ĐỊNH MỨC KINH TẾ – KỸ THUẬT

CHỈNH LÝ TÀI LIỆU NỀN GIẤY

(Phục vụ xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ – Hệ số 01)

(Ban hành kèm theo Thông tư số 16/2023/TT-BNV ngày 15/11/2023 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ)

1. Định mức lao động trực tiếp trong chỉnh lý tài liệu lưu trữ dạng giấy

2. Định mức lao động quản lý

3. Định mức lao động phục vụ

4. Định mức lao động tổng hợp

5. Định mức sử dụng máy móc, thiết bị (cho 01 mét tài liệu)

6. Định mức công cụ, dụng cụ (cho 01 mét tài liệu)

7. Định mức vật tư, văn phòng phẩm (cho 01 mét tài liệu)

8. Định mức tiêu hao năng lượng (cho 01 mét tài liệu)

Tổng kết định mức lao động trong chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Định mức lao động tổng hợp

ĐỊNH MỨC KINH TẾ – KỸ THUẬT

1. Định mức lao động trực tiếp trong chỉnh lý tài liệu lưu trữ dạng giấy

Các bước công việc và định mức thời gian

Theo quy định trong Thông tư hướng dẫn của Bộ Nội vụ, định mức lao động trực tiếp được tính theo số phút/mét tài liệu. Cụ thể như sau:

Giao nhận tài liệu: 06 phút/mét tài liệu (thực hiện bởi lưu trữ viên trung cấp bậc 02/12).
Vận chuyển: 30 phút/mét (lưu trữ viên trung cấp bậc 01/12).
Vệ sinh sơ bộ: 50 phút/mét (lưu trữ viên trung cấp bậc 01/12).
Khảo sát và biên soạn văn bản hướng dẫn: 120 phút/mét (lưu trữ viên chính bậc 02/08 hoặc lưu trữ viên bậc 07/09).
Phân loại:
- - Tài liệu rời lẻ: 1.379,96 phút/mét.
  - Hồ sơ sơ bộ: 413,99 phút/mét.
Lập hồ sơ:
- - Tài liệu rời lẻ: 1.965,65 phút/mét.
  - Hồ sơ sơ bộ: 1.238,36 phút/mét.
Viết phiếu tin: 1.598,40 phút/mét.
Kiểm tra, chỉnh sửa hồ sơ và phiếu tin: 679,28 phút/mét.
Biên mục hồ sơ:
- - Đánh số tờ: 610 phút/mét.
  - Mục lục văn bản: 1.219 phút/mét.
  - Bìa hồ sơ và chứng từ kết thúc: 790 phút/mét.

(Các bước khác như: làm mục lục hồ sơ, thống kê, nhập dữ liệu phần mềm, đóng gói, bàn giao… cũng có định mức riêng, đã được quy định chi tiết trong Thông tư, và sẽ cộng dồn vào tổng số lao động trực tiếp).

Tổng cộng định mức lao động trực tiếp:
- - Tài liệu rời lẻ: 10.157,39 phút/mét.
  - Hồ sơ sơ bộ: 8.464,13 phút/mét.

2. Định mức lao động quản lý

Bên cạnh định mức lao động trực tiếp, Thông tư còn quy định thêm định mức lao động quản lý, nhằm phản ánh khối lượng công việc của đội ngũ quản lý, giám sát và điều phối trong quá trình chỉnh lý tài liệu.

Cách tính

- - Định mức lao động quản lý được tính bằng 10% của tổng định mức lao động trực tiếp.
  - Đây là tỷ lệ hợp lý, vì công tác chỉnh lý đòi hỏi sự chỉ đạo, theo dõi thường xuyên, nhưng phần trọng tâm vẫn thuộc về lao động trực tiếp.

Kết quả cụ thể

- - - - Đối với tài liệu rời lẻ:

➝ 1.015,74 phút/mét tài liệu.

- - Đối với hồ sơ sơ bộ:

➝ 846,41 phút/mét tài liệu.

Ý nghĩa thực tiễn

Đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng: Nhờ có bộ phận quản lý, quá trình phân loại, lập hồ sơ, biên mục… diễn ra đúng tiến độ và quy chuẩn.
Nâng cao chất lượng nghiệp vụ: Người quản lý chịu trách nhiệm kiểm tra, giám sát, phát hiện sai sót và hướng dẫn kịp thời.
Cơ sở dự trù nhân lực quản lý: Khi lập kế hoạch, ngoài cán bộ chỉnh lý trực tiếp, cơ quan phải bố trí thêm nhân sự quản lý, với thời gian lao động đã được chuẩn hóa

3. Định mức lao động phục vụ

Ngoài công việc trực tiếp và quản lý, công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ còn cần đến một lực lượng phục vụ hỗ trợ. Đây là bộ phận tham gia các hoạt động hậu cần, kỹ thuật, giúp quá trình chỉnh lý diễn ra thuận lợi và an toàn.

Cách tính

- Định mức lao động phục vụ được xác định bằng 05% của tổng định mức lao động trực tiếp.
- Tỷ lệ này phản ánh vai trò hỗ trợ: không chiếm phần lớn thời gian, nhưng không thể thiếu trong quy trình.

Kết quả cụ thể

Đối với tài liệu rời lẻ:

👉 ➝ 507,87 phút/mét tài liệu.

Đối với hồ sơ sơ bộ:

👉 ➝ 423,21 phút/mét tài liệu.

4. Định mức lao động tổng hợp

Định mức lao động tổng hợp được tính bằng tổng của định mức lao động trực tiếp, định mức lao động quản lý và định mức lao động phục vụ. Đây là cơ sở để cơ quan lưu trữ xây dựng kế hoạch nhân lực, thời gian và chi phí cho toàn bộ quy trình chỉnh lý tài liệu.

Kết quả cụ thể

Tài liệu rời lẻ:
- Lao động trực tiếp: 10.157,39 phút/mét
- Lao động quản lý (10%): 1.015,74 phút/mét
- Lao động phục vụ (5%): 507,87 phút/mét

👉 ➝ Tổng cộng: 11.681 phút/mét

Hồ sơ sơ bộ:
- Lao động trực tiếp: 8.464,13 phút/mét
- Lao động quản lý (10%): 846,41 phút/mét
- Lao động phục vụ (5%): 423,21 phút/mét

👉 ➝ Tổng cộng: 9.733,75 phút/mét

✅ Kết quả:

- - Tài liệu rời lẻ: 36,75 ca/mét.
  - Hồ sơ sơ bộ: 30,86 ca/mét.

5. Định mức sử dụng máy móc, thiết bị (cho 01 mét tài liệu)

Định mức máy móc, thiết bị được quy định cụ thể nhằm đảm bảo tính chính xác khi lập kế hoạch chỉnh lý, bảo quản tài liệu. Các con số này được tính toán cho 01 mét tài liệu rời lẻ; trường hợp hồ sơ sơ bộ thì áp dụng hệ số 84%.

Tài liệu rời lẻ

Máy điều hòa 12.000 BTU: 5,29 ca/mét
Máy vi tính PC: 19,25 ca/mét
Máy in A4: 6,92 ca/mét
Máy hút ẩm 170W: 5,29 ca/mét

👉 Tổng cộng = 5,29 + 19,25 + 6,92 + 5,29 = 36,75 ca/mét tài liệu

Hồ sơ sơ bộ (84% mức tài liệu rời lẻ)

Máy điều hòa 12.000 BTU: 4,44 ca/mét
Máy vi tính PC: 16,17 ca/mét
Máy in A4: 5,81 ca/mét
Máy hút ẩm 170W: 4,44 ca/mét

👉 Tổng cộng = 4,44 + 16,17 + 5,81 + 4,44 = 30,86 ca/mét tài liệu

✅ Kết quả:

- - Tài liệu rời lẻ: 36,75 ca/mét.
  - Hồ sơ sơ bộ: 30,86 ca/mét.

6. Định mức công cụ, dụng cụ (cho 01 mét tài liệu)

Định mức công cụ, dụng cụ được xây dựng nhằm xác định chính xác nhu cầu sử dụng trong quá trình chỉnh lý tài liệu, từ đó giúp cơ quan lập dự toán và trang bị đầy đủ, phù hợp. Các định mức sau đây được tính cho 01 mét tài liệu rời lẻ; với hồ sơ sơ bộ thì áp dụng hệ số 84%.

Tài liệu rời lẻ

Quần áo bảo hộ: 21,16 ca/12 tháng.
Xe đẩy tài liệu: 8,65 ca/36 tháng.
Bàn làm việc dài 2m: 16,87 ca/36 tháng.

👉 Tổng cộng = 21,16 + 8,65 + 16,87 = 46,68 ca/mét tài liệu

Hồ sơ sơ bộ (84% mức tài liệu rời lẻ)

Quần áo bảo hộ: 17,77 ca/12 tháng.
Xe đẩy tài liệu: 7,26 ca/36 tháng.
Bàn làm việc dài 2m: 14,17 ca/36 tháng.

👉 Tổng cộng = 17,77 + 7,26 + 14,17 = 39,20 ca/mét tài liệu

✅ Kết quả tổng hợp:

- - Tài liệu rời lẻ: 46,68 ca/mét.
  - Hồ sơ sơ bộ: 39,20 ca/mét.

7. Định mức vật tư, văn phòng phẩm (cho 01 mét tài liệu)

Định mức vật tư, văn phòng phẩm được quy định nhằm bảo đảm công tác chỉnh lý diễn ra đầy đủ, có căn cứ, đồng thời giúp cơ quan dễ dàng lập dự toán, mua sắm. Các mức định mức có sự khác biệt tùy theo thời kỳ hình thành tài liệu (trước hoặc sau ngày 30/4/1975).

Tài liệu hình thành trước ngày 30/4/1975

Bìa hồ sơ: 170 tờ/mét tài liệu.
Phiếu tin: 170 tờ/mét tài liệu.
Cặp, hộp tài liệu: 10 chiếc/mét tài liệu.
Hồ dán nhãn hộp: 0,30 lọ/mét tài liệu.

👉 Tổng cộng: 170 + 170 + 10 + 0,30 = 350,30 đơn vị/mét tài liệu

Tài liệu hình thành sau ngày 30/4/1975

Bìa hồ sơ: 100 tờ/mét tài liệu.
Phiếu tin: 100 tờ/mét tài liệu.
Cặp, hộp tài liệu: 07 chiếc/mét tài liệu.
Hồ dán nhãn hộp: 0,20 lọ/mét tài liệu.

👉 Tổng cộng: 100 + 100 + 7 + 0,20 = 207,20 đơn vị/mét tài liệu

✅ Kết quả tổng hợp:

- - Trước 30/4/1975: 350,30 đơn vị vật tư/mét tài liệu.
  - Sau 30/4/1975: 207,20 đơn vị vật tư/mét tài liệu.

8. Định mức tiêu hao năng lượng (cho 01 mét tài liệu)

Để thực hiện đầy đủ các khâu chỉnh lý, một số thiết bị điện tử phải vận hành thường xuyên, do đó tiêu hao năng lượng được tính toán cụ thể theo từng loại thiết bị.

Tài liệu rời lẻ

Máy điều hòa nhiệt độ 12.000 BTU: 148,13 kWh/mét tài liệu.
Máy vi tính PC: 38,50 kWh/mét tài liệu.
Máy in A4: 19,93 kWh/mét tài liệu.
Máy hút ẩm: 7,19 kWh/mét tài liệu.

👉 Tổng cộng = 148,13 + 38,50 + 19,93 + 7,19 = 213,75 kWh/mét tài liệu

Hồ sơ sơ bộ

Trường hợp chỉnh lý hồ sơ sơ bộ, mức tiêu hao năng lượng được tính bằng 84% so với tài liệu rời lẻ, cụ thể:

- - Máy điều hòa 12.000 BTU: 124,43 kWh/mét tài liệu.
  - Máy vi tính PC: 32,34 kWh/mét tài liệu.
  - Máy in A4: 16,75 kWh/mét tài liệu.
  - Máy hút ẩm: 6,04 kWh/mét tài liệu.

👉 Tổng cộng = 124,43 + 32,34 + 16,75 + 6,04 = 179,56 kWh/mét tài liệu

✅ Kết quả:

- - Tài liệu rời lẻ: 213,75 kWh/mét.
  - Hồ sơ sơ bộ: 179,56 kWh/mét.

Tổng kết định mức lao động trong chỉnh lý tài liệu lưu trữ

Định mức lao động trong chỉnh lý tài liệu được phân thành 3 loại chính:

a) Định mức lao động trực tiếp

- - Là phần lớn nhất, chiếm từ 85–90% tổng khối lượng.
  - Bao gồm các bước: giao nhận, vận chuyển, vệ sinh sơ bộ, khảo sát – lập hướng dẫn, phân loại, lập hồ sơ, viết phiếu tin, kiểm tra – chỉnh sửa, biên mục hồ sơ.
  - Kết quả:
    - - Tài liệu rời lẻ: 10.157,39 phút/mét.
      - Hồ sơ sơ bộ: 8.464,13 phút/mét.

b) Định mức lao động quản lý

Tính bằng 10% lao động trực tiếp.
Kết quả:
- - Tài liệu rời lẻ: 1.015,74 phút/mét.
  - Hồ sơ sơ bộ: 846,41 phút/mét.

c) Định mức lao động phục vụ

- - Tính bằng 5% lao động trực tiếp.
  - Kết quả:
    - - Tài liệu rời lẻ: 507,87 phút/mét.
      - Hồ sơ sơ bộ: 423,21 phút/mét.

Định mức lao động tổng hợp

Cộng tất cả các khoản trên:

Tài liệu rời lẻ:

10.157,39 + 1.015,74 + 507,87 = 11.681 phut/met

≈ 195 giờ ≈ 24,4 ngày công cá nhân/mét.

Hồ sơ sơ bộ:

8.464,13 + 846,41 + 423,21 = 9.733,75 phut/met

≈ 162 giờ ≈ 20,3 ngày công cá nhân/mét.

Quy đổi và áp dụng thực tiễn

- Đơn vị chuẩn là công nhóm, nhưng khi áp dụng phải quy đổi ra ngày công cá nhân.

Ví dụ:

- - - 10 mét tài liệu rời lẻ cần ≈ 244 ngày công cá nhân.
    - Nếu bố trí 5 người làm việc liên tục (22 ngày/tháng), thời gian ≈ 2,2 tháng.
- Nhờ đó, cơ quan lưu trữ có thể:
  - - Lập kế hoạch tiến độ.
    - Bố trí số lượng nhân sự hợp lý.
    - Tính toán kinh phí nhân công.