa cháy tự động, giá tủ chống ẩm, hộp bìa không axit. Ngoài ra, phải kiểm tra định kỳ, xử lý nấm mốc, côn trùng gây hại, và tuyệt đối không sử dụng vật liệu dễ gây hư hỏng như kẹp sắt, băng dính thông thường.

• Đối với tài liệu số

Theo quy định mới, tài liệu số chỉ được coi là hợp lệ khi đảm bảo tính toàn vẹn, xác thực, khả năng truy cập lâu dài. Điều này đòi hỏi cơ quan phải:

• • Sử dụng phần mềm quản lý lưu trữ đạt chuẩn;

  • Thực hiện sao lưu tối thiểu 2 bản trên thiết bị độc lập;

  • Thiết lập cơ chế phân quyền và bảo mật chặt chẽ;

  • Định kỳ kiểm tra khả năng đọc, khôi phục dữ liệu.

• Thủ tục hủy tài liệu hết thời hạn

Cơ quan phải thành lập Hội đồng xét hủy tài liệu, lập danh mục, thuyết minh lý do, tổ chức hủy trong vòng 15 ngày kể từ khi có quyết định. Hồ sơ hủy phải được lưu giữ tối thiểu 20 năm. Đây là điểm mới nhằm bảo đảm tính minh bạch, tránh thất thoát hay tiêu hủy sai quy định.

2. Định hướng triển khai trong cơ quan

Để thực hiện tốt công tác bảo quản tài liệu theo luật mới, các cơ quan, tổ chức cần:

• • Rà soát, cập nhật quy chế nội bộ về bảo quản, phù hợp với Luật Lưu trữ 2024 và các văn bản hướng dẫn.

  • Đầu tư hạ tầng kỹ thuật, đặc biệt là hệ thống lưu trữ số, kho chuyên dụng và thiết bị phòng chống cháy nổ.

  • Tập huấn nghiệp vụ cho cán bộ phụ trách lưu trữ, giúp nắm vững quy trình nộp, hủy, bảo quản, phục vụ khai thác.

  • Xây dựng văn hóa bảo vệ tài liệu, nâng cao nhận thức của toàn thể cán bộ, công chức, viên chức về giá trị của tài liệu lưu trữ.

Việc áp dụng đồng bộ các quy định mới không chỉ giúp cơ quan thực hiện đúng pháp luật, mà còn nâng cao chất lượng bảo quản, khai thác và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. Đây là trách nhiệm không chỉ của cán bộ lưu trữ mà của cả hệ thống cơ quan, tổ chức trong tiến trình xây dựng một nền hành chính hiện đại, minh bạch và hiệu quả. 

Nội dung chi tiết yêu cầu trong công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu

Kho lưu trữ

• • Vị trí xây dựng: nơi khô ráo, địa chất ổn định, hướng Nam hoặc Đông Nam, thuận lợi giao thông và phòng cháy chữa cháy.

  • Quy mô: tính tổng diện tích theo khối lượng tài liệu dự kiến 15–20 năm; sàn kho chịu tải 850–1.000 kg/m², sàn có giá compac 1.200 kg/m².

  • Cấu tạo: tường chịu lửa ≥ 4 giờ, cửa chắc chắn mở theo chiều từ trong ra ngoài, mái 2 lớp với không gian cách nhiệt, chiều cao mỗi tầng 2,80 m, thông gió tầng hầm ≥ 1,80 m, nóc kho ≥ 1,00 m.

  • Lối đi: giữa giá 0,70–0,80 m, đầu giá 0,40–0,60 m, lối chính 1,20–1,50 m, hành lang xung quanh 0,80–1,20 m để phục vụ vận chuyển và xe chữa cháy tiếp cận dễ dàng.

Trang thiết bị bảo quản

• Giá, hộp phải tuân thủ tiêu chuẩn do Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành; kho mới ưu tiên sử dụng giá compac.

• Dụng cụ đo nhiệt độ – độ ẩm: mỗi phòng kho và khu vực ngoài kho đặt một bộ đo, hiệu chuẩn định kỳ hàng năm.

• Hệ thống điện hai nguồn riêng biệt (sinh hoạt và bảo vệ), dây cáp chì đi ngầm, đèn sợi đốt có lớp bảo vệ, ổ cắm có nắp đậy; hệ thống nước chữa cháy tách khỏi khu vực lưu trữ tài liệu.

• Phòng cháy chữa cháy: ngoài kho dùng cát, chăn, bình bọt, hệ thống nước; trong kho dùng bình CO₂ hoặc bột tetraclorua cacbon để không làm hư hại tài liệu.

Điều kiện môi trường

• Nhiệt độ ổn định 20 ± 2 °C, độ ẩm 50 ± 5 % quanh năm; hệ thống máy hút ẩm và điều hòa phải hoạt động liên tục 24/24 giờ để duy trì chế độ này.

• Ánh sáng tự nhiên giới hạn tối đa, cửa sổ có rèm màu đậm, ánh sáng nhân tạo 15–25 lux trong kho, 100 lux tại phòng đọc; ưu tiên lam ngang chắn nắng.

• Thông gió cơ khí và tự nhiên bảo đảm tốc độ gió 5 m/s, lưu lượng trao đổi 1–8 lần thể tích kho mỗi giờ.

Tổ chức, quản lý tài liệu

• • Trước nhập kho: khử trùng, làm vệ sinh, đối chiếu thống kê, đóng gói vào hộp hoặc cặp, dán nhãn rõ ràng.

  • Xếp tài liệu: theo số lưu trữ, từ trái qua phải, trên xuống dưới theo hướng người xếp; tổ chức chung từ cửa kho vào, trái qua phải, ngoài vào trong.

  • Hồ sơ sơ đồ giá: mỗi kho phải có sơ đồ vị trí phông lưu trữ, cập nhật trong hồ sơ bảo quản.

  • Thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu nội vụ được phân nhóm và quy định cụ thể tại Thông tư 08/2025/TT-BNV, ví dụ:

    • Nhóm A (lưu vĩnh viễn): văn bản pháp luật, tổng kết, báo cáo cuối cùng của cấp cao nhất.

    • Nhóm B (05–10 năm): công văn thông thường, biên bản họp.

    • Nhóm C (tối đa 03 năm): văn bản tạm thời, dự thảo chưa ban hành.

Biện pháp kỹ thuật bảo quản

• Chống ẩm: thông gió khi nhiệt độ kho cao hơn ngoài ≤ 5 °C, sử dụng silicagel 2–3 g/hộp, tái sử dụng sau khi sấy 6 giờ ở 130 °C, kết hợp máy hút ẩm, điều hòa liên tục.

• Chống nấm mốc: vệ sinh tài liệu, giá kệ và kho thường xuyên; phát hiện cách ly, áp dụng phun/quét chất chống nấm lên vỏ hộp, giá kệ, không xịt trực tiếp lên giấy; tài liệu quý kẹp giữa giấy thấm tẩm thuốc chống nấm sau khi vệ sinh sạch.

• Chống côn trùng: ngăn chặn, vệ sinh định kỳ, khử trùng xông khí hai năm một lần bằng hoá chất được phép.

• Chống mối và chuột: thiết kế kho phòng ngừa ngay từ khi xây dựng; xử lý ngay khi phát hiện qua liên hệ cơ quan chuyên môn và dùng bả, bẫy theo hướng dẫn chuyên ngành.

Kiểm tra và báo cáo

• • Hàng năm kiểm tra số lượng, chất lượng tài liệu, lập báo cáo văn bản ghi rõ số lượng tồn, nhập mới, hư hỏng, thiếu hụt; tài liệu hư hỏng cần tu bổ, phục chế hoặc sao lưu bảo hiểm kịp thời.

  • Hiệu chuẩn dụng cụ đo nhiệt ẩm và bảo trì hệ thống cơ điện định kỳ theo quy trình của Nghị định 113/2025/NĐ-CP.

Tu bổ, phục chế

• • Tu bổ, phục chế và lập phông bảo hiểm tài liệu tuân thủ hướng dẫn chuyên ngành của Cục Lưu trữ Nhà nước và Nghị định 113/2025/NĐ-CP về quản lý, bảo vệ tài liệu lưu trữ bị hư hỏng do yếu tố vật lý và hóa học.